Hoe kunnen we u helpen?

• Factuur opgemaakt op het moment van de bestelling :
  • Totaalwaarde: aantal cheques vermenigvuldigd met de nominale waarde
  • Dienstverlening: percentage berekend op de totale bestelwaarde
• Factuur verstuurd aan het einde van de maand (details zichtbaar in het Excel-bestand dat u samen met de factuur via e-mail ontvangt) :
  • Productie en levering van nieuwe kaarten
  • Vervanging van kaarten (vervaldatum, verlies/diefstal)
  • SMS-notificatie (enkel indien u deze optie gekozen heeft)

Eenmalige kost bij uw eerste factuur :

• Accountaanmaak: voor de opening van uw dossier.

Als gevolg van een nieuwe overheidsmaatregel zal het maximumbedrag van maaltijdcheques verhogen vanaf 1 januari 2026.

• Maaltijdcheque (Pluxee Lunch): €10/gewerkte dag
  • Dit bedrag is fiscaal gezien het meestinteressant voor jou en je medewerkers.

De maximumbedragen van de andere cheques blijven hetzelfde:

• Ecocheque (Pluxee Eco): € 250 /jaar
• Cadeaucheque (Pluxee Cadeau): afhankelijk van de gelegenheid
• Sport- en cultuurcheque (Pluxee Sport &Culture): € 100 /jaar

Met een maximale waarde van € 8 per cheque en gemiddeld 22 werkdagen, komt dit neer op ongeveer € 176 per maand. Vanaf januari 2026 stijgt het maximumbedrag naar € 10 per gewerkte dag, wat overeenkomt met ongeveer € 220 per maand. Het exacte bedrag varieert natuurlijk volgens het aantal effectief gewerkte dagen.

De Pluxee Card wordt binnen 10 werkdagen na uw bestelling geleverd.

Bij uw eerste bestelling moet u uw factuur (voor de kaarten) betalen om ze te ontvangen.

1. Ga naar de inlogpagina van het Pluxee Clients Portal;
2. Klik op "Gebruikersnaam vergeten?" of op "Wachtwoord vergeten?";
3. Volg de instructies op het scherm.

Controleer de status van uw bestelling:

1. Ga naar het Pluxee Clients Portal;
2. Klik op "Overzicht van uw bestellingen".

Als uw bestelling een van de volgende statussen heeft, is het normaal dat u (nog) geen factuur hebt ontvangen:

• "Niet afgerond": dit betekent dat uw bestelling nog niet bevestigd of voltooid is;
• "In behandeling": dit betekent dat we uw bestelling momenteel verwerken;
• "In afwachting van betaling": uw bestelling is mogelijk geblokkeerd omdat u nog openstaande facturen hebt. Zodra u die betaalt, wordt de verzending van de nieuwe factuur gedeblokkeerd!

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met uw dossierbeheerder of onze klantendienst.

• Een kost center komt overeen met een regel op uw factuur. Het aanmaken van verschillende kostenplaatsen zal meerdere regels op één factuur veroorzaken.
• Een billing group komt overeen met een factuur. Het aanmaken van verschillende billing groups zal meerdere, verschillende facturen veroorzaken (één per groep). Het aanmaken ervan zorgt ook voor het creëren van kostenplaatsen waarmee u de begunstigden aan de juiste groep kunt toevoegen.

Wilt u kostenplaatsen of billing groups aanmaken? Neem contact op met uw dossierbeheerder of onze klantendienst.

• Voor elke kost center vermeldt u: de naam en het ondernemingsnummer, de naam van de kost center, de communicatie­taal, de betaalmethode en het adres gekoppeld aan de kost center.
• Voor elke billing group vermeldt u: het ondernemingsnummer en de bedrijfsnaam, de naam van de kost center(s), de taal, de betaalmethode en het adres.

Bekijk de lijst van uw kost centers op het Pluxee Clients Portal : klik op “Jouw klantgegevens” en daarna op “Overzicht van jouw kost centers”.

Het aantal maaltijdcheques dat de werknemer krijgt, moet overeenstemmen met het aantal dagen dat de werknemer arbeidsprestaties heeft geleverd. Dit geldt ook voor een deeltijdse dagprestatie. Onder bepaalde voorwaarden, kan de werkgever opteren om het aantal maaltijdcheques te berekenen volgens het aantal gepresteerde uren, wat de alternatieve telling wordt genoemd.

U kunt enkel handmatig de volgende gegevens aanpassen, die gekoppeld zijn aan uw contactpersonen:

• Voornaam
• Achternaam
• Taal
• E-mailadres gekoppeld aan het Pluxee Clients Portal

Hiervoor:

1. Log in op je Pluxee Clients Portal
2. Ga in de sectie "Jouw klantgegevens" naar "Overzicht van jouw klantgegevens"
3. Klik in het kader "Contactpersoon" op "Update"
4. Na het aanbrengen van uw wijzigingen, klik op "Bevestigen"

Voor alle andere gegevens (kostenplaats, bedrijfsgegevens, enz.), neem contact op met uw dossierbeheerder of onze klantendienst en vermeld de gegevens die u wenst te wijzigen (oude en nieuwe).

Voor alle vragen over het gebruik van de Pluxee Card, de cheques of de Pluxee BE-app, ga naar onze gebruikerssite: users.pluxee.

U kunt al uw bestellingen terugvinden op Pluxee Clients Portal :

• In het tabblad "Jouw bestellingen",
• Klik op "Overzicht van jouw bestellingen".

Van hieruit kunt u:

• De status van uw bestellingen bekijken;
• Uw bestellingen sorteren op status, aanmaakdatum of product;
• Zien welke bestellingen verzonden/bevestigd zijn of niet;
• De details van uw bestellingen bekijken
  • Klik op "Acties" en daarna op "Bestelling bekijken" links van de betreffende bestelling.

U vindt al uw facturatiedocumenten terug op het Pluxee Clients Portal. Ga naar het tabblad "Jouw bestellingen" en klik op "Facturatiedocumenten".

Daar vindt u ook eventuele creditnota’s terug.