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DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ POUR LES UTILISATEURS DES SITES ET BENEFICIAIRES DE TITRES PLUXEE

Dernière mise à jour : 06.06.2025

PLUXEE BELGIUM S.A. est une société anonyme appartenant au Groupe PLUXEE (ci-après, « PLUXEE » ou « Nous »)). Nous accordons beaucoup d’importance au respect de votre vie privée. Nous avons développé la présente Déclaration relative à la protection des données à caractère personnel afin de vous informer de la façon dont nous collectons, utilisons et traitons vos Données à caractère personnel (la « Déclaration »). Cette Déclaration décrit également les mesures que nous prenons afin d’assurer la protection de vos Données à caractère personnel et précise comment vous pouvez nous contacter afin que nous puissions répondre à vos éventuelles questions au sujet de la protection de vos Données à caractère personnelPLUXEE s’engage à respecter l’ensemble des dispositions réglementaires et législatives applicables en matière de protection des Données à Caractère Personnel.

  1. OBJET DE LA PRÉSENTE DÉCLARATION

La présente Déclaration est applicable aux utilisateurs de nos Sites : le Site Web disponible via le lien : https://pluxee.be et l’application « Pluxee » disponible sur l'Apple Store et Google Play et appartenant à PLUXEE BELGIUM S.A. Cette Déclaration couvre tous les utilisateurs, y compris ceux qui utilisent le Site internet et les Services sans être enregistrés ou souscrivent à un service ou un compte spécifique (ci-après collectivement, les « Utilisateurs »). La présente Déclaration s’applique également aux bénéficiaires des Titres Pluxee tels que définis dans la section 3 ci-après.Veuillez lire attentivement cette Déclaration afin de savoir quelles catégories de Données à Caractère Personnel font l’objet d’une collecte et d’un traitement, comment nous utilisons ces Données à caractère personnel et avec qui nous sommes susceptibles de les partager. Cette Déclaration décrit également quels sont vos droits et comment vous pouvez nous contacter pour les exercer ou pour nous poser vos éventuelles questions au sujet de vos Données à Caractère Personnel.

  1. IDENTITE ET COORDONNEES DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Le responsable du traitement des Données à Caractère Personnel est la société anonyme PLUXEE BELGIUM, dont le siège social est établi Rue Ravenstein, 36 à 1000 Bruxelles et connue sous le numéro d’entreprise BE 0403.167.335, représentée légalement par son CEO.

  1. DEFINITIONS

Autorité de contrôle Désigne une autorité publique indépendante en charge de la protection des données à caractère personnel instituée par un État membre tel qu’indiqué dans le RGPD.En Belgique, il s’agit de l’Autorité belge de Protection des Données https://www.autoriteprotectiondonnees.be.
Compte Espace personnel dédié à l'Utilisateur d’un Site, auquel il accède lorsqu'il s'inscrit et se connecte aux Sites. Il permet à l'Utilisateur d'accéder aux Services.
Contact local dédié à la protection des données Contact local dédié à la protection des données : désigne la personne nommée par une entité Pluxee et chargée de traiter les questions locales en matière de protection des données à caractère personnel. Le contact fait partie du réseau mondial de protection des données à caractère personnel de Pluxee.
Cookies Tel que défini dans la Déclaration relative à l’utilisation des Cookies disponible sur : https://www.pluxee.be/.
Données à CaractèrePersonnel Toutes les données à caractère personnel traitées par le Responsable du Traitement et/ou collectées directement ou indirectement auprès des Personnes concernées. Sont considérées notamment comme des Données à caractère personnel en vertu de la Règlementation en matière de protection des données à caractère personnel, les informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou un ou plusieurs éléments spécifiques propre à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique.
nous ou notre PLUXEE BELGIUM S.A. (ci-après « PLUXEE »)
Personne concernée Toute personne physique identifiée ou identifiable dont les Données à caractère personnel la concernant font l’objet d’un Traitement.
Pays tiers Tout pays, territoire ou secteur défini dans ledit pays, en dehors de l’Union européenne (UE) et de l’Espace économique européen (EEE).
Règlement Général surla Protection desdonnées à caractèrepersonnel ou RGPD ouRèglementation Règlement Général sur la Protection des données à caractère personnel ou RGPD ou Règlementation : Règlementation (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 sur la protection des personnes physiques en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel et la libre circulation de ces données, qui remplace la Directive 95/46/CE.
Responsable de Traitement L'entité Pluxee (Pluxee Belgium S.A.) qui, seule ou conjointement avec d'autres entités Pluxee ou des tiers, détermine les finalités et les moyens du traitement des Données à caractère personnel.
Service L’ensemble des activités impliquant la fourniture de produits (« Titres », voir ci-après) proposés par PLUXEE.
Sous-traitant Toute personne physique ou morale, qui traite ou sous-traite des Données à caractère personnel pour le compte du Responsable de Traitement et conformément aux instructions de ce dernier.
Sites Fait référence au site internet https://www.pluxee.be/ et à l’application « Pluxee » disponible sur l'Apple Store et Google Play et appartenant à PLUXEE BELGIUM S.A.
Tiers Toute société ou entité autre que le Responsable du traitement, le Sous-traitant et la Personne concernée qui, sous l’autorité directe du Responsable du traitement ou du Sous-traitant, est autorisée à traiter les Données à caractère personnel.
Titres Les titres-repas (Pluxee Lunch), les éco-chèques (Pluxee Eco), chèque-cadeau (Pluxee Cadeau), Pluxee Sport & Culture, chèques consommation (Pluxee Consumption) ou tout autre titre mis à disposition par PLUXEE, qu’ils soient émis sous forme papier ou sous forme électronique.
Traitement ou Traité(s) Toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, y compris, sans s’y limiter, la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.
Vous ou Utilisateurs Tout utilisateur/visiteur des Sites et plus généralement tous les bénéficiaires des Titres résidant sur le territoire belge (même ceux qui ne sont pas inscrits sur nos Sites).

  1. COLLECTE ET ORIGINE DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Nous nous engageons à respecter toute législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel et nous veillerons à ce que les Données à caractère personnel soient collectées et traitées conformément aux dispositions du droit européen en matière de protection des données à caractère personnel et de toute autre législation locale applicable, le cas échéant.Nous sommes susceptibles de collecter vos Données à Caractère Personnel directement (notamment via les formulaires de collecte disponibles sur notre Site) ou indirectement (via nos prestataires, clients, sous-traitants).

  1. CATEGORIES DE DONNEES A CARACTERE PERSONNELTRAITEES ET FINALITES

A. DONNEES A CARACTURE PERSONNEL TRAITEES

Nous sommes susceptibles de collecter et traiter notamment les catégories de Données à Caractère Personnel suivantes :les données fournies par l’employeur lors de la commande de Titres ;les informations que vous fournissez en remplissant les formulaires sur le Site (par exemple, à des fins d’inscription, de participation à des enquêtes, à des fins marketing, de participation à des concours, lors du téléchargement de l'application, etc.) ;les informations que vous fournissez à des fins d’authentification ou pour vérifier votre âge lorsque vous achetez des articles soumis à une restriction d'âge;les données de transaction telles que les informations de paiement et les informations de carte de de paiement qui sont transmises directement aux tiers qui traitent vos demandes ;les informations fournies par le biais des « posts », des commentaires ou d’autres contenus que vous affichez sur le Site ;vos préférences pour recevoir des informations commerciales/marketing de notre part et de nos tiers et vos préférences de communication ;les informations collectées via les cookies tels que définis dans notre Déclaration relative aux cookies.Les Données à Caractère Personnel identifiées par un astérisque (*) dans les formulaires de collecte sont obligatoires car elles sont nécessaires pour la prise en compte de la demande formulée. A défaut de renseigner ces informations obligatoires, ces opérations ne pourront pas être réalisées.Veuillez trouver le détail des différentes données collectées pour les différentes finalités dans le tableau Annexe ci-dessous).Sans que la liste soit exhaustive, les Données à caractère personnel peuvent être collectées pour les finalités suivantes (une description plus précise du traitement de vos Données peut être trouvée dans l'Annexe ci-dessous) :CookiesCréation et gestion de compteGestion du Site et de l’ApplicationGestion de la relation avec le bénéficiaire ou l’utilisateurGestion CommercialeVeuillez noter, vous avez la possibilité de cliquer sur les icônes dédiées aux réseaux sociaux Twitter, Facebook, Linkedin etc. figurant sur nos Sites.Lorsque vous cliquez sur ces icônes, nous pourrons avoir accès aux Données à caractère personnel que vous aurez indiquées comme publiques et accessibles depuis vos profils sur les réseaux sociaux concernés. Cependant, nous ne créons ni n’utilisons aucune base de données indépendante de ces réseaux sociaux à partir des Données à caractère personnel que vous pouvez y publier et nous ne traiterons aucune donnée relevant de votre vie privée par ce biais.Si vous ne souhaitez pas que nous ayons accès aux Données à caractère personnel publiées sur l’espace public de vos profils ou de vos comptes sociaux, vous devrez alors utiliser les moyens mis à votre disposition par les réseaux sociaux concernés afin de limiter l’accès à ces données.

B.DONNEES A CARACTERE PERSONNEL SENSIBLES

Nous ne collectons pas de Données à Caractère Personnel sensibles. Il est considéré comme « Données à Caractère Personnel sensibles » toute information concernant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, la religion ou les convictions philosophiques, l’appartenance syndicale, les données de santé, ou les données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique. Cette définition comprend également des Données à Caractère Personnel relatives à des condamnations pénales et à des infractions.Dans l’hypothèse où le recueil de telles Données serait strictement nécessaire pour accomplir la finalité de traitement opérée, nous le ferons conformément aux exigences de la législation locale en matière de protection des Données à Caractère Personnel et, le cas échéant, avec votre accord explicite préalable et dans les conditions décrites dans la présente Déclaration.

C.DONNEES A CARACTERE PERSONNEL DE MINEURS

Les services et le Site de PLUXEE s’adressent à des personnes majeures capables de contracter des obligations conformément à la législation du pays dans lequel vous vous trouvez.L'Utilisateur mineur de moins de 16 ans ou incapable doit obtenir le consentement préalable de son responsable légal préalablement à la saisie de ses Données à caractère personnel sur le Site.

 

  1. FONDEMENT JURIDIQUE DU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Tout Traitement de Données à caractère personnel que nous opérons est réalisé de façon loyale, transparente et licite au sens du RGPD. Nous sommes susceptibles de Traiter vos Données à caractère personnel sur base de l’un des fondements juridiques listés ci-après :

(i)dans le cadre de l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ;

(ii) du respect d’une obligation légale qui nous incombe ;

(iii) de la sauvegarde de vos intérêts vitaux ou de ceux d’une Personne concernée ;

(iv) de votre consentement préalable au Traitement en question ;

(v) des intérêts légitimes poursuivis par PLUXEE, à moins que ne prévalent vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux ; et

(vi) de l’exécution d’une mission d’intérêt publique ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont nous serions investis.

Concrètement, nous traitons essentiellement vos Données à Caractère Personnel dans le cadre de l’exécution et de la gestion de notre relation contractuelle avec vous, de notre intérêt légitime à améliorer la qualité et l’excellence opérationnelle des Services que nous vous proposons ou encore du respect de certaines obligations réglementaires en fonction de la finalité du traitement telle qu'identifiée dans le tableau de l'Annexe ci-dessous.Le traitement de vos Données à caractère personnel pourra également s’effectuer sur la base de votre consentement préalable dans l’hypothèse où celui-ci vous serait, dans certaines situations, demandé (par exemple, concernant les données récoltés à des fin de marketing ou pour l’utilisation de certains types de Cookies).Veuillez trouver plus d'informations sur le fondement juridique de chacun de nos traitements dans l'Annexe ci-dessous.

  1. EXACTITUDE ET LIMITATION DE DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL

PLUXEE veillera à ce que les Données à caractère personnel traitées soient exactes et, le cas échéant, à jour. Veuillez toutefois noter que PLUXEE compte également sur votre coopération pour nous avertir de toute modification de vos Données à caractère personnel. En outre, nous conserverons uniquement les Données à caractère personnel pendant la durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, y compris pour répondre aux obligations légales, comptables ou de reporting. Aussi, en cas de besoin, nous conserverons les Données le temps nécessaire pour permettre à PLUXEE de défendre ou de faire valoir ses droits en justice.

Veuillez noter que la durée de conservation peut varier en fonction des Traitements et des Données à caractère Personnel concernés. Pour déterminer la durée de conservation applicable à vos Données à caractère personnel, nous prenons en considération plusieurs critères tels que :

  • La finalité pour laquelle nous conservons vos Données à caractère personnel (par exemple, lorsque vous achetez des produits sur notre Site, nous conservons vos Données à caractère personnel pendant une durée nécessaire à nous permettre d’accomplir nos obligations légales ou réglementaires, ou nécessaire à la fourniture de nos Services ou sur base de notre intérêt légitime);
  • Nos obligations légales et réglementaires concernant ces Données à caractère personnel (par exemple, obligations de déclaration comptable) ou toute recommandation européenne ou locale (par exemple, concernant l’usage des cookies);
  • Si vous avez accepté de recevoir des communications commerciales/marketing, nous conservons vos Données à caractère personnel jusqu'à ce que vous : (i) vous désinscriviez de la réception de communications marketing (ii) nous demandiez que nous supprimions vos Données à caractère personnel, ou (iii) après une période d'inactivité (c'est-à-dire lorsque vous n'avez pas interagi avec nous depuis un certain temps). Cette période est définie conformément aux réglementations et directives locales;
  • Toute demande spécifique de votre part concernant la suppression de vos Données à caractère personnel ou de votre compte ; et
  • Les délais de prescription légaux nous permettant de gérer nos propres droits, par exemple la défense de toute réclamation légale en cas de litige;

Veuillez trouver plus d'informations sur la durée de conservation de vos Données à caractère personnel dans l'Annexe ci-dessous.

Si vous souhaitez avoir plus d’informations sur les durées de conservation de vos Données à caractère personnel qui sont déterminées dans notre Politique de conservation des données, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : privacy.be@pluxeegroup.com

A l’expiration de la durée de conservation applicable, nous veillerons à détruire ou anonymiser vos Données à caractère personnel conformément à la Réglementation en matière de protection des Données à caractère personnel.

Veuillez trouver plus d'informations sur la durée de conservation de vos Données à caractère personnel dans l'Annexe ci-dessous.

  1. PARTAGE ET COMMUNICATION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNE

La sécurité et la confidentialité de vos Données à caractère personnel sont d’une grande importance pour nous. C’est pourquoi nous restreignons l’accès à vos Données à Caractère Personnel uniquement aux membres de notre personnel pertinents pour traiter vos Données à caractère personnel et dans la mesure où le traitement de vos Données est strictement nécessaire afin de traiter votre demande ou de vous fournir le Service demandé. Nous nous assurons que les personnes autorisées à traiter les Données à caractère personnel sont soumises à un devoir de réserve, à une obligation de confidentialité ou sont soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.

Nous sommes également susceptibles de partager vos Données à caractère personnel avec les entités au sein de PLUXEE ainsi qu’avec d’autres destinataires afin d’assurer essentiellement la bonne exécution de nos Services ou pour d’autres finalités décrites dans la présente Déclaration. Sans que la liste soit exhaustive, il peut s’agir des destinataires suivants :

  • Avec des prestataires externes dûment autorisés et uniquement dans le cadre des Services que nous fournissons. Sans que la liste soit exhaustive, il s’agit notamment des catégories de prestataires suivants :
    • Les prestataires informatiques chargés de l’hébergement et de la maintenance des Sites;
    • Le prestataire chargé d’assurer la production de la PLUXEE Card ;
    • Les prestataires chargés d’assurer le traitement des données nécessaires pour l’exécution des transactions via les Sites ;
    • Les prestataires chargés de contrôler la qualité des Services (Service consommateur (call center));
    • Le prestataire chargé du service de publipostage pour le compte de PLUXEE;
    • Les conseils juridiques, financiers et comptables de PLUXEE
  • Avec des entreprises qui fournissent des services de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, et d’autres types de fraudes ou activités illicites et avec des tiers qui fournissent des services similaires, tels que des institutions financières ou des régulateurs ;
  • Avec les tribunaux, autorités chargées de l’application des lois, régulateurs, autorités gouvernementales, et avec d’autres parties lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour l’exercice ou la défense d’un droit en justice, ou pour des finalités de règlement extrajudiciaire de différends
  • Avec des prestataires internes ou externes que nous engageons localement ou dans des pays tiers, pour le Traitement de Données à caractère personnel pour notre compte pour les finalités décrites ci-dessus (par exemple, des centres de services partagés) ;
  • En cas de vente, de fusion ou d’acquisition d’entreprises ou d’actifs, auquel cas nous pouvons transmettre vos Données à caractère personnel au potentiel acquéreur ou vendeur afin de lui assigner ou nover des droits ou obligations.

Nous veillons à ce que chaque partage, transfert ou communication de vos Données à caractère personnel à un prestataire de services agréé soit encadrée par un convention relative au traitement des données à caractère personnel, reflétant les engagements énoncés dans cette Déclaration. Parailleurs, PLUXEE collabore uniquement avec des prestataires ayant fait l’objet d’une analyse de risque préalable et présentant des garanties suffisantes notamment en termes de sécurité et confidentialité des Données.

Nous n’autorisons pas ces prestataires de services à utiliser ou divulguer vos données, sauf dans la mesure nécessaire pour exécuter les Services pour notre compte ou respecter les obligations légales. Par ailleurs, nous pouvons partager des Données à Caractère Personnel (i) si la loi ou une procédure juridique nous impose de le faire, (ii) en réponse à une demande des autorités publiques ou autres fonctionnaires, ou (iii) si nous considérons que la transmission de ces données est nécessaire ou appropriée pour prévenir un dommage physique ou une perte financière, ou en lien avec une enquête concernant une activité illicite suspectée ou avérée.

  1. TRANSFERTS DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Compte tenu du caractère international du groupe PLUXEE, vos Données à Caractère Personnel sont susceptibles d’être transférées à des destinataires, internes au groupe PLUXEE ou externes, autorisés pour exécuter des services pour notre compte. Ces destinataires peuvent être situés dans des pays tiers, c’est-à-à-dire en dehors de l’Union Européenne ou de l’Espace Economique Européen et qui ne sont pas réputés offrir un niveau de protection des Données à caractère personnel adéquat. Si un transfert de vos Données à caractère personnel doit avoir lieu vers des pays tiers, PLUXEE prendra toutes les mesures nécessaires et appropriées pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos Données à caractère personnel transférées et ainsi assurer un niveau de protection équivalent à celui en vigueur au sein de l’Union européenne ou de l’Espace Economique Européen. Un tel transfert sera notamment encadré par l’un des mécanismes prévus au Chapitre V du RGPD (décision d’adéquation, Clauses Contractuelles Types, règles d’entreprise contraignantes etc.). Si vous désirez obtenir plus d’informations sur les transferts internationaux de Données à caractère personnel que nous sommes susceptibles d’effectuer ainsi que sur les garanties appropriées mises en place pour sécuriser lesdits transferts, veuillez vous référer à la section 16 « Nous contacter » de la présente Déclaration.

  1. SECURITE DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Nous prenons toutes les mesures raisonnables en vertu des principes du respect de la vie privée dès la conception (« privacy by design ») et de la protection de la vie privée par défaut (« privacy by default ») aux fins de mettre en place les garanties nécessaires et de sécuriser le Traitement des Données à caractère personnel. Selon le niveau de risque présenté par le Traitement, nous réalisons également une analyse d’impact relative à la protection des données à caractère personnel (« privacy impact assessment ») aux fins d’adopter les mesures de protection adéquates et d’assurer la protection des Données à caractère personnel. Nous offrons également des garanties de sécurité supplémentaires pour les Données à caractère personnel sensibles.

Par ailleurs, nous mettons en place les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour protéger les Données à caractère personnel contre toute modification ou perte accidentelle ou illicite ou contre tout utilisation, divulgation ou accès non autorisé, et ce conformément à notre Procédure relative à la gestion des violations de données à caractère personnel et à la Politique de sécurité de l’information et des systèmes informatiques. A ce titre, nous prenons toutes les précautions utiles, au regard de la nature des Données à Caractère Personnel et des risques présentés par le traitement, afin de préserver la sécurité des données et, notamment, d’empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès (protection physique des locaux, procédésd’authentification avec accès personnel et sécurisé via des identifiants et mots de passe confidentiels, journalisation des connexions, chiffrement de certaines données etc.).

Nous réalisons régulièrement des audits pour vérifier la bonne application opérationnelle des règles relatives à la sécurité de vos Données à caractère personnel. Néanmoins, vous avez également la responsabilité d'assurer la sécurité et la confidentialité de vos Données à caractère personnel, nous vous invitons donc à rester vigilant, notamment lors de l'utilisation d'un système ouvert tel qu'internet.

Vous vous engagez à conserver le caractère secret et confidentiel de votre mot de passe et de votre code d'accès. Toute utilisation des éléments d'identification est faite sous votre entière responsabilité. En cas de perte ou de vol ou d'utilisation frauduleuse de l'un de ces éléments, vous êtes tenu d'en avertir PLUXEE par écrit dans les plus brefs délais.

  1. VOS DROITS

PLUXEE s’engage à faciliter l’exercice de vos droits conformément à la réglementation applicable. Vous trouverez ci-après un tableau résumant les différents droits dont vous disposez en vertu du RGPD :

Droit à l’information Vous pouvez demander des informations ou explications sur la manière dont vos Données à caractère personnel sont traitées ainsi que sur l’existence et l’exercice des droits dont vous disposez en vertu du RGPD.
Droit d’accès Vous pouvez demander l’accès ainsi qu’une copie (s’il s’agit d’un volume raisonnable) des Données à Caractère Personnel dont nous disposons sur vous.
Droit derectification Vous pouvez également demander la rectification des Données à Caractère Personnel inexactes, ou à ce que les Données à Caractère Personnel incomplètes soient complétées.
Droit à l’effacement/ droit à l’oubli

Votre droit à l’oubli permet que vos Données à Caractère Personnel soient effacées lorsque :

  1. Les Données à Caractère Personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;
  2. vous décidez de retirer votre consentement ;
  3. vous vous opposez au Traitement de vos Données à Caractère Personnel ;
  4. vos Données à Caractère Personnel ont fait l’objet d’un Traitement illicite ;
  5. vos Données à Caractère Personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale ;
  6. leur effacement est obligatoire pour garantir le respect de la législation applicable.
Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez demander à limiter le Traitement lorsque

  1. vous contestez l’exactitude de vos Données à Caractère Personnel ;
  2. PLUXEE n’a plus besoin de vos Données à Caractère Personnel aux fins du traitement ;
  3. vous vous êtes opposé au Traitement pour des motifs légitimes.
Droit à la portabilitédes Données

Le cas échéant, vous pouvez demander la portabilité des Données à Caractère Personnel vous concernant que vous auriez communiquées à PLUXEE, et ce dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et avez le droit de transmettre ces Données à Caractère Personnel à un autre Responsable du traitement sans que PLUXEE y fasse obstacle, lorsque :

  1. le Traitement de vos Données à Caractère Personnel est fondé sur votre consentement ou sur une relation contractuelle existante ; et
  2. le Traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés. Vous avez également le droit d’obtenir que vos Données à Caractère Personnel soient transmises directement à un tiers de votre choix (lorsque cela est techniquement possible).
Droit d’opposition Vous avez le droit de vous opposer (droit de « retrait ») au Traitement de vos Données à Caractère Personnel (notamment au profilage ou aux communications commerciales). Lorsque nous Traitons vos Données à Caractère Personnel sur la base de votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.
Droit de ne pas fairel’objet de décisionsexclusivementautomatisées ycompris le profilage Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire. Cela signifie que vous avez le droit de demander à ce qu’une personne humaine intervienne dans le processus de décision. Vous avez également le d'exprimer son point de vue et de contester la décision.
Droit d’introduireune réclamation Vous pouvez décider d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle de la protection des données du pays de votre résidence habituelle. Pour la Belgique il s’agit de l’Autorité de protection des données (APD, 1000 Bruxelles, Rue de la Presse 35 – contact@apd-gba.be). Vous avez également le droit d’introduire une action en justice devant les tribunaux du pays dans lequel l’entité PLUXEE dispose d’un établissement ou du pays où se trouve votre résidence habituelle.

Vous pouvez, à tout moment exercer tous les droits listés ci-dessus ou vous pouvez nous contacter pour toute question ou préoccupation liée à la protection des données en remplissant le formulaire de demande comme indiqué dans la Déclaration de confidentialité qui est mise à votre disposition au moment de la collecte de vos Données à caractère personnel ou en les adressant à notre point de contact en charge de la protection des données à privacy.be@pluxeegroup.com.

Vous pouvez, à tout moment et sans justification exercer ces droits ou nous contacter pour toute demande ou réclamation relative à la protection de vos Données à caractère personnel de l’une des manières suivantes :

  • en transmettant les éléments de contexte de votre demande (droit que vous souhaitez exercer, traitement de données concerné par votre demande etc.) à notre point de contact en matière de protection des données à l’adresse suivante : privacy.be@pluxeegroup.com ou ;
  • en complétant le formulaire de demande .

Afin de nous assurer de l’identité de la personne qui émet la demande d’exercice de droit ou d’information portant sur ses Données à caractère personnel, nous procédons à la vérification dans nos systèmes de l’identité de la personne à l’origine de la demande. En cas de doute raisonnable quant à l’identité de la personne qui émet la demande d’exercice de droit, nous pouvons demander que des informations supplémentaires nous soient communiquées pour confirmer l’identité de la personne concernée.
L’exercice de vos droits en vertu du RGPD est gratuit sauf si nous considérons que la demande est manifestement infondée ou excessive (par exemple, en cas de demandes répétées ou intempestives).

Nous répondrons à votre demande dans le délai légalement prescrit par le RGPD, à savoir, un mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé et porté à deux mois supplémentaires si la demande s’avère complexe et/ou en raison du nombre de demandes que nous devons traiter. Si ledit délai doit être prolongé, vous en serez averti ainsi que du motif de cette prolongation.

Veuillez noter que dans certaines circonstances prévues par la loi, nous pouvons refuser l’accès à vos informations ou ne pas donner droit à votre demande lorsque nous y sommes légalement autorisés ou obligés. En cas de demande manifestement infondée ou excessive, nous pouvons également refuser de faire droit à votre (vos) demande(s).

  1. COOKIES

Certains de nos Sites peuvent utiliser des « cookies ». Les cookies sont des fragments de textes placés sur le disque dur de votre ordinateur lorsque vous consultez certains sites Internet. Nous pouvons par exemple utiliser des cookies pour suivre votre activité afin de nous assurer que votre visite sur notre Site se déroule au mieux et pour nous assurer que nous vous proposerons des options adaptées à vos préférences lors de votre prochaine visite. Nous pouvons également utiliser des cookies pour analyser le trafic et à des fins publicitaires.

Les cookies peuvent améliorer votre expérience en ligne en sauvegardant vos préférences lorsque vous visitez un de nos Sites Internet. Dans cette hypothèse, nous vous informerons des types de cookies que nous utilisons et de la façon dont vous pouvez les désactiver. En vertu des règles en vigueur, vous aurez également la possibilité de visiter nos Sites Internet tout en refusant l’utilisation de cookies à tout moment sur votre ordinateur. Si vous souhaitez avoir plus d’informations sur les cookies que nous utilisons et comment exprimer vos préférences en la matière, nous vous invitons à consulter notre Déclaration relative à l’utilisation des cookies (https://www.pluxee.be/)

  1. LIENS VERS D’AUTRES SITES ET RESEAUX SOCIAUX

Nous fournissons occasionnellement des liens vers d’autres plateformes à titre pratique et informatif. Ces plateformes fonctionnent de manière indépendante de nos Sites et ne sont pas sous notre contrôle.Ces liens vers d'autres sites internet ne doivent pas être considérés comme un suivi de navigation et nous déclinons toute responsabilité concernant la Protection des Données à caractère personnel mise en œuvre par ces sociétés tierces, chacune agissant en tant que Responsable de Traitement distinct de vos Données à caractère personnel sur leur propre périmètre. Une fois que vous quittez notre Site ou cliquez sur le logo/lien vers l'une de ces plateformes tierces ou ces réseaux sociaux, il vous appartient de vérifier les Conditions d’utilisation et la Déclaration de confidentialité applicables à cette autre plateforme. Nous déclinons également toute responsabilité quant au contenu de ces sites, quant aux produits et services susceptibles d’y être proposés ou quant à toute autre utilisation.

  1. MISE A JOUR DE NOTRE DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITE

La présente Déclaration peut être modifiée, complétée ou mise à jour afin notamment de se conformer à toute évolution de nos obligations ou contraintes légales, réglementaires, jurisprudentielles et techniques. Dans le cas où nous apporterions des changements significatifs à la présente Déclaration, nous vous en informerons au moment de l’entrée en application des changements en question. Nous vous invitons toutefois à prendre régulièrement connaissance de la présente Déclaration pour être informés des dernières modifications

  1. DESINSCRIPTION OU MODIFICATION DE VOS PREFERENCES

Si vous vous êtes abonnés à certains Services via notre Site et si vous ne souhaitez plus recevoir de courriers électroniques à l’avenir, consultez la page de désinscription correspondant au Service auquel vous vous êtes inscrit ou rendez-vous dans Centre de préférences pour modifier vos paramètres de confidentialité.

  1. NOUS CONTACTER

Si vous avez des questions ou des commentaires concernant cette Déclaration, n’hésitez pas à contacter notre point de contact local relatif à la protection des données via le Formulaire en ligne ou via l’adresse email privacy.be@pluxeegroup.com.

 

ANNEXE :

INFORMATIONS SUR LE TRAITEMENT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Remarque : Les informations répertoriées dans ce tableau sont données à titre indicatif ou exemplatif. Nous veillons à mettre à jour régulièrement ce tableau mais sachez qu’il est toujours susceptible de modification. Aussi, certaines informations sont données à titre d’exemple (les types de données traitées) mais cela ne signifie pas que tous les exemples listés sont systématiquement collectés dans le cadre de tous les traitements de données effectués ou pour les finalités mentionnées. Pour obtenir des informations détaillées mises à jour en temps réel, veuillez nous adresser votre demande via le Formulaire en ligne.

  1. Traitements relatifs à l’émission et à la gestion des Titres

Pour les Titres papiers :

Finalité Générale Finalité(s) du traitement Données à caractère personnel collectées Fondement juridique du Traitement Conservation des Données à caractère personnel
Gestioncommerciale L’émission et la gestion des Titres.
  • Données d’identification (telles que nom, prénom, langue
  • Données de contact (telles que adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone).
  • Données relatives aux transactions et paiements effectués sur base des Titres (telles que type de Titre utilisé, montant, commerçant concerné etc)
 Obligations légales (en particulier celles concernant les éditeurs de Titres). Toute information individuelle liée à la commande est détruite dès passation de la commande suivante.
  Gestion des demandes via le Service consommateur. Cette finalité peut également impliquer l’enregistrement des conversations téléphoniques avec le Service consommateur.
  • Données d’identification (telles que nom, prénom)
  • Données de contact (telles que adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone).
  • Données relatives aux transactions et paiements effectués sur base des Titres (telles que type de Titre utilisé, montant,commerçant concerné etc).
 Intérêt légitime de PLUXEE à assurer la gestion et le traitement de la demande. Durée du traitement de la demande.
  Prévenir, détecter et poursuivre toute fraude éventuelle.
  • Données d’identification (telles que nom, prénom, date de naissance) ;
  • Données de contact (telles que adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone).
  • Données relatives aux transactions et paiements effectués sur base des Titres (telles que type de Titre utilisé, montant, commerçant concerné etc).
 Obligations légales Alignement sur les délais de prescriptions légaux ou réglementaires, qui peuvent donc varier selon la source légale ou réglementaire concernée.
  Notification d’une modification des conditions d’utilisation des Titres et/ou de la Déclaration de confidentialité relative à la protection des Données à caractère personnel.
  • Données d’identification (telles que nom, prénom, date de naissance).
  • Données de contact (telles que adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone).
 Intérêt légitime de PLUXEE à communiquer avec les Utilisateurs. Durée nécessaire à la communication de l’information/modification auprès de l’Utilisateur.

 

Pour les Titres électroniques :

Finalité Générale Finalité(s) du traitement Données à caractère personnel collectées Fondement juridique du Traitement Conservation des Données à caractère personnel
Gestioncommerciale L’émission et la gestion des Titres (en ce compris la gestion des informations relatives aux transactions et paiements effectués).
  • Données d’identification (telles que nom, prénom, genre, langue, numéro Pluxee Card, numéro de registre national, date de naissance)
  • Données de contact (telles que adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone).
  • Données relatives aux transactions et paiements effectuées sur base des Titres.
  • Données liées à la Pluxee card (numéro de carte Pluxee et sa date d’expiration).
 Obligations légales (en particulier celles concernant les éditeurs de Titres). Alignement sur les délais de prescriptions légaux ou réglementaires, qui peuvent donc varier selon la source légale ou réglementaire concernée.
  Informer le bénéficiaire du solde, de son historique de transaction et de l’expiration des Titres.
  • Données d’identification (telles que nom, prénom, numéro Pluxee Card, date de naissance).
  • Données de contact (telles que adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone)
  • Données relatives aux transactions et paiements effectuées sur base des Titres.
 Obligation légale Aussi longtemps que l’Utilisateur dispose de Titres valides et non-expirés et qu’il continue d’utiliser sa Pluxee Card.
  Proposer des avantages au bénéficiaire (promotions, réductions, participation à des actions spécifiques, …).
  • Données d’identification (telles que nom, prénom, langue)
  • Données de contact (telles que adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone).
 Consentement (par exemple, pour certains envois promotionnels). Sauf si vous retirez votre consentement (vous exercez votre droit d’opposition ou que vous vous désabonnez), nous conserverons vos données pendant une période de 3 ans à compter de la collecte de votre consentement, de son renouvellement ou du dernier contact que vous avez eu avec nous.
  Gestion des demandes via le Service consommateur ou Card Stop. Cette finalité peut également impliquer l’enregistrement des conversations téléphoniques avec le Service consommateur ou Card Stop.
  • Données d’identification (telles que nom, prénom, numéro Pluxee Card, date de naissance)
  • Données de contact (telles que adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone).
 Intérêt légitime de PLUXEE d’assurer la gestion et le traitement de la demande. Durée du traitement de la demande.
  Prévenir, détecter et poursuivre toute fraude éventuelle.
  • Données d’identification (telles que nom, prénom, numéro de registre national, numéro de la Pluxee Card, date de naissance).
  • Données de contact (telles que adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone).
  • Données relatives aux transactions et paiements effectuées sur base des Titres
  • Données liées à la carte Pluxee (numéro de carte PLUXEE et sa date d’expiration).
  • dresse IP.
 Obligations légales Alignement sur les délais de prescriptions légaux ou réglementaires, quipeuvent donc varier selon la source légale ou réglementaire concernée.
  Notification d’une modification des conditions d’utilisation des Titres et/ou Déclaration de confidentialité relative à la protection des Données à caractère personnel.
  • Données d’identification (telles que nom, prénom).
  • Données de contact (telles que adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone).
 Intérêt légitime de PLUXEE à communiquer avec les Utilisateurs. Durée nécessaire à la communication de l’information/modification auprès de l’Utilisateur
  1. Traitements relatifs à l’utilisation des Sites
Finalité Générale Finalité du traitement Données à caractère personnel collectées Fondement juridique du Traitement Conservation des Données à caractère personnel
Gestion du siteet desapplications Pour plus d'informations sur le traitement de vos Données à caractère personnel dans le cadre spécifique des Cookies nous vous invitons à consulter notre Déclaration relative à l’utilisation des Cookies.
Création etgestion decompt Créer et gérer votre compte et votre accès à Nos Sites.
  • Données d’identification (telles que nom, prénom, mot de passe, langue, numéro de registre national, numéro de Pluxee Card, date de naissance).
  • Données de contact (telles que adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone).
  • Données liées à la carte Pluxee (numéro de carte PLUXEE et sa date d’expiration)
 Obligations légales : PLUXEE doit pouvoir vous authentifier de manière unique et sécurisée (afin d’éviter toute fraude éventuelle liée à votre identité) et assurer la bonne gestion et la fourniture de ses Services. Alignement sur les délais de prescriptions légaux ou réglementaires, qui peuvent donc varier selon la source légale ou réglementaire concernée.
  Informer du solde de votre carte, de l’historique des transactions réalisées et de l’expiration de vos Titres.
  • Données d’identification (telles que nom, prénom, numéro de la Pluxee Card, date de naissance).
  • Données de contact (telles que adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone).
  • Données relatives aux transactions et paiements effectuées sur base des Titres.
 Obligations légales de PLUXEE en matière de gestion des Titres. Aussi longtemps que l’Utilisateur dispose de Titres valides et non-expirés et qu’il continue d’utiliser sa Pluxee Card.
  Réaliser des enquêtes de satisfaction pour améliorer les Services ;
  • Données d’identification (telles que nom, prénom).
  • Données de contact (telles que adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone).
  • Données liées à la carte Pluxee (numéro de carte PLUXEE ou d’utilisateur et date d’expiration de la carte) et aux Produits utilisés (type de chèque utilisé).
 Intérêt légitime de PLUXEE pour assurer la qualité de ses Services et les promouvoir. Durée de l’enquête.
Gestion de larelationbénéficiaires Proposer des avantages (promotions, réductions, participation à des actions spécifiques…)
  • Données d’identification (telles que nom, prénom, genre, langue).
  • Données de contact (telles que adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone).
  • Données relatives aux transactions et paiements effectuées sur base des Titres.
 Consentement Sauf si vous retirez votre consentement (ou si vous exercez votre droit d’opposition ou que vous vous désabonnez), nous conserverons vos données pendant une période de 3 ans à compter de la collecte de votre consentement, de son renouvellement ou du dernier contact que vous avez eu avec nous.
  Promouvoir les Services de PLUXEE;
  • Données d’identification (telles que nom, prénom, langue, nom de l’employeur).
  • Données de contact (telles que adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone).
  • Données liées à la carte Pluxee (numéro de carte PLUXEE ou d’utilisateur et date d’expiration de la carte) et aux Produits utilisés (type de chèque utilisé).
  • Données de géolocalisation, lorsque vous y avez consenti dans les réglages de votre appareil ;

Intérêt légitime de PLUXEE à assurer la qualité de ses Services et à les promouvoir 

ou 

Consentement pour certaines finalités (marketing direct, notamment)

 Sauf si vous retirez votre consentement (ou si vous exercez votre droit d’opposition ou que vous vous désabonnez), nous conserverons vos données pendant une période de 3 ans à compter de la collecte de votre consentement, de son renouvellement ou du dernier contact que vous avez eu avec nous.
  Personnaliser et optimiser votre expérience sur le Site;
  • Données collectées via les Cookies;
  • Données de géolocalisation, lorsque vous y avez consenti ;
 Intérêt légitime de PLUXEE à assurer la qualité et la personnalisation de ses Services. Durée variable selon le type de cookie concerné (cookies de session ou non). Pour plus d’informations à ce sujet, nous vous invitons à consulter notre Déclaration relative à l’utilisation des cookies.
  Réaliser des analyses de données et des analyses statistiques
  • Données d’identification (telles que nom, prénom, genre, langue).
  • Données de contact (telles que adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone).
  • Données de géolocalisation, lorsque vous y avez consenti
  • Données relatives aux transactions et paiements effectuées sur base des Titres.

analyses de données (lorsque les données sont uniquement chiffrées ou anonymisées).

Ou

Consentement lorsque les statistiques impliquent la collecte de données personnelles.

 Durée de l’analyse ou de la réalisation des statistiques.
  Notifier d’éventuelles modifications dans les conditions d’utilisation des Sites et/ou Déclaration de confidentialité relative à la protection des Données à caractère personnel
  • Données d’identification (telles que nom, prénom, langue).
  • Données de contact (telles que adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone).
  • Données liées à la carte Pluxee (numéro de carte PLUXEE ou d’utilisateur et date d’expiration de la carte) et aux Produits utilisés (type de chèque utilisé).
 Obligations légales de PLUXEE en matière de gestion des Titres. Durée nécessaire à la communication de l’information/modification auprès de l’Utilisateur.
  Répondre à vos demandes (notamment via le formulaire de contact) ;
  • Données d’identification (telles que nom, prénom, langue).
  • Données de contact (telles que adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone).
  • Données liées à la carte Pluxee (numéro de carte PLUXEE ou d’utilisateur et date d’expiration de la carte) et aux Produits utilisés Intérêt légitime de PLUXEE d’assurer la gestion et le traitement de la demande. Durée du traitement de la demande.(type de chèque utilisé).
 Intérêt légitime de PLUXEE d’assurer la gestion et le traitement de la demande. Durée du traitement de la demande.
  Proposer et gérer votre participation à un concours ;
  • Données d’identification (telles que nom, prénom, genre, langue).
  • Données de contact (telles que adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone).
  • Données relatives aux transactions et paiements effectuées sur base des Titres.
  • Données liées aux habitudes de consommation et au style de vie.
  • Hobby’s.
  • Données de géolocalisation, si vous y avez consenti dans les réglages de votre appareil.
  • Autres (pour évènements spécifiques
 Consentement Durée du concours et conformément au règlement du concours en question.

PRIVACY NOTICE FOR USERS OF OUR WEBSITE AND FOR BENEFICIARIES OF PLUXEE VOUCHERS

Last update: 06.06.2025

PLUXEE BELGIUM S.A. is a public limited company belonging to the PLUXEE Group (hereinafter referred to as "PLUXEE" or "We"). Your privacy and the protection of your Personal Data are important to us. We have developed this Privacy Notice to inform you about how we collect, use and process your Personal Information (the "Notice"). This Privacy notice also describes the measures we take to ensure the protection of your Personal Data and specifies how you can contact us so that we can answer any questions you may have about the protection of your Personal Data.

PLUXEE undertakes to comply with all regulatory and legislative provisions applicable to the protection of Personal Data

  1. PURPOSE OF THIS PRIVACY NOTICE

This Privacy notice applies to users of our Sites: the Website available via the link: https://pluxee.be and the "Pluxee" application available on the Apple Store and Google Play and owned by PLUXEE BELGIUM S.A. This Privacy notice covers all users, including those who use the Website and Services without being registered or subscribe to a specific service or account (hereinafter collectively, the "Users"). This Privacy notice also applies to the beneficiaries of Pluxee Vouchers as defined in section 3 below.

Please read this Privacy notice carefully so that you are aware of which categories of Personal Data we collect and process, how we use that Personal Data and with whom we may share it. This Privacy notice also describes your rights and how you can contact us to exercise them or to ask us any questions you may have about your Personal Data.

  1. IDENTITY AND CONTACT DETAILS OF THE DATA CONTROLLER

The party responsible for processing Personal Data is the public limited company PLUXEE BELGIUM, whose registered office is at Rue Ravenstein, 36, 1000 Brussels and known under company number BE 0403.167.335, legally represented by its CEO.

  1. DEFINITIONS

Supervisory authority Refers to an independent public authority responsible for the protection of personal data established by a Member State as indicated in the GDPR. In Belgium, this is the Belgian Data Protection Authority https://www.autoriteprotectiondonnees.be.
Account Personal space or environmentnt dedicated to the User of a Site, which the User accesses when registering and connecting to the Sites. It enables the User to access the Services.
Local contactfor dataprotection Local Data Protection Contact: means the person appointed by a Pluxee entity to deal with local data protection issues. The contact is part of Pluxee's global Data Protection Network.
Cookies As defined in the Cookie Notice available at : https://www.pluxee.be/.
Personal Data All Personal Data processed by the Data Controller and/or collected directly or indirectly from Data Subjects. Information relating to an identified or identifiable natural person is considered to be Personal Data under the General Regulation on the Protection of Personal Data. An identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person.
us or our PLUXEE BELGIUM S.A. (hereinafter "PLUXEE")
Personconcerned Any identified or identifiable natural person whose Personal Data is processed.
Thirdcountries Any country, territory or sector defined in that country, outside the European Union (EU) and the European Economic Area (EEA).
GeneralRegulation onthe Protectionof PersonalData or RGPDor Regulation General Regulation on the Protection of Personal Data or GDPR or Regulation: Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of Personal Data and on the free movement of such data, which replaces Directive 95/46/EC.
DataController or Controller The Pluxee entity (Pluxee Belgium S.A.) which, alone or jointly with other Pluxee entities or third parties, determines the purposes and means of the processing of Personal Data
Service All activities involving the provision of services ("Vouchers", see below) offered by PLUXEE.
Processor Any natural or legal person who processes or sub-processes ("Sub-processor") Personal Data on behalf of the Controller and in accordance with the Controller's instructions.
Sites Refers to the https://www.pluxee.be/ website and the "Pluxee" application available on the Apple Store and Google Play and owned by PLUXEE BELGIUM S.A.
Third-party Any company or entity other than the Controller, the Processor and the Data Subject which, under the direct authority of the Controller or the Processor, is authorised to process Personal Data.
Vouchers Meal vouchers (Pluxee Lunch), eco-vouchers (Pluxee Eco), gift vouchers (Pluxee Cadeau), Pluxee Sport & Culture, consumption vouchers (Pluxee Consumption) or any other vouchers made available by PLUXEE, whether issued in paper or electronic form.
Processing or Processings Any operation or set of operations which is performed upon Personal Data or sets of Personal Data, whether or not by automatic means, including but not limited to collection, recording, organisation, structuring, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, restriction, erasure or destruction.
You or Users Any user/visitor of the Sites and, more generally, all beneficiaries of Vouchers residing on Belgian territory (even those who are not registered on our Sites).

  1. COLLECTION AND SOURCES OF PERSONAL DATA

We undertake to comply with all applicable legislation on the protection of Personal Data and will ensure that Personal Data is collected and processed in accordance with the provisions of European law on the protection of Personal Data and any other applicable local legislation, where applicable.We may collect your Personal Data directly (in particular via the collection forms available on our Site) or indirectly (via our service providers, customers and sub-contractors)

  1. CATEGORIES OF PERSONAL DATA COLLECTED AND PURPOSES

A. PERSONAL DATA PROCESSED

We may collect and process the following categories of Personal Data:

  • data provided by the employer when the Vouchers are ordered;
  • information you provide by filling in forms on the Site (e.g. for registration purposes, to take part in surveys, for marketing purposes, to enter competitions or events, when downloading the application, etc.);
  • information you provide for authentication purposes or to verify your age when purchasing age-restricted items;
  • transaction data such as payment information and payment card information which are transmitted directly to the third parties who process your requests;
  • information provided through posts, comments or other content that you post on the Site;
  • your preferences for receiving commercial/marketing information from us and our third parties and your communication preferences;§ information collected via Cookies as defined in our Cookie Notice

The Personal Data identified by an asterisk (*) in the collection forms are compulsory because they are necessary to process your request. Failure to provide this mandatory information will prevent these operations from being carried out.Details of the Personal Data collected for the various purposes can be found in the table (Appendix below).

Without this list being exhaustive, Personal Data may be collected for the following purposes (a more precise description of the processing of your Data can be found in Appendix):

  • Cookies
  • Account creation and management
  • Management of the Site and Application
  • Managing the relationship with the beneficiary or user
  • Commercial Management

Please note that you can click on the icons dedicated to the social networks Twitter, Facebook, Linkedin, etc. on our Sites.When you click on these icons, we may have access to the Personal Data that you have indicated as public and accessible from your profiles on the social networks concerned. However, we do not create or use any database independent of these social networks based on the Personal Data that you may post on them and we will not process any data relating to your private life in this way.If you do not want us to have access to the Personal Data published in the public area of your social profiles or accounts, you must use the means made available to you by the social networks concerned to restrict access to this data.

B.SENSITIVE PERSONAL DATA

We do not collect sensitive Personal Data. Sensitive Personal Data means any information concerning the racial or ethnic origin, political opinions, religion or philosophical beliefs, trade union membership, health data, or data concerning the sex life or sexual orientation of an individual. This definition also includes Personal Data relating to criminal convictions and offences.In the event that the collection of such Data is strictly necessary to fulfil the purpose of the processing, we will do so in accordance with the requirements of local legislation on the protection of Personal Data and, where applicable, with your prior explicit consent and under the conditions described in this Privacy notice

C.PERSONAL DATA OF MINORS

PLUXEE services and Site are intended for people of legal age who are capable of entering into obligations in accordance with the legislation of the country in which you are located.Users who are minors under the age of 16 or who lack legal capacity must obtain the prior consent of their legal guardian before entering their Personal Data on the Site.

 

  1. LEGAL BASIS FOR PROCESSING PERSONAL DATA

Any Processing of Personal Data by us is carried out fairly, transparently and lawfully within the meaning of the GDPR. We may Process your Personal Data on one of the legal grounds listed below:

(i)as part of the performance of a contract to which you are a party;

(ii) compliance with a legal obligation incumbent to us;

(iii) to safeguard your vital interests or those of a Data Subject;

(iv) your prior consent to the Processing in question;

(v) the legitimate interests pursued by PLUXEE, unless your interests or fundamental rights and freedoms prevail; and

(vi) the performance of a task carried out by us in the public interest or in the exercise of public authority.

Specifically, we process your Personal Data mainly for the purposes of executing and managing our contractual relationship with you, our legitimate interest in improving the quality and operational excellence of the Services we offer you or to comply with certain regulatory obligations, depending on the purpose of the processing as identified in the table at Appendix.

The processing of your Personal Data may also be carried out on the basis of your prior consent in the event that you are asked for it in certain situations (for example, concerning data collected for marketing purposes or for the use of certain types of Cookies).

Please find more information on the legal basis for each of our processing operations in Appendix.

  1. ACCURACY AND TIME LIMITS FOR STORING PERSONAL DATA

PLUXEE will ensure that the Personal Data processed is accurate and, where appropriate, kept up to date. Please note, however, that PLUXEE also relies on your cooperation in notifying us of any changes to your Personal Data. In addition, we will only retain Personal Data for as long as is necessary for the purposes for which it was collected, including to meet legal, accounting or reporting obligations. Also, if necessary, we will keep the Data for as long as is necessary to enable PLUXEE to defend or assert its legal rights.

Please note that the retention period may vary depending on the Processing and the Personal Data concerned. To determine the retention period applicable to your Personal Data, we take into account several criteria such as :

  • The purpose for which we retain your Personal Data (for example, when you purchase products from our Site, we retain your Personal Data for a period necessary to enable us to fulfil our legal or regulatory obligations, or necessary for the provision of our Services or on the basis of our legitimate interest);
  • Our legal and regulatory obligations regarding such Personal Data (for example, accounting reporting obligations) or any European or local recommendations (for example, regarding the use of cookies);
  • If you have agreed to receive marketing communications, we will retain your Personal Data until you: (i) unsubscribe from receiving marketing communications; (ii) request that we delete your Personal Data; or (iii) after a period of inactivity (i.e. where you have not interacted with us for a period of time). This period is determined in accordance with local regulations and guidelines;
  • Any specific request from you to delete your Personal Data or your account; and
  • Legal limitation periods enabling us to manage our own rights, for example the defence of any legal claim in the event of a dispute;

For more information on how long we keep your Personal Data, please see Appendix.

If you would like more information about the retention periods for your Personal Data as set out in our Data Retention Policy, you can contact us at the following address: privacy.be@pluxeegroup.com

At the end of the applicable retention period, we will destroy or anonymise your Personal Data in accordance with the Data Protection Regulations.

For more information on how long we keep your Personal Data, please see Appendix

  1. SHARING AND COMMUNICATION OF PERSONAL DATA

The security and confidentiality of your Personal Data is important to us. For this reason, we restrict access to your Personal Data only to those members of our staff who are relevant to the processing of your Personal Data and to the extent that the processing of your Data is strictly necessary in order to process your request or to provide you with the requested Service. We ensure that persons authorised to process Personal Data are subject to a duty of confidentiality, an obligation of confidentiality or are subject to an appropriate legal obligation of confidentiality.

We may also share your Personal Information with entities within PLUXEE and with other recipients primarily to ensure the proper performance of our Services or for other purposes described in this Privacy Notice. This may include, but is not limited to, the following recipients:

  • With duly authorised external service providers and solely in the context of the Services we provide. Without this list being exhaustive, this includes the following categories of service providers:
    • The IT service providers responsible for hosting and maintaining the Sites;
    • The service provider responsible for producing the PLUXEE Card ;
    • The service providers responsible for processing the data required to carry out transactions via the Sites;
    • Service providers responsible for monitoring the quality of Services (consumer services (call centres));
    • The service provider responsible for the direct mail service on behalf of PLUXEE;
    • Legal, financial and accounting advice from PLUXEE.
  • With companies that provide services to fight against money laundering and the financing of terrorism, and other types of fraud or illegal activities, and with third parties that provide similar services, such as financial institutions or regulators;
  • With courts, law enforcement authorities, regulators, governmental authorities, and other parties where reasonably necessary for the exercise or defence of legal claims, or for the purposes of alternative dispute resolution;
  • With internal or external service providers that we engage locally or in third countries, to Process Personal Data on our behalf for the purposes described above (for example, shared service centres);
  • In the event of the sale, merger or acquisition of businesses or assets, in which case we may transfer your Personal Data to the prospective buyer or seller in order to assign or novate rights or obligations.

We ensure that any sharing, transfer or communication of your Personal Data to an approved service provider is governed by an agreement relating to the processing of Personal Data, reflecting the commitments set out in this Privacy Notice. In addition, PLUXEE only works with service providers who have undergone a prior risk analysis and offer sufficient guarantees, particularly in terms of data security and confidentiality.

We do not authorise these service providers to use or disclose your data, except to the extent necessary to perform the Services on our behalf or to comply with legal obligations. In addition, we may share Personal Data (i) if we are required to do so by law or legal process, (ii) in response to a request from public authorities or other government officials, or (iii) if we believe that disclosing this data is necessary or appropriate to prevent physical harm or financial loss, or in connection with an investigation into suspected or actual unlawful activity.

  1. TRANSFERS OF PERSONAL DATA

Given the international nature of the PLUXEE group, your Personal Data may be transferred to recipients, internal to the PLUXEE group or external, authorised to perform services on our behalf. These recipients may be located in third countries, i.e. outside the European Union or the European Economic Area, which are not deemed to offer an adequate level of protection of Personal Data. If a transfer your Personal Data must take place to third countries, PLUXEE will take all necessary and appropriate measures to guarantee the security and confidentiality of your Personal Data transferred and thus ensure a level of protection equivalent to that in force within the European Union or the European Economic Area. In particular, any such transfer will be governed by one of the mechanisms provided for in Chapter V of the GDPR (adequacy decision, Standard Contractual Clauses, binding corporate rules, etc.). If you would like more information about the international transfers of Personal Data that we may carry out and the appropriate safeguards put in place to secure such transfers, please refer to section 16 "Contacting us" of this Privacy notice

  1. SECURITY OF PERSONAL DATA

We take all reasonable steps in accordance with the principles of privacy by design and privacy by default to put in place the necessary safeguards and to secure the Processing of Personal Data. Depending on the level of risk presented by the Processing, we also carry out a privacy impact assessment in order to adopt the appropriate safeguards and ensure the protection of Personal Data. We also offer additional security guarantees for sensitive Personal Data.

In addition, we put in place appropriate technical and organisational measures to protect Personal Data against accidental or unlawful alteration or loss and against unauthorised use, disclosure or access, in accordance with our Personal Data Breach Management Procedure and the Information and Computer Systems Security Policy. In this respect, we take all necessary precautions, having regardto the nature of the Personal Data and the risks presented by the processing, in order to preserve the security of the data and, in particular, to prevent it from being distorted, damaged or accessed by unauthorised third parties (physical protection of premises, authentication procedures with secure personal access via confidential identifiers and passwords, logging of connections, encryption of certain data, etc.).

We regularly carry out audits to verify the correct operational application of the rules relating to the security of your Personal Data. However, you are also responsible for ensuring the security and confidentiality of your Personal Data, and we therefore urge you to remain vigilant, particularly when using an open system such as the Internet.

You undertake to keep your password and login details private and confidential. You are entirely responsible for any use of your identification details. In the event of loss, theft or fraudulent use of any of these elements, you must notify PLUXEE in writing as soon as possible.

  1. YOUR RIGHTS

PLUXEE is committed to facilitate the exercise of your rights in accordance with the applicable regulations. You will find below a table summarising the various rights you have under the GDPR

Right to information You may request information or explanations on how your Personal Data is processed and on the existence and exercise of your rights under the GDPR.
Right of access You may request access to and a copy (if reasonable) of the Personal Data we hold about you.
Right of rectification You may also request that inaccurate Personal Data be rectified or that incomplete Personal Data be completed.
Right toerasure / right to be forgotten

Your right to be forgotten allows your Personal Data to be deleted when:

  1. the Personal Data are no longer necessary for the purposes for which they were collected;
  2. you decide to withdraw your consent;
  3. you object to the Processing of your Personal Data;
  4. your Personal Data has been processed unlawfully;
  5. your Personal Data must be deleted to comply with a legal obligation;
  6. their deletion is mandatory to ensure compliance with applicable legislation.
Right to restrict processing

You may ask to restrict Processing if:

  1. you dispute the accuracy of your Personal Data;
  2. PLUXEE no longer needs your Personal Data for the purposes of processing;
  3. you have objected to the Processing on legitimate grounds.
Right to dataportability

Where applicable, you may request the portability of any Personal Data you have provided to PLUXEE in a structured, commonly used and machine-readable format, and have the right to transmit such Personal Data to another Data Controller without PLUXEE raising objections, where:

  1. Processing of your Personal Data is based on your consent or on an existing contractual relationship; and
  2. Processing is carried out using automated processes. You also have the right to have your Personal Data transmitted directly to a third party of your choice (where technically possible).
Right to object You have the right to object ("opt-out") to the Processing of your Personal Data (including profiling or marketing communications). Where we Process your Personal Data on the basis of your consent, you may withdraw your consent at any time.
Right not to be subject to exclusively automated decisions, including profiling You have the right not to be subject to a decision based exclusively on automated processing, including profiling, which produces legal effects concerning you or which significantly affects you in a similar way. This means that you have the right to ask for a human being to be involved in the decision-making process. You also have the right to express your point of view and to challenge the decision.
Right to lodge a complaint You may decide to lodge a complaint with the Data Protection Supervisory Authority in your country of habitual residence. In Belgium this is the Data Protection Authority (DPA, 1000 Brussels, Rue de la Presse 35 - contact@apd-gba.be). You also have the right to take legal action before the courts of the country in which the PLUXEE entity has an establishment or in the country where your usual residence is located.

You may, at any time, exercise any of the rights listed above or you may contact us with any questions or concerns relating to data protection by completing the request form as set out in the Privacy Notice which is made available to you at the time of collection of your Personal Data or by addressing them to our Data Protection Contact Point at privacy.be@pluxeegroup.com.

You may, at any time and without justification, exercise these rights or contact us with any request or complaint relating to the protection of your Personal in one of the following ways:

  • by sending details of the context of your request (right you wish to exercise, data processing concerned by your request, etc.) to our data protection contact point at the following address: privacy.be@pluxeegroup.com or ;
  • by completing the application form .

In order to ascertain the identity of the person making the request to exercise a right or to obtain information about their Personal Data, we check the identity of the person making the request in our systems. If there is reasonable doubt as to the identity of the person making the request, we may ask for additional information to confirm the identity of the person concerned.Exercising your rights under the GDPR is free of charge unless we consider that the request is manifestly unfounded or excessive (for example, in the case of repeated or untimely requests).

We will respond to your request within the period legally prescribed by the GDPR, i.e. one month from receipt of your request. This period may be extended to a further two months if the request is complex and/or because of the number of requests we have to process. If the said period has to be extended, you will be notified of this and of the reason for the extension.

Please note that in certain circumstances provided for by law, we may refuse access to your information or not comply with your request where we are legally authorised or obliged to do so. In the event of a manifestly unfounded or excessive request, we may also refuse to grant your request(s).

  1. COOKIES

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  1. LINKS TO OTHER WEBSITES AND SOCIAL NETWORKS

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  1. UPDATE TO OUR PRIVACY NOTICE

This Privacy Notice may be amended, supplemented or updated in order to comply with any changes in our legal, regulatory, case law and technical obligations or constraints. In the event that we make significant changes to this Privacy Notice, we will inform you when the changes in question come into force. However, we invite you to read this Privacy Notice regularly to stay informed about the latest changes

  1. UNSUBSCRIBING OR CHANGING YOUR PREFERENCES

If you have subscribed to certain Services via our Site and you no longer wish to receive emails in the future, please visit the unsubscribe page for the Service to which you have subscribed or go to Preference Centre.

  1. NOUS CONTACTER

If you have any questions or comments regarding this Privacy Notice, please do not hesitate to contact our local data protection contact point via the online form or via the email address privacy.be@pluxeegroup.com.

 

Appendix:

INFORMATIONS SUR LE TRAITEMENT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Note: The information in this table is given as an indication or example. We endeavour to update this table regularly, but please note that it is always subject to change. Also, certain information are listed as an example, in particular the types of data processed but this does not mean that all the examples listed are systematically collected in the context of all the data processing carried out or for the purposes mentioned. To obtain detailed information updated in real time, please send us your request using th online form.

  1. Processing relating to the issue and management of Vouchers

For paper vouchers :

General purpose Purpose(s) of processing Personal data collected Legal basis for Processing Retention of personal data
Commercialmanagement The issue and management of Vouchers.
  • Identification data (such as surname, first name, language).
  • Contact details (such as postal address, e-mail address, telephone number).
  • Data relating to transactions and payments made on the basis of Vouchers (such as type of Voucher used, amount, merchant concerned, etc.).
 Legal obligations (in particular those concerning the issue of Vouchers). All individual information relating to the Vouchers order is destroyed as soon as the next order is submitted
  Management of requests via the Customer Care department. This purpose may also involve recording phone calls with the Customer Care Department.
  • Identification data (such as surname, first name
  • Contact details (such as postal address, e-mail address, telephone number).
  • Data relating to transactions and payments made on the basis of Vouchers (such as type of Voucher used, amount, merchant concerned, etc.).
 PLUXEE's legitimate interest in managing and processing the request. Duration of request processing.
  Prevent, detect and investigate or prosecute any fraud
  • Identification data (such as surname, first name, date of birth) ;
  • Contact details (such as postal address, e-mail address, telephone number).
  • Data relating to transactions and payments made on the basis of Vouchers (such as type of Voucher used, amount, merchant concerned, etc.).
 Legal obligations Alignment with statutory or regulatory limitation periods, which may therefore vary depending on the statutory or regulatory source concerned.
  Notification of a change in the conditions of use of Vouchers and/or the Privacy relating to the protection of Personal Data.
  • Identification data (such as surname, first name, date of birth).
  • Contact details (such as postal address, e-mail address, telephone number).
 PLUXEE's legitimate interest in communicating with Users. Duration required to communicate the information/amendment to the User.

 

For electronic vouchers :

General purpose Purpose(s) of processing Personal data collected Legal basis for Processing Retention of personal data
Commercialmanagement The issue and management of Vouchers (including the management of information relating to transactions and payments made).
  • Identification data (such as surname, first name, gender, language, Pluxee Card number, national register number, date of birth).
  • Contact details (such as postal address, e-mail address, telephone number).
  • Data relating to transactions and payments made on the basis of Vouchers.
  • Pluxee card details (Pluxee card number and expiry date).
 Legal obligations (in particular those concerning the issue of Vouchers) Alignment with statutory or regulatory limitation periods, which may therefore vary depending on the statutory or regulatory source concerned.
  Inform the Beneficiary of the balance, transaction history and expiry of Vouchers.
  • Identification data (such as surname, first name, Pluxee Card number, date of birth).
  • Contact details (such as postal address, e-mail address, telephone number).
  • Data relating to transactions and payments made on the basis of the Vouchers.
 Legal obligation As long as the User has valid and unexpired Vouchers and continues to use his/her Pluxee Card.
  Offer benefits to the beneficiary (promotions, discounts, participation in specific actions, etc.).
  • Identification data (such as surname, first name, language).
  • Contact details (such as postal address, e-mail address, telephone number).
 Consent (for example, for certain promotional mailings). Unless you withdraw your consent (exercise your right to object or unsubscribe), we will retain your data for a period of 3 years from the date of collection of your consent, its renewal or the last contact you have had with us.
  Management of requests via the Consumer Service or Card Stop. This purpose may also involve recording phone conversations with Consumer Care or Card Stop.
  • Identification data (such as surname, first name, Pluxee Card number, date of birth).
  • Contact details (such as postal address, e-mail address, telephone number).
 PLUXEE's legitimate interest in managing and processing the request Duration of request processing.
  Prevent, detect and investigate or prosecute any fraud.
  • Identification data (such as surname, first name, national register number, Pluxee Card number, date of birth).
  • Contact details (such as postal address, e-mail address, telephone number).
  • Data relating to transactions and payments made on the basis of the Vouchers.
  • Pluxee card details (PLUXEE card number and expiry date).
  • IP address.
 Legal obligations Alignment with statutory or regulatory limitation periods, which may therefore vary depending on the statutory or regulatory source concerned.
  Notification of a change in the conditions of use of Vouchers and/or Privacy notice relating to the protection of Personal Data.
  • Identification data (such as surname, first name).
  • Contact details (such as postal address, e-mail address, telephone number).
 PLUXEE's legitimate interest in communicating with Users. Duration required to communicate the information/amendment to the User.
  1. Processing relating to use of the Sites
General purpose Purpose of processing Personal data collected Legal basis for Processing Retention of personal data
Site andapplicationmanagement For more information on the processing of your Personal Data in the specific context of Cookies, please consult our Declaration regarding the use of Cookies.
Accountcreation andmanagement Create and manage your account and your access to Our Sites.
  • Identification data (such as surname, first name, password, language, national register number, Pluxee Card number, date of birth).
  • Contact details (such as postal address, e-mail address, telephone number).
  • Pluxee card details (PLUXEE card number and expiry date).
 Legal obligations: PLUXEE must be able to authenticate you in a unique and secure manner (in order to avoid any possible fraud linked to your identity) and ensure the management and provision of its Services. Alignment with statutory or regulatory limitation periods, which may therefore vary depending on the statutory or regulatory source concerned.
  Keep you informed of your card balance, transaction history and the expiry of your Vouchers.
  • Identification data (such as surname, first name, Pluxee Card number, date of birth).
  • Contact details (such as postal address, e-mail address, telephone number).
  • Data relating to transactions and payments made on the basis of Vouchers.
 PLUXEE's legal obligations in relation to the management of Vouchers. As long as the User has valid and unexpired Vouchers and continues to use his/her Pluxee Card.
  Conducting satisfaction surveys to improve services;
  • Identification data (such as surname, first name).
  • Contact details (such as postal address, e-mail address, telephone number).
  • Data linked to the Pluxee card (PLUXEE card or user number and card expiry date) and to the Products used (type of cheque used).
 PLUXEE's legitimate interest in ensuring the quality of its Services and promoting them. Duration of the survey.
Customer relationship management Offer advantages (promotions, discounts, participation in specific actions, etc.);
  • Identification data (such as surname, first name, gender, language).
  • Contact details (such as postal address, e-mail address, telephone number).
  • Data relating to transactions and payments made on the basis of Vouchers.
 Consent Unless you withdraw your consent (or exercise your right to object or unsubscribe), we will retain your data for a period of 3 years from the date of your consent, its renewal or your last contact with us.
  Promoting PLUXEE services;
  • Identification data (such as surname, first name, language, name of employer).
  • Contact details (such as postal address, e-mail address, telephone number).
  • Data linked to the Pluxee card (PLUXEE card or user number and card expiry date) and to the Products used (type of Voucher used).
  • Geolocation , if you have given your consent in your device settings;

PLUXEE's legitimate interest in ensuring the quality of its Services and promoting them 

or 

Consent (for certain purposes such as direct marketing).

 Unless you withdraw your consent (or exercise your right to object or unsubscribe), we will retain your data for a period of 3 years from the date of your consent, its renewal or your last contact with us.
  To personalise and optimise your experience on the Site
  • Data collected via cookies;
  • Geolocation data, where you have given your consent ;
 PLUXEE's legitimate interest in ensuring the quality and personalisation of its Services. Duration varies according to the type of cookie concerned (session or non-session cookies). For more information on this subject, please consult our Declaration regarding the use of cookies.
  Carry out data analysis and statistical analysis
  • Identification data (such as surname, first name, gender, language).
  • Contact details (such as postal address, e-mail address, telephone number).
  • Geolocation data, where you have given your consent ;
  • Data relating to transactions and payments made on the basis of the Vouchers.

PLUXEE's legitimate interest in ensuring the quality and improvement of its Services through statistical analysis and data analysis (when data is only encrypted or anonymised).

Or 

Consent when statistics involve the collection of personal data.

 Duration of analysis or statistics.
  Notify us of any changes to the conditions of use of the Sites and/or the Privacy notice relating to the protection of personal data;
  • Identification data (such as surname, first name, language).
  • Contact details (such as postal address, e-mail address, telephone number).
  • Data linked to the Pluxee card (PLUXEE card or user number and card expiry date) and to the Products used (type of Vouchers used).
 Legal obligations of PLUXEE for Vouchers management. Duration required to communicate the information/amendment to the User.
  Respond to your requests (in particular via the contact form);
  • Identification data (such as surname, first name, language).
  • Contact details (such as postal address, e-mail address, telephone number).
  • Data linked to the Pluxee card (PLUXEE card or user number and card expiry date) and to the Products used (type of cheque used).
 PLUXEE's legitimate interest in managing and processing the request. Duration of request processing.
  Suggest and manage your participation in a competition;
  • Identification data (such as surname, first name, gender, language).
  • Contact details (such as postal address, e-mail address, telephone number)
  • Data relating to transactions and payments made on the basis of the Vouchers.
  • Data relating to consumer habits and lifestyle.
  • Hobby's.
  • Geolocation data, if you have given your consent in your device settings. § Other (for specific events)
 Consent Duration of the competition and in accordance with the rules of the competition in question.