Hoe kunnen we je helpen?
Heb je een vraag of wil je meer informatie? Vertel ons meer over jezelf, zodat wij je de juiste oplossing kunnen aanbieden.
Hoe maak ik een nieuwe bestelling aan op Pluxee Clients Portal ?
⚠️ Opgelet: je moet eerst een lijst met begunstigden aanmaken voordat je een nieuwe cheques bestelling aanmaakt.
Beginnen:
- Klik op Jouw bestellingen > Creër een nieuwe bestelling;
- Selecteer het product waarvoor je wil bestellen;
- Kies een referentienaam voor je bestelling;
- Kies het begin van de geldigheid en het bedrag van de cheques;
- Ga naar de Volgende stap.
De tweede stap is een overzicht van je bestelling inclusief algemene informatie en details per begunstigde. Ga naar de Volgende stap. Als de knop Volgende stap niet verschijnt, controleer dan of je geen waarschuwingsbericht heb om te valideren (geel kader bovenaan het scherm).
De laatste stap is de validatie van de bestelling. Het omvat het totale bedrag van de cheques, de productie- en bezorgkosten van de kaarten en de servicekosten. Als sommige van deze kosten niet verschijnen, betekent dit dat ze in je situatie niet van toepassing zijn. Klik op de knop Bestelling bevestigen om deze te valideren.
Na validatie ontvang je je factuur per e-mail. Betaal het aangegeven bedrag via overschrijving op de bankrekening vermeld in de e-mail en via de verstrekte gestructureerde mededeling. Je bestelling wordt pas in behandeling genomen na ontvangst van je betaling.
Hoe voeg ik mijn begunstigden toe aan Pluxee Clients Portal?
Als je zelf je begunstigden toevoegt aan Pluxee Clients Portal (en dit wordt dus niet ondersteund door je sociaal secretariaat), heb je twee mogelijkheden:
👉 Maak je begunstigden handmatig aan
Dat wil zeggen, je voer één voor één de werknemers in die cheques zullen ontvangen. Gebruik deze methode als je minder dan 15 werknemers heb om toe te voegen.
- Klik op Jouw begunstigden> Maak een nieuwe begunstigde aan;
- Voer het rijksregisternummer van de begunstigde in;
- Ga naar de Volgende stap;
- Vul de benodigde persoonlijke gegevens in;
- Selecteer de leveringsadres;
- Ga naar de Volgende stap;
- Selecteer de kostendrager (factuuradres);
- Selecteer voor elke cheque de optie Elektronisch voor degenen die je bestel en de optie Geen voor degenen die je niet bestel;
- Als je maaltijdcheques bestelt, vul dan het dagbedrag van de cheque in (nominale waarde);
- Klik op Aanmaken om te voltooien.
Bij elke stap vind je wat meer uitleg wanneer je op “?” klikt.
👉 Importeer meerdere begunstigden tegelijkertijd via een Excel-bestand
Gebruik deze methode voor meer dan 15 medewerkers.
- Klik op Jouw Begunstigden > Verstuur ons de gegevens;
- Download het template Lege Excel-file;
- Vul het bestand in door te kijken naar het tabblad Gebruikersgids;
- Sla het bestand op je computer op;
- Importeer het Excel-bestand op Pluxee Clients Portal;
- Vink de 3e optie aan in stap 4;
- Klik op Verstuur de file om je begunstigden te importeren.
Zijn de kaarten inbegrepen in mijn cheque-bestelling?
Ja. Kaarten die bij het bestellen van cheques moeten worden vernieuwd of besteld, worden automatisch gedetecteerd aan de hand van het rijksregisternummer van je begunstigden.
Je heb dus niets specifieks te doen om kaarten te bestellen. Ze worden indien nodig automatisch aan je bestelling toegevoegd.
Hoe de plaats van levering voor Pluxee-kaarten kiezen?
Pluxee bied je 2 bezorgopties, afhankelijk van je voorkeur:
- Op de werkplek van de begunstigde
- Bij de begunstigde thuis
Specificeer deze keuze bij het toevoegen van een begunstigde op Pluxee Clients Portal. Ofwel wanneer je de gegevens handmatig invoert (in stap 2) of via het Excel-bestand (kolom N).
Dan:
- Voor levering op de werkplek: selecteert je het juiste afleverpunt uit de lijst (Als je slechts één afleverpunt heeft, selecteer dan het Delivery Point 1 option).
- Bij levering aan huis: voer het volledige adres van de begunstigde in.
Ga op dezelfde manier te werk voor de plaats van aflevering van de PIN- / PUK-codes van de kaarten.
Hoe maak ik mijn account aan op Pluxee Clients Portal?
Na het openen van je klantenaccount op onze e-commerce site, ontvang je een Welkomstmail met een link waarmee je je account kan aanmaken voor je Pluxee Clients Portal Klantenzone.
Zodra je account is aangemaakt, kan je rechtstreeks verbinding maken op Pluxee Clients Portal om je cheques te bestellen en te beheren.
Vergeet niet je spams te controleren als de Welkomstmail niet in je mailbox aankomt. Het e-mailadres dat je invoert bij het openen van je klantenaccount, is het adres waarop je deze e-mail ontvangt.
Stel het aanmaken van je Pluxee Clients Portal-account niet uit. De link vervalt na 5 dagen.
Ik ontvang geen e-mail om mijn Pluxee Clients Portal account aan te maken
Vergeet niet je spams te controleren als de Welkomstmail niet in je mailbox aankomt. Het e-mailadres dat je invoert bij het openen van je klantenaccount, is het adres waarop je deze e-mail ontvangt.
Als je onze e-mail ondanks alles niet binnen 24 uur hebt ontvangen, neem dan contact op met onze Klantenservice om deze opnieuw te laten verzenden: 02/547.54.45.
Hoe vul ik het Excel-bestand correct in met al mijn begunstigden?
Vanuit Pluxee Clients Portal kan je meerdere begunstigden tegelijk importeren via een Excel-bestand om te downloaden. Gebruik deze methode voor meer dan 15 medewerkers.
- Klik op Jouw Begunstigden > Verstuur ons de gegevens;
- Download het template Lege Excel-file;
- Vul het bestand in:
Vul (minimaal) de volgende gegevens per begunstigde in:
- Rijksregisternummer (kol. A);
- De naam en voornaam (D, E, F);
- Geslacht (G);
- De geboortedatum (H);
- Taal (I);
- E-mailadres (J).
Zet vervolgens alle begunstigden in de Active status (kolom C).
Geef de afleverlocaties aan:
- Voor levering op de werkplek selecteer je Klant (kol. N) en vervolgens het afleverpunt (O). Als je slechts één afleveradres heb, selecteer je de optie Delivery Point 1. Selecteer anders de juiste optie. Je afleveradressen zijn zichtbaar op het tabblad Jouw klantgegevens.
- Voor bezorging bij de begunstigde thuis, selecteer je Begunstigde (kol. N) en vul je het volledige adres in (P-V).
- Ga op dezelfde manier te werk voor de levering van pincodes voor Pluxee-kaarten (W-AE).
Selecteer de Kost center (facturatiegegevens) (kol. AF) van de begunstigde. Als je slechts één factuuradres heb, selecteer je de optie Cost Center 1. Selecteer anders de juiste optie. Factureringsgegevens zijn zichtbaar op het tabblad Jouw klantgegevens.
Vul de naam in van de producten die je bestel en de optie Not applicable voor de producten die je niet bestel (kol. AG, AI, AJ). Als je maaltijdcheques bestel, vermeld dan ook het bedrag per cheque (max. 8€/cheque) (AH).
- Sla het bestand op je computer op;
- Importeer het Excel-bestand op Pluxee Clients Portal op in .xlsx-indeling;
- Vink de 3e optie aan in stap 4;
- Klik op Verstuur de file om je begunstigden te importeren.
Een werknemer heeft geen Belgisch rijksregisternummer. Wat kan ik doen?
Gebruik het BIS-nummer om je buitenlandse medewerkers toe te voegen aan Pluxee Clients Portal. Dit nummer vervangt het rijksregisternummer.
Om dit BIS-nummer te verkrijgen, moeten de betrokken werknemers zich wenden tot het gemeentebestuur waar ze wonen. Je kan ook een verzoek indienen bij je Sociaal Secretariaat.
Een werknemer maakt geen deel meer uit van het bedrijf. Wat moet ik doen ?
Log in op Pluxee Clients Portal om je werknemer te deactiveren:
- Klik op Jouw begunstigden > Overzicht van uw begunstigden;
- Klik op de Acties knop naast de betreffende medewerker en zet deze in inactief.
Je bestel dus geen cheques meer voor die persoon. Bovendien vermijd je kosten voor het automatisch aanmaken van nieuwe kaarten.
Ik ontvang geen factuur nadat ik mijn bestelling heb bevestigd.
Vergeet niet je spams te controleren als de factuur niet in je mailbox aankomt. Het e-mailadres dat je invoert bij het openen van je klantenaccount, is het adres waarop je ons facturen ontvangt.
Als je onze factuur ondanks alles niet binnen 24 uur hebt ontvangen, neem dan contact op met onze Klantenservice om deze opnieuw te laten verzenden: 02/547.54.45.
Ik heb een factuur ontvangen met betrekking tot de kaarten. Is dit normaal?
Er kunnen twee soorten facturen naar je worden verzonden:
- Een "productfactuur" die de bedragen bevat die betrekking hebben op het bestellen van uw cheques (aantal cheques, serviceverlening en laadkosten);
- Een "kaartfactuur" die de bedragen bevat die betrekking hebben op de productie en levering van Pluxee-kaarten.
Dit wordt pas naar je verzonden nadat een kaartbestelling is geplaatst. Kaartbestellingen worden automatisch gedetecteerd door onze systemen en vereisen daarom geen expliciete actie van je kant. Ze hebben betrekking op de volgende situaties:
- Dit is je eerste cheque-bestelling en (de meeste van) je medewerkers hebben nog geen Pluxee/Sodexo-kaarten;
- Er is een nieuwe medewerker in je bedrijf aangekomen en heeft zijn kaart nog niet ontvangen;
- De kaart van een of meer van je medewerkers is verlopen (na 5 jaar) en moet vernieuwd worden;
- Een van je medewerkers heeft een verloren, gestolen of beschadigde kaart bij ons gemeld en heeft een nieuwe nodig.
Neem contact op met onze Klantenservice als je nog twijfels hebt bij het ontvangen van een van onze facturen: 02/547.54.45.
Ik wil verschillende kostenplaatsen aanmaken, hoe doe ik dat?
Om verschillende kostenplaatsen aan te maken, hoef je enkel een e-mail te sturen naar client@care.pluxee.be waarin je het volgende vermeldt:
- Het ondernemingsnummer en de bedrijfsnaam,
- De naam van de kostenplaats,
- De taal,
- Het betaalmiddel,
- Het adres.
We voegen de vereiste kostenplaatsen dan zo snel mogelijk toe en bezorgen je een bevestiging van zodra ze zijn aangemaakt.
Ik wil verschillende billing groups aanmaken, hoe doe ik dat?
Om je billing groups aan te maken, hoef je enkel een e-mail te sturen naar client@care.pluxee.be waarin je per billing group het volgende vermeldt:
- Het ondernemingsnummer,
- De naam van de billing group,
- De taal,
- Het betaalmiddel,
- Het facturatieadres.
Aan welke voorwaarden moet jij voldoen om jezelf te vergoeden met cheques?
Zelfstandig(e) zijn binnen een bedrijfsvorm
Je moet werknemer zijn bij je eigen bedrijf om jezelf maaltijdcheques te kunnen toekennen. Veel zelfstandigen hebben daarom twee statuten: zaakvoerder en werknemer.
Onderteken een individuele arbeidsovereenkomst
Het toekennen van maaltijdcheques moet je vooraf opnemen in een individuele schriftelijke arbeidsovereenkomst.
Moet ik een nieuwe kaart bestellen voor medewerkers die al een Pluxee/Sodexo Card hebben?
Nee, de Pluxee/Sodexo Card bevat alle elektronische cheques van Pluxee. Als de kaarten van je medewerkers niet verlopen zijn, ontvangen ze geen nieuwe. Ze krijgen gewoon een melding dat hun nieuwe cheques op hun kaart zijn geladen.
Elke cheque kan afzonderlijk in winkels worden gebruikt. Het volstaat om vooraf aan de kassamedewerker de cheque mee te delen waarmee de begunstigde wenst te betalen.
Kaarten die vernieuwd of besteld moeten worden, worden automatisch gedetecteerd wanneer je je begunstigden toevoegt aan Pluxee Clients Portal. Je hoef dus niets specifieks te doen om kaarten te bestellen. Ze worden indien nodig automatisch aan je bestelling toegevoegd.
Waarom moet ik een nieuw contract afsluiten als ik hetzelfde product al op papier heb?
Onze contracten zijn gekoppeld aan het product en het formaat (op papier of elektronisch) en niet aan je bedrijf. Dit betekent dat je als Pluxee-klant voor hetzelfde product in papierformaat helaas niet de elektronische versie ervan kan bestellen.
Voor dit nieuwe formaat moet je eerst een nieuw specifiek contract afsluiten. Zodra dit nieuwe contract is ondertekend, zal het product in zijn elektronische versie beschikbaar zijn om te bestellen op je Pluxee Clients Portal account of op je Sociaal Secretariaat.
Voorbeeld: als je eerder papieren ecocheques bestelde, moet je zich nu abonneren op een contract voor elektronische eco-cheques.
Ik heb al een elektronisch contract (product of kaart) met Pluxee. Kan ik alle elektronische producten bestellen?
Onze contracten zijn gekoppeld aan het product en het formaat (op papier of elektronisch) en niet aan je bedrijf. Dit betekent dat je als klant van Pluxee voor een elektronisch product helaas niet al onze elektronische producten kan bestellen.
Je moet eerst een nieuw specifiek contract afsluiten voor het nieuwe product dat je wilt bestellen. Zodra dit nieuwe contract is afgesloten, kan het nieuwe product worden besteld op je Pluxee Clients Portal account of op je Sociaal Secretariaat.
Waarom omvat de offerte de kosten van de kaarten als mijn werknemers ze al hebben?
De offerte schat de volledige kosten van elektronische cheques voor je bedrijf. In een verlangen naar transparantie omvat het alle verschillende kosten in verband met het toekennen van elektronische cheques op basis van je aantal begunstigden en het aantal ingevoerde cheques. Het houdt dus geen rekening met of je werknemers al een kaart hebben (voor een ander product of van een vorige werkgever) of niet.
Deze schatting wordt later aangepast bij het bestellen van cheques. Op dit punt in het proces heb je nog geen bestelling geplaatst. Wanneer je de gegevens van je medewerkers invoert in je Pluxee Clients Portal Klantenzone, worden de begunstigden voor wie een kaart moet worden besteld door ons systeem gedetecteerd. Als er geen kaart hoeft te worden besteld, worden er geen kosten in rekening gebracht.
Bij het bestellen heb je altijd toegang tot het overzicht van de bestelling en de details van de kosten die deze keer de kosten vertegenwoordigen die aan je worden gefactureerd.
Wat is mijn verbintenis als ik het aanbod van de Pluxee e-shop accepteer?
Door het aanbod op onze e-shop te accepteren, kan je je klantaccount bij Pluxee openen en doorgaan met het bestelproces. Er is in dit stadium geen betaling vereist, je heb je bestelling nog niet geplaatst.
De verschillende kosten genoemd in deze aanbieding zijn indicatief en geven een schatting van het maximale bedrag van onze aanbieding. Ze komen daarom mogelijk niet overeen met je situatie (bijvoorbeeld aantal te produceren kaarten). Het definitieve en juiste bedrag wordt bij je bestelling opnieuw berekend voordat je betaalt. Deze stap wordt later uitgevoerd vanuit je Klantenzone. Je kan indien nodig ook het aantal cheques of begunstigden wijzigen.
Ik heb al een contractaanbieding ontvangen van een verkoopvertegenwoordiger. Wat zou ik vervolgens doen?
Het contractaanbod dat door verkoopvertegenwoordigers wordt verzonden, is een schatting van het bod op basis van je aantal begunstigden en het aantal cheques. Het schatten het maximale bedrag van ons offer in en komen daarom mogelijk niet helemaal overeen met je situatie (bijvoorbeeld aantal te produceren kaarten). Het definitieve en juiste bedrag wordt bij je bestelling opnieuw berekend voordat je betaalt. Je kan indien nodig ook het aantal cheques of begunstigden wijzigen.
Door deze aanbieding te accepteren, kan je je klantaccount openen en toegang krijgen tot je Klantenzone om een bestelling te plaatsen. Zodra deze aanbieding is geaccepteerd, ontvangt je onze welkomst-email met een link waarmee je je toegang tot je Klantenzone kan creëren. Je moet dan je begunstigden toevoegen en van daaruit je chequebestelling creëren.