Hoe kunnen we je helpen?

Neen. De Belgische cheques zijn onderworpen aan de Belgische wetgeving die bepaalt dat ze enkel in België mogen worden gebruikt.

Als u werkt met een sociaal secretariaat, dan regelen zij alles voor u.

Indien dit niet het geval is, volg dan deze stappen nadat u:

1. Uw account hebt aangemaakt op het Pluxee Clients Portal
2. Uw begunstigden hebt geregistreerd
3. Een bestelling plaatst

U heeft twee opties om een bestelling te plaatsen:

• Manueel, door te klikken op "Plaats jouw bestelling".
• Via een Excel-bestand dat voor u beschikbaar is, door te klikken op "Verstuur ons het bestelformulier". Hier is de gebruikershandleiding die de te volgen stappen in detail beschrijft. U kunt deze ook terugvinden op de startpagina van uw klantenportaal.

Aan het einde van uw bestelling, vergeet niet deze te bevestigen en de status te controleren om er zeker van te zijn dat ze correct is geregistreerd!

• Manuele bestelling: klik op "Bestelling bevestigen" aan het einde van de derde stap.
  • In uw klantenportaal klikt u op "Jouw bestellingen" en daarna op "Overzicht van jouw bestellingen"
  • Zoek uw bestelling, de status vindt u in de vijfde kolom
• Bestelling via Excel: klik op "Verstuur de file".
  • Klik op "Status bijwerken" om de status te controleren

De cheques worden binnen 48 uur na ontvangst van uw betaling geladen, en op de laadingsdatum die u in uw bestelling heeft opgegeven.

U weet de gekozen datum niet meer? Volg dan deze stappen om ze terug te vinden:

1. Log in op uw klantenportaal en klik op « Overzicht van jouw bestellingen »
2. Bij « Acties » naast de betreffende bestelling klikt u op « Bekijk de bestelling »
3. U vindt de begindatum van geldigheid in de laatste kolom

OPGELET: Het is essentieel dat u uw betaling uitvoert met de gestructureerde mededeling die op uw factuur staat vermeld. Als u dit niet doet, kunnen we uw factuur niet koppelen aan uw betaling. De lading zal dan niet automatisch gebeuren.

De Pluxee Card wordt binnen 10 werkdagen na uw bestelling geleverd.

Bij uw eerste bestelling moet u uw factuur (voor de kaarten) betalen om ze te ontvangen.

Heel eenvoudig: je beslist zelf het bedrag in functie van je budget.

Voor maaltijdcheques is dit een bedrag per dag en maximaal € 8/dag.

Bv.: een cheque van 8 €/dag geeft recht op een bedrag van € 160 aan maaltijdcheques per maand (20 dagen x € 8).

Dit bedrag kan bijvoorbeeld ook € 7 of € 7,56 zijn als je dat wilt.

Voor de andere cheques moet je het totale gewenste bedrag opgeven voor onze offerteberekening of bij het plaatsen van je bestelling:

• Het maximale bedrag voor ecocheques is € 250/jaar ;
• Voor Sport- en cultuurcheques is dit € 100/jaar ;
• Voor Cadeaucheques zijn de maximale bedragen afhankelijk van de gelegenheid.

U heeft twee opties om nieuwe begunstigden aan te maken of toe te voegen:

• Manueel (als u minder dan vijftien medewerkers toevoegt)
• Via een Excel-bestand (als u meer dan vijftien medewerkers toevoegt)
  • Hier is een gebruikershandleiding waarin alle stappen gedetailleerd worden uitgelegd. U kunt deze ook terugvinden op de startpagina van uw klantenportaal.

Ja. Kaarten die bij het bestellen van cheques moeten worden vernieuwd of besteld, worden automatisch gedetecteerd aan de hand van het rijksregisternummer van je begunstigden.

Je heb dus niets specifieks te doen om kaarten te bestellen. Ze worden indien nodig automatisch aan je bestelling toegevoegd.

Jij bepaalt waar de Pluxee kaarten worden bezorgd: op je werkplek of bij de begunstigde. 

Als een adres op Pluxee Clients Portal niet (meer) klopt, stuur ons dan een e-mail om het nieuwe adres door te geven.

Na het openen van je klantenaccount op onze e-commerce site, ontvang je een Welkomstmail met een link waarmee je je account kan aanmaken voor je Pluxee Clients Portal Klantenzone.

Zodra je account is aangemaakt, kan je rechtstreeks verbinding maken op Pluxee Clients Portal om je cheques te bestellen en te beheren.

Vergeet niet je spams te controleren als de Welkomstmail niet in je mailbox aankomt. Het e-mailadres dat je invoert bij het openen van je klantenaccount, is het adres waarop je deze e-mail ontvangt.

Stel het aanmaken van je Pluxee Clients Portal-account niet uit. De link vervalt na 5 dagen.

Vergeet niet je spams te controleren als de Welkomstmail niet in je mailbox aankomt. Het e-mailadres dat je invoert bij het openen van je klantenaccount, is het adres waarop je deze e-mail ontvangt.

Als je onze e-mail ondanks alles niet binnen 24 uur hebt ontvangen, neem dan contact op met onze Klantenservice om deze opnieuw te laten verzenden: 02/547.54.45.

Het NISS-nummer is essentieel voor het aanmaken van een begunstigde en zijn Pluxee Card. Als een van uw medewerkers er geen heeft, kan hij/zij een BIS-nummer verkrijgen (dat als equivalent dient) via de gemeentelijke administratie.

U kunt ook een tijdelijk rijksregisternummer aanvragen bij uw sociaal secretariaat.

Zodra u dit nummer hebt, voert u het in plaats van het NISS-nummer van de begunstigde in. Voeg de medewerker daarna toe zoals elke andere werknemer.

Indien de medewerker uiteindelijk een NISS krijgt, maak dan geen nieuwe begunstigde aan.Neem contact op met uw dossierbeheerder of onze klantendienst. Zij zullen deze informatie aanpassen op zijn profiel.

Geef deze begunstigde als inactief aan in het Pluxee Clients Portal:

1. Ga naar de sectie "Uw begunstigden";
2. Klik op "Overzicht van uw begunstigden";
3. Bij de betreffende begunstigde klikt u op de knop "Acties" en daarna op "Deactiveren".

Daarnaast, als de kaarten naar uw kantoor worden geleverd, wijzig dan het afleveradres van deze begunstigde:

• Blijf bij de knop "Acties" naast de begunstigde en klik op "Bewerken";
• Pas het afleveradres aan in het kader "Afleveradres van de kaarten".

U kunt deze wijzigingen ook doorvoeren via het vooraf ingevulde Excel-bestand van uw begunstigden: 

1. Klik op "Verstuur ons de gegevens";
2. Download het juiste Excel-bestand;
3. Zet de betreffende begunstigde op inactief.

Controleer de status van uw bestelling:

1. Ga naar het Pluxee Clients Portal;
2. Klik op "Overzicht van uw bestellingen".

Als uw bestelling een van de volgende statussen heeft, is het normaal dat u (nog) geen factuur hebt ontvangen:

• "Niet afgerond": dit betekent dat uw bestelling nog niet bevestigd of voltooid is;
• "In behandeling": dit betekent dat we uw bestelling momenteel verwerken;
• "In afwachting van betaling": uw bestelling is mogelijk geblokkeerd omdat u nog openstaande facturen hebt. Zodra u die betaalt, wordt de verzending van de nieuwe factuur gedeblokkeerd!

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met uw dossierbeheerder of onze klantendienst.

Er kunnen twee soorten facturen naar je worden verzonden:

• Een "productfactuur" die de bedragen bevat die betrekking hebben op het bestellen van uw cheques (aantal cheques, serviceverlening en laadkosten);
• Een "kaartfactuur" die de bedragen bevat die betrekking hebben op de productie en levering van Pluxee-kaarten.

Dit wordt pas naar je verzonden nadat een kaartbestelling is geplaatst. Kaartbestellingen worden automatisch gedetecteerd door onze systemen en vereisen daarom geen expliciete actie van je kant. Ze hebben betrekking op de volgende situaties:

• Dit is je eerste cheque-bestelling en (de meeste van) je medewerkers hebben nog geen Pluxee/Sodexo-kaarten;
• Er is een nieuwe medewerker in je bedrijf aangekomen en heeft zijn kaart nog niet ontvangen;
• De kaart van een of meer van je medewerkers is verlopen (na 5 jaar) en moet vernieuwd worden;
• Een van je medewerkers heeft een verloren, gestolen of beschadigde kaart bij ons gemeld en heeft een nieuwe nodig.

Neem contact op met onze Klantenservice als je nog twijfels hebt bij het ontvangen van een van onze facturen: 02/547.54.45.

Onze contracten zijn gekoppeld aan het product en het formaat (op papier of elektronisch) en niet aan je bedrijf. Dit betekent dat je als klant van Pluxee voor een elektronisch product helaas niet al onze elektronische producten kan bestellen.

Je moet eerst een nieuw specifiek contract afsluiten voor het nieuwe product dat je wilt bestellen. Zodra dit nieuwe contract is afgesloten, kan het nieuwe product worden besteld op je Pluxee Clients Portal account of op je Sociaal Secretariaat.

De offerte schat de volledige kosten van elektronische cheques voor je bedrijf. In een verlangen naar transparantie omvat het alle verschillende kosten in verband met het toekennen van elektronische cheques op basis van je aantal begunstigden en het aantal ingevoerde cheques. Het houdt dus geen rekening met of je werknemers al een kaart hebben (voor een ander product of van een vorige werkgever) of niet.

Deze schatting wordt later aangepast bij het bestellen van cheques. Op dit punt in het proces heb je nog geen bestelling geplaatst. Wanneer je de gegevens van je medewerkers invoert in je Pluxee Clients Portal Klantenzone, worden de begunstigden voor wie een kaart moet worden besteld door ons systeem gedetecteerd. Als er geen kaart hoeft te worden besteld, worden er geen kosten in rekening gebracht.

Bij het bestellen heb je altijd toegang tot het overzicht van de bestelling en de details van de kosten die deze keer de kosten vertegenwoordigen die aan je worden gefactureerd.

Het contractaanbod dat door verkoopvertegenwoordigers wordt verzonden, is een schatting van het bod op basis van je aantal begunstigden en het aantal cheques. Het schatten het maximale bedrag van ons offer in en komen daarom mogelijk niet helemaal overeen met je situatie (bijvoorbeeld aantal te produceren kaarten). Het definitieve en juiste bedrag wordt bij je bestelling opnieuw berekend voordat je betaalt. Je kan indien nodig ook het aantal cheques of begunstigden wijzigen.

Door deze aanbieding te accepteren, kan je je klantaccount openen en toegang krijgen tot je Klantenzone om een ​​bestelling te plaatsen. Zodra deze aanbieding is geaccepteerd, ontvangt je onze welkomst-email met een link waarmee je je toegang tot je Klantenzone kan creëren. Je moet dan je begunstigden toevoegen en van daaruit je chequebestelling creëren.

Dit is niet nodig als zij deel uitmaken van uw sectorale overeenkomst, aangezien die voorrang heeft op de rest.

Als dit echter niet in die overeenkomst is opgenomen, maar u ze toch aan uw werknemers wilt toekennen, moet u deze overeenkomsten ondertekenen.

We hebben enkele modellen voorbereid om u te helpen:

• CAO Pluxee Lunch
• IAO Pluxee Lunch
• CAO Pluxee Eco
• IAO Pluxee Eco
• CAO Pluxee Sport & Culture
• IAO Pluxee Sport & Culture

Je kan maximum € 100 aan sport- en cultuurcheques per jaar toekennen aan je medewerkers.