Hoe kunnen we je helpen?

Onze commerciële dienst zal contact met u opnemen. Indien dat niet het geval is, dan kunt u hen altijd bellen op het nummer 02 547 55 04.

U kunt ook een mail sturen naar sales@sales.pluxee.be.

Als u werkt met een sociaal secretariaat, dan regelen zij alles voor u.

Indien dit niet het geval is, volg dan deze stappen nadat u:

1. Uw account hebt aangemaakt op het Pluxee Clients Portal
2. Uw begunstigden hebt geregistreerd
3. Een bestelling plaatst

U heeft twee opties om een bestelling te plaatsen:

• Manueel, door te klikken op "Plaats jouw bestelling".
• Via een Excel-bestand dat voor u beschikbaar is, door te klikken op "Verstuur ons het bestelformulier". Hier is de gebruikershandleiding die de te volgen stappen in detail beschrijft. U kunt deze ook terugvinden op de startpagina van uw klantenportaal.

Aan het einde van uw bestelling, vergeet niet deze te bevestigen en de status te controleren om er zeker van te zijn dat ze correct is geregistreerd!

• Manuele bestelling: klik op "Bestelling bevestigen" aan het einde van de derde stap.
  • In uw klantenportaal klikt u op "Jouw bestellingen" en daarna op "Overzicht van jouw bestellingen"
  • Zoek uw bestelling, de status vindt u in de vijfde kolom
• Bestelling via Excel: klik op "Verstuur de file".
  • Klik op "Status bijwerken" om de status te controleren

Nee, omdat het aantal maaltijdcheques afhangt van het aantal gewerkte dagen per maand door uw werknemers en dus van maand tot maand kan verschillen.

Als u echter alleen voor uzelf bestelt, kunt u uw cheques over het jaar spreiden zoals u wilt. Het is niet verplicht om elke maand een bestelling te plaatsen. U kunt ook slechts één keer per jaar of per kwartaal bestellen.

• Geannuleerd: bestelling geannuleerd
• Geleverd: cheques zijn opgeladen op de rekening van uw begunstigden
• Niet voltooid: de bestelling nog niet afgerond of bevestigd
• Wordt verwerkt: bestelling wordt verwerkt
• In afwachting van betaling:  In afwachting van een of meerdere betalingen (let op: het kan zijn dat een van uw bestellingen geblokkeerd is onder deze status als er nog onbetaalde facturen of een openstaand saldo is!)
• Verwerking van annulatie: annulatie van de bestelling wordt verwerkt

De productie van nieuwe kaarten wordt automatisch gestart door onze systemen:

• Tijdens de aanmaak van nieuwe begunstigden,
• Wanneer een kaart verloopt,
• Wanneer een begunstigde zijn/haar kaart blokkeert (in geval van verlies/diefstal).

• Vul het Excel-bestelformulier in dat te vinden is op het Pluxee Clients Portal onder "Verstuur ons het bestelformulier".
• Geef voor elke begunstigde duidelijk aan, welke kostenplaats hij/zij verbonden is (kolom D van het bestand), en vervolg vervolgens de verzendprocedure zoals gewoonlijk.

Voor meer informatie over het versturen van bestelformulieren, raadpleeg onze gebruikershandleiding. U kunt deze ook terugvinden op de startpagina van uw klantenportaal.

Bij uw eerste bestelling wordt de productie van de kaarten (en de bijbehorende factuur) beschouwd als een bestelling. Daarom moet u deze betalen om uw bestelling van cheques vrij te geven.

Dit betekent dat bepaalde informatie moet worden aangepast:

• U vindt de aan te passen informatie in het tabblad "Jouw bestellingen" > "Overzicht verstuurde bestellingen".
• Klik op de knop "Acties" naast de betreffende bestelling en vervolgens op "Foutenrapport bekijken".

Zodra u de nodige aanpassingen hebt gedaan, laadt u het aangepaste Excel-bestand opnieuw op.

U kunt al uw bestellingen terugvinden op Pluxee Clients Portal :

• In het tabblad "Jouw bestellingen",
• Klik op "Overzicht van jouw bestellingen".

Van hieruit kunt u:

• De status van uw bestellingen bekijken;
• Uw bestellingen sorteren op status, aanmaakdatum of product;
• Zien welke bestellingen verzonden/bevestigd zijn of niet;
• De details van uw bestellingen bekijken
  • Klik op "Acties" en daarna op "Bestelling bekijken" links van de betreffende bestelling.

Als uw bestelling al verwerkt en bevestigd is en u de factuur hebt ontvangen, is het niet meer mogelijk om deze te wijzigen.

Als dat nog niet het geval is, neem dan zo snel mogelijk contact met ons op zodat we de bestelling kunnen annuleren voordat ze verwerkt wordt.

Controleer de volgende twee punten:

• Welke ingangsdatum hebt u ingevoerd? De vroegst mogelijke oplaaddatum die u kunt kiezen, is de dag na de datum waarop u de bestelling plaatst.
• Is er een waarschuwingskader bovenaan uw scherm? Vink dan aan dat u akkoord gaat met deze melding om uw bestelling te kunnen bevestigen. Deze stap is een controlemiddel om dubbele of foutieve bestellingen te vermijden.

Als uw bestelling nog in afwachting van betaling is, kunt u deze annuleren via het Pluxee Clients Portal.

1. Klik op "Overzicht van jouw bestellingen";
2. Klik op de knop "Acties" naast de betreffende bestelling en daarna op "Bestelling verwijderen".

Als u uw bestelling al hebt betaald of als deze gelinkt is aan een domiciliëring, raden we aan om eventuele fouten te corrigeren bij uw volgende bestelling.

Bij twijfel, neem contact op met uw dossierbeheerder of onze klantendienst.

Controleer eerst of u uw bestelling wel degelijk hebt bevestigd. Als dat het geval is, neem dan contact op met onze klantendienst.

De Pluxee Card wordt binnen 10 werkdagen na uw bestelling geleverd.

Bij uw eerste bestelling moet u uw factuur (voor de kaarten) betalen om ze te ontvangen.

De cheques worden binnen 48 uur na ontvangst van uw betaling geladen, en op de laadingsdatum die u in uw bestelling heeft opgegeven.

U weet de gekozen datum niet meer? Volg dan deze stappen om ze terug te vinden:

1. Log in op uw klantenportaal en klik op « Overzicht van jouw bestellingen »
2. Bij « Acties » naast de betreffende bestelling klikt u op « Bekijk de bestelling »
3. U vindt de begindatum van geldigheid in de laatste kolom

OPGELET: Het is essentieel dat u uw betaling uitvoert met de gestructureerde mededeling die op uw factuur staat vermeld. Als u dit niet doet, kunnen we uw factuur niet koppelen aan uw betaling. De lading zal dan niet automatisch gebeuren.