Hoe kunnen we je helpen?

Papieren en elektronische cadeaucheques (Pluxee Cadeau) zijn 1 jaar geldig. De oudste cheques op de Pluxee Card worden altijd eerst gedebiteerd. Bekijk zelf de vervaldatum van alle elektronische cheques in je Pluxee-account. De vervaldatum van papieren cheques vind je op de cheque zelf.

Let op: niet-gebruikte cheques worden na de vervaldatum niet terugbetaald of gecompenseerd. 

Om een "chèque-formation" te kunnen gebruiken, moet een werknemer:

• Gebonden zijn aan een arbeidscontract met een kmo
• Interimbediende zijn in de kmo op het ogenblik van de opleiding
• Als zelfstandige in hoofdberoep inschreven zijn bij het RSVZ – Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen als gerant, bestuurder of actieve partner en zijn activiteit uitoefenen in een hoofdzetel binnen het Franstalige Waalse Gewest
• De meewerkende, bij het RZVZ ingeschreven echtgeno(o)t(e) zijn van de zelfstandige in hoofdberoep
• Zelfstandige in bijberoep zijn (minstens al 6 maanden)

Alle bedrijfsleiders die een vergoeding ontvangen van dit bedrijf kunnen maaltijdcheques ontvangen. De overige voorwaarden zijn gelijkwaardig aan die voor werknemers in loondienst.

Om gebruik te kunnen maken van maaltijdcheques moet de rechtsvorm expliciet een onderneming zijn (met uitzondering van eenmanszaken).

De wetgeving blijft enigszins dubbelzinnig: kan een bedrijfsleider zichzelf maaltijdcheques toekennen als zijn personeel er geen gebruik van maakt? Om risico's te vermijden, is het voor zowel werknemers als bedrijfsleiders beter als ze beiden van dit fiscaal voordeel genieten.

Als ze al een Sodexo4you-account hebben, wordt dat automatisch overgezet naar een Pluxee-account en loggen ze op dezelfde manier in met de inloggegevens van hun Sodexo4you-account. Of ze nog een Sodexo-kaart hebben of al een nieuwe Pluxee Card, verandert daar niets aan.

Je heb twee mogelijkheden om je cheques bij Pluxee te bestellen:

1. Je werkt samen met een Sociaal Secretariaat en deze kan de bestelling voor je plaatsen. In dat geval raden we je aan contact met hen op te nemen voor de details.
2. Je plaats de bestelling zelf via je Pluxee Clients Portal Klantenzone.

Na het openen van je Pluxee-klantaccount, creëer je je toegang tot je Klantenzone Pluxee Clients Portal met behulp van de link in onze Welkomstmail.

Daarna hoef je niets meer te doen. Je bestelling zal automatisch geplaatst worden. Je begunstigden worden ook automatisch gecreëerd en beheerd door je Sociaal Secretariaat.

Onze commerciële dienst zal contact met u opnemen. Indien dat niet het geval is, dan kunt u hen altijd bellen op het nummer 02 547 55 04.

U kunt ook een mail sturen naar sales@sales.pluxee.be.

Het bedrag van de cheques wordt opgeladen op de kaarten 48u na ontvangst van de betaling. Vergeet niet om de gestructureerde mededeling te gebruiken die vermeld staat op uw factuur.

De kaarten worden verstuurd naar het adres dat doorgegeven werd door je Sociaal Secretariaat. Zij hebben ons het leveringsadres doorgegeven. 

De levering van de papieren cheques gebeurt uiterlijk 5 werkdagen na ontvangst van de betaling.

1. Creëer je toegang voor je Pluxee Clients Portal Klantenzone met behulp van de link van onze Welkomstmail. Pluxee for clients is het platform om jouw cheques te bestellen en te beheren. Vergeet niet je spams te controleren als de e-mail niet aankomt;
2. Log in op Pluxee Clients Portal en voeg eerst al je begunstigde toe (de medewerkers voor wie je moet bestellen). Heb je maar een paar medewerkers, ga dan voor de handmatige methode. Gebruik anders het Excel-bestand dat beschikbaar is gesteld op Pluxee Clients Portal;
3. Creëer je een nieuwe bestelling: selecteer het product dat je wil bestellen en geef vervolgens de gewenste bedragen voor jouw begunstigden aan. Geef bij het bestellen van maaltijdcheques ook het gewenste aantal tegoedcheques per medewerker (aantal gewerkte dagen) aan. Vergeet niet je bestelling bij de laatste stap te bevestigen;
4. Ten slotte ontvang je per e-mail een factuur met het totaalbedrag van de cheques en de servicekosten. Bij het bestellen van kaarten (als er kaarten moeten worden geproduceerd en geleverd voor jouw begunstigden), ontvang je een tweede factuur waarop deze kosten staan ​​vermeld;
5. Betaal de bedragen die op de facturen staan ​​via overschrijving op de aangegeven bankrekening en via de gestructureerde mededeling in de e-mail. Je bestelling wordt pas in behandeling genomen na ontvangst van je betaling.

⚠️ Opgelet: je moet eerst een lijst met begunstigden aanmaken voordat je een nieuwe cheques bestelling aanmaakt.

Beginnen:

1. Klik op Jouw bestellingen > Creër een nieuwe bestelling;
2. Selecteer het product waarvoor je wil bestellen;
3. Kies een referentienaam voor je bestelling;
4. Kies het begin van de geldigheid en het bedrag van de cheques;
5. Ga naar de Volgende stap.

De tweede stap is een overzicht van je bestelling inclusief algemene informatie en details per begunstigde. Ga naar de Volgende stap. Als de knop Volgende stap niet verschijnt, controleer dan of je geen waarschuwingsbericht heb om te valideren (geel kader bovenaan het scherm).

De laatste stap is de validatie van de bestelling. Het omvat het totale bedrag van de cheques, de productie- en bezorgkosten van de kaarten en de servicekosten. Als sommige van deze kosten niet verschijnen, betekent dit dat ze in je situatie niet van toepassing zijn. Klik op de knop Bestelling bevestigen om deze te valideren.

Na validatie ontvang je je factuur per e-mail. Betaal het aangegeven bedrag via overschrijving op de bankrekening vermeld in de e-mail en via de verstrekte gestructureerde mededeling. Je bestelling wordt pas in behandeling genomen na ontvangst van je betaling.

Als je zelf je begunstigden toevoegt aan Pluxee Clients Portal (en dit wordt dus niet ondersteund door je sociaal secretariaat), heb je twee mogelijkheden:

👉 Maak je begunstigden handmatig aan

Dat wil zeggen, je voer één voor één de werknemers in die cheques zullen ontvangen. Gebruik deze methode als je minder dan 15 werknemers heb om toe te voegen.

1. Klik op Jouw begunstigden> Maak een nieuwe begunstigde aan;
2. Voer het rijksregisternummer van de begunstigde in;
3. Ga naar de Volgende stap;
4. Vul de benodigde persoonlijke gegevens in;
5. Selecteer de leveringsadres;
6. Ga naar de Volgende stap;
7. Selecteer de kostendrager (factuuradres);
8. Selecteer voor elke cheque de optie Elektronisch voor degenen die je bestel en de optie Geen voor degenen die je niet bestel;
9. Als je maaltijdcheques bestelt, vul dan het dagbedrag van de cheque in (nominale waarde);
10. Klik op Aanmaken om te voltooien.

Bij elke stap vind je wat meer uitleg wanneer je op “?” klikt.

👉 Importeer meerdere begunstigden tegelijkertijd via een Excel-bestand

Gebruik deze methode voor meer dan 15 medewerkers.

1. Klik op Jouw Begunstigden > Verstuur ons de gegevens;
2. Download het template Lege Excel-file;
3. Vul het bestand in door te kijken naar het tabblad Gebruikersgids;
4. Sla het bestand op je computer op;
5. Importeer het Excel-bestand op Pluxee Clients Portal;
6. Vink de 3e optie aan in stap 4;
7. Klik op Verstuur de file om je begunstigden te importeren.

Ja. Kaarten die bij het bestellen van cheques moeten worden vernieuwd of besteld, worden automatisch gedetecteerd aan de hand van het rijksregisternummer van je begunstigden.

Je heb dus niets specifieks te doen om kaarten te bestellen. Ze worden indien nodig automatisch aan je bestelling toegevoegd.

Vergeet niet je spams te controleren als de Welkomstmail niet in je mailbox aankomt. Het e-mailadres dat je invoert bij het openen van je klantenaccount, is het adres waarop je deze e-mail ontvangt.

Als je onze e-mail ondanks alles niet binnen 24 uur hebt ontvangen, neem dan contact op met onze Klantenservice om deze opnieuw te laten verzenden: 02/547.54.45.

Gebruik het BIS-nummer om je buitenlandse medewerkers toe te voegen aan Pluxee Clients Portal. Dit nummer vervangt het rijksregisternummer.

Om dit BIS-nummer te verkrijgen, moeten de betrokken werknemers zich wenden tot het gemeentebestuur waar ze wonen. Je kan ook een verzoek indienen bij je Sociaal Secretariaat.

Log in op Pluxee Clients Portal om je werknemer te deactiveren:

1. Klik op Jouw begunstigden > Overzicht van uw begunstigden;
2. Klik op de Acties knop naast de betreffende medewerker en zet deze in inactief.

Je bestel dus geen cheques meer voor die persoon. Bovendien vermijd je kosten voor het automatisch aanmaken van nieuwe kaarten.

Vergeet niet je spams te controleren als de factuur niet in je mailbox aankomt. Het e-mailadres dat je invoert bij het openen van je klantenaccount, is het adres waarop je ons facturen ontvangt.

Als je onze factuur ondanks alles niet binnen 24 uur hebt ontvangen, neem dan contact op met onze Klantenservice om deze opnieuw te laten verzenden: 02/547.54.45.

Er kunnen twee soorten facturen naar je worden verzonden:

• Een "productfactuur" die de bedragen bevat die betrekking hebben op het bestellen van uw cheques (aantal cheques, serviceverlening en laadkosten);
• Een "kaartfactuur" die de bedragen bevat die betrekking hebben op de productie en levering van Pluxee-kaarten.

Dit wordt pas naar je verzonden nadat een kaartbestelling is geplaatst. Kaartbestellingen worden automatisch gedetecteerd door onze systemen en vereisen daarom geen expliciete actie van je kant. Ze hebben betrekking op de volgende situaties:

• Dit is je eerste cheque-bestelling en (de meeste van) je medewerkers hebben nog geen Pluxee/Sodexo-kaarten;
• Er is een nieuwe medewerker in je bedrijf aangekomen en heeft zijn kaart nog niet ontvangen;
• De kaart van een of meer van je medewerkers is verlopen (na 5 jaar) en moet vernieuwd worden;
• Een van je medewerkers heeft een verloren, gestolen of beschadigde kaart bij ons gemeld en heeft een nieuwe nodig.

Neem contact op met onze Klantenservice als je nog twijfels hebt bij het ontvangen van een van onze facturen: 02/547.54.45.