Onkostenvergoeding: geef je werknemers (netto) meer, zonder gedoe

Hoe werkt een onkostenvergoeding?

Er zijn twee manieren om onkosten te vergoeden:

1. Werkelijke kosten: Je werknemers verzamelen bonnetjes en facturen, en je betaalt het exacte bedrag terug. Klinkt eerlijk, maar het brengt een berg administratie met zich mee. Voor elke koffie, elk parkeerticket en elke treinrit moet er een bewijsstuk komen. Niet alleen tijdrovend voor je team, maar ook voor jouw HR-afdeling.
2. Forfaitaire onkostenvergoeding: Je kent een vast maandbedrag toe, zonder dat je werknemers bonnetjes moeten bijhouden. Veel minder administratieve rompslomp, en je werknemers weten precies waar ze aan toe zijn. Let wel: je moet kunnen onderbouwen waarom je dit bedrag toekent. Het moet kloppen met de realiteit van hun functie en werkingskosten.

Voor de rest van dit artikel focussen we op de forfaitaire onkostenvergoeding, de meest populaire en praktische optie voor de meeste bedrijven.

Wat valt er allemaal onder een forfaitaire vergoeding?

De forfaitaire vergoeding dekt heel wat mogelijkheden. Hier zijn enkele veelvoorkomende voorbeelden:

• Thuiswerkvergoeding
  Verwarming, elektriciteit, koffie, internetkosten. Voor structureel en regelmatig thuiswerk accepteren de fiscus en RSZ een forfait van maximaal €157,83 per maand. Dit bedrag dekt alle kantoorkosten die normaal op kantoor gemaakt zouden worden.
• Mobiliteit & auto
  Parkeerkosten, carwash, bandenspanning of een kilometervergoeding voor beroepsverplaatsingen met de privéwagen. Heb je een uitgebreider mobiliteitsbeleid nodig? Pluxee Mobility biedt een moderne oplossing voor het beheren van mobiliteitsbudgetten.
• Representatie
  Zakenlunches, kleine geschenken voor klanten of netwerkevents. Dit zijn kosten die bij bepaalde functies horen en die je werknemers maken om je bedrijf te vertegenwoordigen.
• ICT & materiaal
  Gebruik van eigen smartphone, internetabonnement, laptop of andere werkgerelateerde technologie.

Wil je meer concrete voorbeelden en actuele bedragen? Lees er alles over op de portaalsite van de sociale zekerheid.

De spelregels: waar moet je op letten?

Onkostenvergoedingen zijn fiscaal voordelig, maar daarom controleert de RSZ en belastingdienst ook streng. Volg deze regels om problemen te voorkomen:

• Let erop dat je geen dubbel gebruik toestaat. Je kan bijvoorbeeld geen bonnetje indienen voor een lunch als je werknemer die dag al maaltijdcheques krijgt. Het principe is simpel: één kost, één vergoeding.
• De bedragen die je toekent moeten realistisch zijn en kloppen met de RSZ-normen. Je kan niet zomaar €500 per maand geven voor "pennen en papier”. De vergoeding moet in verhouding staan tot de werkelijke functie en werkomstandigheden van je werknemers.  
• Vergeet niet om de onkostenvergoeding correct te vermelden op de loonfiche als "Kosten eigen aan de werkgever". Zo toon je transparantie aan en ben je juridisch in orde.
• Tot slot moet je je systeem kunnen motiveren met documenten zoals het arbeidsreglement, dienstnota's of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst. Bij een controle moet je kunnen aantonen dat de bedragen gebaseerd zijn op de officiële RSZ-tabellen en de concrete functieomschrijving van je werknemers.

Voor meer info hierover, contacteer zeker ook je accountant of je sociaal secretariaat.

Onkostenvergoeding vs. andere extralegale Voordelen

Hoe verhoudt een onkostenvergoeding zich tot andere extralegale voordelen? Het goede nieuws: ze vullen elkaar perfect aan en kunnen naast elkaar bestaan in jouw loonbeleid.

Neem bijvoorbeeld maaltijdcheques. Pluxee Lunch is specifiek bedoeld voor eten tijdens werkdagen, terwijl een onkostenvergoeding andere werkingskosten dekt zoals telefoon, parking of thuiswerkkosten. Samen geven ze je werknemers een vollediger pakket zonder dat je in de problemen komt met dubbele vergoedingen.

Ook ecocheques zoals Pluxee Eco hebben een heel andere functie. De cheques stimuleren duurzame aankopen zoals energiezuinige toestellen of tweedehandsartikelen, terwijl een onkostenvergoeding gaat over het vergoeden van gemaakte werkkosten. Twee verschillende doelen, beide fiscaal voordelig.

Bekijk alle oplossingen van Pluxee

Hoe verhoudt een onkostenvergoeding zich tot andere extralegale voordelen? Het goede nieuws: ze vullen elkaar perfect aan en kunnen naast elkaar bestaan in jouw loonbeleid.

Naar de producten van Pluxee

Veelgestelde vragen over onkostenvergoedingen

Is een onkostenvergoeding belastbaar?

Nee, mits je het correct toepast. Een forfaitaire onkostenvergoeding is vrijgesteld van RSZ-bijdragen en belastingen, zowel voor jou als werkgever als voor je werknemers. Belangrijk is dat de vergoeding realistisch is en overeenstemt met de werkelijk gemaakte kosten. Zorg dat je je systeem kan onderbouwen met de juiste documenten.

Telt de onkostenvergoeding mee voor vakantiegeld of pensioen?

Nee, want het is geen loon. Een onkostenvergoeding is een terugbetaling van kosten die je werknemers maken voor jouw bedrijf. Het telt daarom niet mee voor de berekening van vakantiegeld, eindejaarspremie of pensioen. Dit is een belangrijk verschil met een klassieke loonsverhoging.

Mag ik het bedrag van de onkostenvergoeding zomaar verhogen?

Nee, het moet onderbouwd zijn. Je kan niet plots beslissen om de onkostenvergoeding te verdubbelen zonder goede reden. Elke verhoging moet gebaseerd zijn op een wijziging in de functie, werkomstandigheden of kostenniveau. Pas ook de arbeidsovereenkomst of bijlage aan wanneer je bedragen wijzigt, zo ben je juridisch in orde.