PRIVACYVERKLARING MET BETREKKING TOT DE BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS VAN SOLLICITANTEN

Pluxee Belgium NV – laatste update: 27 october 2026

Deze privacyverklaring legt uit hoe Pluxee Belgium NV uw persoonsgegevens verwerkt wanneer u bij ons solliciteert of wanneer wij u als mogelijke kandidaat voor een functie benaderen. U vindt eerst de belangrijkste informatie in het kort en daarna de details.

In het kort

Wie verwerkt uw gegevens?	Pluxee Belgium NV, Ravensteinstraat 36, 1000 Brussel (KBO 0403.167.335). Voor vragen over uw sollicitatie: hr.4you.be@pluxeegroup.com. Onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO) bereikt u via privacy.be@pluxeegroup.com.
Welke gegevens?	Uw identificatie- en contactgegevens, uw cv en motivatiebrief (opleiding, ervaring, talen, vaardigheden), uw verwachtingen over loon en voordelen, notities van gesprekken, resultaten van tests en, met uw toestemming, referenties. Wij krijgen die gegevens van u zelf en soms van selectiebureaus, rekruteringsplatformen of uit professionele sociale netwerken.
Waarom?	Om uw sollicitatie te beoordelen, met u te communiceren, de selectieprocedure te organiseren en, als u wordt geselecteerd, een arbeidsovereenkomst met u te sluiten. Wij bewaren uw dossier ook om u later andere vacatures te kunnen voorstellen.
Op welke rechtsgrond?	De stappen die u vraagt vóór de sluiting van een arbeidsovereenkomst, onze wettelijke verplichtingen (zoals nagaan of u in België mag werken), ons gerechtvaardigd belang (onder meer om u later te contacteren en om ons te verdedigen bij een betwisting) en, voor referenties en het delen van uw profiel met andere entiteiten van de Pluxee-groep, uw toestemming.
Met wie delen wij ze?	Met de medewerkers die bij de selectie betrokken zijn, andere entiteiten van de Pluxee-groep, onze dienstverleners (zoals ons online sollicitatieplatform en selectiebureaus) en, wanneer de wet dat vereist, overheden. Wij verkopen uw gegevens niet.
Buiten Europa?	Alleen met passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Hoe lang?	Maximaal 2 jaar vanaf uw laatste sollicitatie, tenzij wij uw gegevens langer nodig hebben als bewijs bij een betwisting. Wordt u aangeworven, dan worden uw gegevens opgenomen in uw personeelsdossier. De termijn per verwerking staat in punt 4.
Automatische besluiten?	Nee. Over uw sollicitatie beslist altijd een medewerker, ook wanneer wij hulpmiddelen zoals artificiële intelligentie gebruiken (punt 7).
Uw rechten	U kunt uw gegevens inzien, laten verbeteren of wissen, de verwerking laten beperken, uw gegevens meenemen, bezwaar maken en uw toestemming intrekken. U kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (punt 9).
Meer weten?	Lees de details hieronder en de privacyverklaring van Pluxee Belgium NV (de „algemene privacyverklaring”) op www.pluxee.be/privacyverklaring.

Uw recht van bezwaar

U kunt op elk ogenblik en kosteloos bezwaar maken tegen het bewaren van uw dossier om u later andere vacatures voor te stellen. U kunt ook bezwaar maken tegen andere verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie. Stuur daarvoor een e-mail naar hr.4you.be@pluxeegroup.com of privacy.be@pluxeegroup.com.

De details

1. OVER DEZE PRIVACYVERKLARING

Deze privacyverklaring is van toepassing op iedereen die bij Pluxee Belgium NV solliciteert of als mogelijke kandidaat voor een functie in aanmerking komt („u”), in het bijzonder:

sollicitanten die reageren op een vacature via onze website en ons online sollicitatieplatform (Workday);
kandidaten van wie wij het profiel ontvangen via selectie- of uitzendbureaus, headhunters of rekruteringsplatformen;
spontane sollicitanten;
kandidaten die ons op een andere manier bereiken, bijvoorbeeld via een doorverwijzing of via professionele sociale netwerken.

Zij vult de privacyverklaring van Pluxee Belgium NV aan (de „algemene privacyverklaring”), die u vindt op www.pluxee.be/privacyverklaring. De algemene privacyverklaring beschrijft onder meer hoe wij uw gegevens beveiligen, wanneer wij ze buiten de Europese Economische Ruimte doorgeven en hoe u uw rechten uitoefent. Deze privacyverklaring geeft de specifieke informatie voor sollicitanten: de gegevens, doeleinden, rechtsgronden en bewaartermijnen per verwerking. Bij tegenstrijdigheid heeft deze privacyverklaring voorrang voor de verwerkingen die zij beschrijft. Begrippen zoals „persoonsgegevens” en „verwerking” hebben de betekenis die punt 12 van de algemene privacyverklaring eraan geeft.

Wordt u aangeworven, dan geldt vanaf dan de HR-privacyverklaring die wij ter beschikking stellen van onze medewerkers.

Geeft u ons gegevens over andere personen, bijvoorbeeld van referentiepersonen, informeer hen dan over deze privacyverklaring.

Voor cookies en vergelijkbare technologieën op onze websites verwijzen wij naar ons cookiebeleid op www.pluxee.be/cookiebeleid.

Deze privacyverklaring bestaat in het Nederlands en in het Frans. De Engelse versie is louter informatief; bij verschillen gaat de Nederlandse of de Franse versie voor.

2. WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR UW GEGEVENS?

Pluxee Belgium NV, met maatschappelijke zetel te Ravensteinstraat 36, 1000 Brussel, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0403.167.335 („Pluxee”, „wij”), is de verwerkingsverantwoordelijke.

Voor vragen over uw sollicitatie kunt u terecht bij onze HR-dienst via hr.4you.be@pluxeegroup.com.

U bereikt onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO):

per e-mail: privacy.be@pluxeegroup.com;
per post: Pluxee Belgium NV, t.a.v. de functionaris voor gegevensbescherming, Ravensteinstraat 36, 1000 Brussel.

3. WELKE GEGEVENS VERWERKEN WIJ EN WAAR KOMEN ZE VANDAAN?

Afhankelijk van de procedure verwerken wij:

identificatiegegevens: naam, voornaam, geboortedatum, nationaliteit en, als u die op uw cv vermeldt, een foto;
contactgegevens: postadres, e-mailadres, telefoonnummer;
gegevens over uw opleiding en loopbaan: diploma’s, opleidingen, beroepservaring, talen, vaardigheden, de functie waarvoor u solliciteert en het niveau ervan;
uw verwachtingen over loon en voordelen;
gegevens uit de selectieprocedure: notities van sollicitatiegesprekken, resultaten van tests en andere evaluaties en onze beoordeling van uw geschiktheid voor de functie;
referenties, alleen met uw toestemming;
gegevens om na te gaan of u in België mag werken, zoals uw verblijfs- of arbeidsvergunning, vóór de start van de arbeidsovereenkomst;
gegevens over uw contacten met ons en, wanneer u ons online sollicitatieplatform gebruikt, uw accountgegevens en technische gegevens (zoals log- en connectiegegevens).

Gevoelige gegevens. Wij vragen geen gevoelige persoonsgegevens, zoals gegevens over uw gezondheid, uw godsdienst of uw politieke overtuiging. Vermeld zulke gegevens ook niet in uw cv of motivatiebrief. [Vraagt u ons een redelijke aanpassing tijdens de selectieprocedure, bijvoorbeeld vanwege een handicap, dan gebruiken wij de informatie die u ons daarvoor geeft alleen voor dat doel.] Gegevens over strafrechtelijke veroordelingen verwerken wij alleen binnen de grenzen van artikel 10 AVG en artikel 10 van de wet van 30 juli 2018.

Wij krijgen uw gegevens:

van u zelf: via uw cv, uw motivatiebrief, het sollicitatieformulier, de gesprekken, tests en andere evaluaties;
van selectie- en uitzendbureaus, headhunters en rekruteringsplatformen;
van vroegere werkgevers of andere referentiepersonen, alleen met uw toestemming;
uit openbare bronnen en professionele sociale netwerken (zoals LinkedIn), voor zover die gegevens relevant zijn voor de functie;
van een persoon die u bij ons voorstelt, bijvoorbeeld een medewerker.

Krijgen wij uw gegevens niet van u zelf, dan informeren wij u daarover binnen een redelijke termijn en uiterlijk binnen een maand (zie punt 3.3 van de algemene privacyverklaring).

Sommige gegevens, zoals uw contactgegevens en uw cv, zijn nodig om uw sollicitatie te beoordelen. Zonder die gegevens kunnen wij uw sollicitatie niet behandelen. Nagaan of u in België mag werken, is een wettelijke verplichting: zonder die gegevens kunnen wij u niet in dienst nemen.

Camera’s. Komt u voor een gesprek naar onze kantoren, dan kunt u in beeld komen van camera’s in de gemeenschappelijke delen van het gebouw. Die camera’s worden beheerd door de eigenaar van het gebouw, die daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke is. Pluxee heeft er geen rechtstreekse toegang toe en vraagt alleen beelden op bij een concreet incident dat de veiligheid van personen of goederen raakt. Volgens de eigenaar worden de beelden 30 dagen bewaard.

4. WAARVOOR GEBRUIKEN WIJ UW GEGEVENS, OP WELKE RECHTSGROND EN HOE LANG?

De tabel hieronder geeft per verwerking het doel, de gegevens, de rechtsgrond en de bewaartermijn. Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij uw gegevens. Wij bewaren ze alleen langer wanneer dat nodig is voor een lopend geschil of onderzoek, of voor de verdediging van onze rechten. Zie ook de punten 3.3 en 3.9 van de algemene privacyverklaring.

	Doel	Gegevens	Rechtsgrond	Bewaartermijn
A. Selectieprocedure
A1	Uw sollicitatie beoordelen en de selectieprocedure organiseren (screening, gesprekken, tests en andere evaluaties)	Identificatie, contact, gegevens uit uw cv en motivatiebrief, de functie, uw verwachtingen over loon en voordelen, notities van gesprekken, testresultaten	Precontractuele maatregelen op uw verzoek; gerechtvaardigd belang (uw vaardigheden en geschiktheid voor de functie beoordelen), in het bijzonder voor notities van gesprekken en evaluaties	Maximaal 2 jaar vanaf uw laatste sollicitatie
A2	Met u communiceren over uw sollicitatie en het verloop van de procedure	Identificatie, contact, inhoud van onze contacten	Precontractuele maatregelen op uw verzoek	Maximaal 2 jaar vanaf uw laatste sollicitatie
A3	Referenties opvragen bij vroegere werkgevers of andere referentiepersonen	Identificatie, gegevens van de referentiepersoon, de verkregen informatie	Toestemming	Maximaal 2 jaar vanaf uw laatste sollicitatie
A4	Een arbeidsovereenkomst met u voorbereiden en sluiten	Identificatie, contact, gegevens over de functie en de arbeidsvoorwaarden	Precontractuele maatregelen op uw verzoek	Wordt u aangeworven: opgenomen in uw personeelsdossier (zie de HR-privacyverklaring); anders zoals A1
A5	Nagaan of u in België mag werken, vóór de start van de arbeidsovereenkomst	Nationaliteit, verblijfs- of arbeidsvergunning	Wettelijke verplichting	Wordt u aangeworven: opgenomen in uw personeelsdossier (zie de HR-privacyverklaring); anders zoals A1
B. Na de selectieprocedure
B1	Uw dossier bewaren om u andere vacatures voor te stellen, ook na een spontane sollicitatie	Identificatie, contact, gegevens uit uw cv, onze beoordeling	Gerechtvaardigd belang (u contacteren wanneer er een nieuwe vacature is); u kunt op elk ogenblik bezwaar maken	Maximaal 2 jaar vanaf uw laatste sollicitatie
B2	Uw profiel delen met andere entiteiten van de Pluxee-groep, zodat u ook voor hun vacatures in aanmerking komt	Identificatie, contact, gegevens uit uw cv	Toestemming (los van uw sollicitatie; u kunt ze op elk ogenblik intrekken)	Tot u uw toestemming intrekt, en uiterlijk 2 jaar vanaf uw laatste sollicitatie
B3	Onze rechten vaststellen, uitoefenen of verdedigen bij een betwisting over de selectieprocedure	Uw sollicitatiedossier	Gerechtvaardigd belang (verdediging in rechte)	Maximaal 2 jaar vanaf uw laatste sollicitatie; bij een lopende betwisting tot die is afgehandeld
C. Website, sollicitatieplatform en uw rechten
C1	Werking en beveiliging van onze website en ons online sollicitatieplatform; strikt noodzakelijke cookies	Accountgegevens, technische gegevens	Gerechtvaardigd belang (veilige en goed werkende diensten)	Accountgegevens: zoals A1; cookies: zie het cookiebeleid
C2	Behandelen van uw verzoeken over uw rechten	Identificatie, inhoud van uw verzoek, ons antwoord	Wettelijke verplichting (artikelen 12 tot 22 AVG)	De duur van de behandeling van uw verzoek, en daarna zolang nodig is om aan te tonen dat wij het correct hebben behandeld

5. MET WIE DELEN WIJ UW GEGEVENS?

Binnen Pluxee hebben alleen de medewerkers die bij de selectie betrokken zijn toegang tot uw gegevens, zoals de HR-dienst en de betrokken leidinggevenden. Daarnaast delen wij uw gegevens alleen voor de doeleinden in punt 4, met:

andere entiteiten van de Pluxee-groep, met name Pluxee International, voor zover dat nodig is voor gezamenlijke diensten op het vlak van werving, en, alleen met uw toestemming, om u ook voor vacatures bij die entiteiten in aanmerking te laten komen (punt 4, B2);
onze dienstverleners, die uitsluitend volgens onze instructies werken: de aanbieder van ons online sollicitatieplatform, selectie- en uitzendbureaus en headhunters die wij inschakelen, aanbieders van tests en assessments, en IT-, hosting- en clouddiensten;
vroegere werkgevers of andere referentiepersonen, wanneer wij met uw toestemming referenties opvragen;
overheden, rechtbanken en politiediensten, wanneer de wet dat vereist of voor de verdediging van onze rechten;
onze juridische adviseurs, bij een betwisting.

Wij verkopen of verhuren uw gegevens niet. Meer over de ontvangers leest u in punt 5 van de algemene privacyverklaring.

6. DOORGIFTE BUITEN DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE

Sommige entiteiten van de Pluxee-groep en dienstverleners zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gevestigd of hebben van daaruit toegang tot gegevens. Wij geven uw gegevens alleen door met een passende waarborg: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, zo nodig met bijkomende maatregelen. Meer informatie en een kopie van de waarborgen vindt u in punt 6 van de algemene privacyverklaring of via privacy.be@pluxeegroup.com.

7. GEAUTOMATISEERDE BESLUITEN EN ARTIFICIËLE INTELLIGENTIE

Wij nemen over uw sollicitatie geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten. Elke beslissing wordt genomen door een medewerker die de uitkomst kan wijzigen. U kunt altijd vragen dat een medewerker uw dossier bekijkt, uw standpunt toelichten en een beslissing betwisten.

Wij kunnen artificiële intelligentie (AI) gebruiken om de wervingsprocedure te ondersteunen. AI ondersteunt het menselijke oordeel, maar vervangt het niet. Wanneer u rechtstreeks met een AI-systeem communiceert, laten wij u dat weten. Gebruiken wij voor de werving of selectie een AI-systeem dat volgens de AI-verordening een AI-systeem met een hoog risico is, dan brengen wij u daarvan op de hoogte. Wij gebruiken geen AI-systemen om uw emoties af te leiden, bijvoorbeeld tijdens een sollicitatiegesprek. Meer informatie vindt u in de punten 3.7 en 3.8 van de algemene privacyverklaring.

8. BEVEILIGING

Wij beschermen uw gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen, en alleen wie bij de selectie betrokken is, heeft toegang tot uw dossier (zie punt 4 van de algemene privacyverklaring).

9. UW RECHTEN

U hebt het recht om:

uw gegevens in te zien en er een kopie van te krijgen;
onjuiste gegevens te laten verbeteren;
uw gegevens te laten wissen, tenzij wij ze nog moeten bewaren (bijvoorbeeld bij een lopende betwisting);
de verwerking te laten beperken;
de gegevens die u ons hebt gegeven, mee te nemen naar een andere organisatie (overdraagbaarheid);
bezwaar te maken tegen verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang, zoals het bewaren van uw dossier voor andere vacatures;
uw toestemming (bijvoorbeeld voor het opvragen van referenties of voor het delen van uw profiel met andere entiteiten van de Pluxee-groep) op elk ogenblik in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de verwerking vóór de intrekking.

U oefent uw rechten kosteloos uit via het online formulier of per e-mail aan privacy.be@pluxeegroup.com. Wij antwoorden binnen één maand; voor complexe verzoeken kan die termijn met twee maanden worden verlengd. Als wij twijfelen aan uw identiteit, kunnen wij u vragen die te bevestigen.

U kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. U kunt ook naar de rechtbank stappen. Meer details vindt u in punt 8 van de algemene privacyverklaring.

10. WIJZIGINGEN

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De datum van de laatste versie staat bovenaan.

11. CONTACT

Hebt u vragen over uw sollicitatie? Neem contact op met onze HR-dienst via hr.4you.be@pluxeegroup.com. Hebt u vragen over deze privacyverklaring of over uw gegevens? Neem contact op met onze DPO via privacy.be@pluxeegroup.com of per post (zie punt 2).

PRIVACY NOTICE RELATING TO THE PROTECTION OF PERSONAL DATA OF JOB APPLICANTS

Pluxee Belgium NV – last updated: 27 october 2026

This privacy notice explains how Pluxee Belgium NV processes your personal data when you receive Pluxee vouchers (such as meal vouchers, eco-vouchers, gift vouchers, sport and culture vouchers and consumption vouchers) or use our websites or the Pluxee app. It starts with the key information in brief, followed by the details.

In brief

Who processes your data?	Pluxee Belgium NV, Ravensteinstraat 36, 1000 Brussels (company number 0403.167.335). You can reach our data protection officer (DPO) at privacy.be@pluxeegroup.com.
Which data?	Your identification and contact details, data about your Pluxee Card and your vouchers (balance, transactions, expiry date), your account data and technical data about your use of the app and our websites. We receive most of this data from your employer, who orders the vouchers for you.
Why?	To issue and manage your vouchers, run your account and the app, help you (customer service and Card Stop), prevent fraud and improve our services. With your consent, we send you offers and share data with partner services that you choose.
On what legal basis?	The legal rules for voucher issuers, the Pluxee Card terms of use, our legitimate interest and, for marketing, geolocation, non-essential cookies and partner services, your consent.
Who do we share it with?	Our service providers (for example for IT, card production and transaction processing), other Pluxee Group entities, authorities where the law requires it and, only with your consent, partners you choose. We do not sell your data.
Outside Europe?	Only with appropriate safeguards, such as the European Commission’s standard contractual clauses.
How long?	No longer than necessary. Transaction data in principle for 7 years after your vouchers have been used up or have expired. Marketing data until you unsubscribe, and otherwise 3 years after your consent or last contact. The period for each processing activity is set out in section 4.
Your rights	You can access, correct or erase your data, restrict its processing, take your data elsewhere, object and withdraw your consent. You can lodge a complaint with the Data Protection Authority (section 9).
Want to know more?	Read the details below and the general privacy notice of Pluxee Belgium NV (the “general privacy notice”) at www.pluxee.be/fr/declaration-de-confidentialite.

Your right to object

You can object at any time and free of charge to the use of your data for direct marketing, through the unsubscribe link in every message or in the app settings. You can also object, on grounds relating to your particular situation, to processing based on our legitimate interests.

The details

1. ABOUT THIS PRIVACY NOTICE

This privacy notice applies to beneficiaries of Pluxee vouchers and to anyone who uses our websites (such as www.pluxee.be) or the Pluxee app, including without an account (“you”).

It supplements the general privacy notice of Pluxee Belgium NV (the “general privacy notice”), available at www.pluxee.be/fr/declaration-de-confidentialite. The general privacy notice explains, among other things, how we secure your data, when we transfer it outside the European Economic Area and how you can exercise your rights. This privacy notice gives the specific information for beneficiaries and users: the data, purposes, legal bases and retention periods for each processing activity. In the event of any inconsistency, this privacy notice prevails for the processing it describes. Terms such as “Personal Data” and “Processing” have the meaning given to them in section 12 of the general privacy notice.

For cookies and similar technologies on our websites and in the app, please see our Cookie Policy at www.pluxee.be/fr/politique-de-gestion-des-cookies.

This privacy notice does not apply to service vouchers (dienstencheques/titres-services). For service vouchers, Pluxee processes personal data on behalf of the competent Region, and that Region’s privacy notice applies.

2. WHO IS RESPONSIBLE FOR YOUR DATA?

Pluxee Belgium NV, with its registered office at Ravensteinstraat 36, 1000 Brussels, registered with the Crossroads Bank for Enterprises under number 0403.167.335 (“Pluxee”, “we”), is the controller. Pluxee processes your data as an independent controller, not on behalf of your employer.

You can contact our data protection officer (DPO):

by e-mail: privacy.be@pluxeegroup.com;
by post: Pluxee Belgium NV, for the attention of the Data Protection Officer, Ravensteinstraat 36, 1000 Brussels.

3. WHICH DATA DO WE PROCESS AND WHERE DOES IT COME FROM?

Depending on the services you use, we process:

identification data: surname, first name, language, gender, date of birth, customer or user number and your Pluxee Card number;
contact details: postal address, e-mail address, telephone number;
the name of your employer, who orders vouchers for you;
data about your vouchers and your Pluxee Card: type and amount of vouchers, balance, transactions (date, amount, merchant), expiry date, card number and validity date;
account data: username, encrypted password, preferences and settings;
data about your contacts with us: questions, complaints, Card Stop reports and, where we inform you in advance, recordings of telephone calls;
technical data: IP address, device and browser data, log and connection data and cookie data;
geolocation data, only if you allow it in your device settings;
your marketing and communication preferences and, if you take part in a competition or campaign, the data you provide for it.

National register number. We use your national register number only to the extent and for the purposes required by the regulations on electronic meal vouchers, in particular the Royal Decree of 12 October 2010. We do not use it for marketing or as a general customer number.

Sensitive data. We do not ask for sensitive personal data, such as data about your health. Please do not include such data in your messages to us either.

We obtain your data:

from your employer (or its social secretariat), who orders vouchers for you: your identification and contact details and the type and amount of the vouchers;
from you, when you create an account, use the app, contact us or take part in a campaign;
from our service providers and from the payment networks and merchants that process your transactions;
automatically, through our websites and the app (technical data and, with your consent, cookies and geolocation).

Some data is needed to grant you vouchers or activate your account. It is marked with an asterisk (*) in our forms. Without that data, we cannot provide the service. Any other data is provided voluntarily.

4. WHAT DO WE USE YOUR DATA FOR, ON WHAT LEGAL BASIS AND FOR HOW LONG?

The table below sets out, for each processing activity, the purpose, the data, the legal basis and the retention period. When the retention period ends, we delete or anonymise your data. We only keep it longer where this is necessary for an ongoing dispute or investigation, or to defend our rights. See also sections 3.3 and 3.9 of the general privacy notice.

	Purpose	Data	Legal basis	Retention period
A. Electronic vouchers and Pluxee Card
A1	Issuing and managing your electronic vouchers and Pluxee Card (activation, crediting, payments, expiry)	Identification (including national register number where required), contact, employer, voucher and card data, transactions	Legal obligation (regulations on meal, eco, gift and sport and culture vouchers; accounting law) and performance of the Pluxee Card terms of use	In principle 7 years after the vouchers on your Pluxee Card have been used up or have expired (aligned with the statutory or regulatory limitation periods)
A2	Informing you about your balance, your transactions and the expiry date of your vouchers	Identification, contact, voucher and transaction data	Performance of the Pluxee Card terms of use	As long as you hold valid vouchers and continue to use your Pluxee Card
A3	Customer service and Card Stop (blocking your card in case of loss or theft), including call recording where you are informed in advance	Identification, contact, card number, content of your request, recording	Performance of the terms of use; legitimate interest (quality of our service and evidence) for recordings	The time needed to handle your request
A4	Preventing and detecting fraud and misuse	Identification (including national register number where required), card and transaction data, IP address, device data	Legal obligation (security requirements for issuers of electronic vouchers) and legitimate interest (protecting you, your employer, merchants and Pluxee against fraud)	Aligned with the statutory or regulatory limitation periods, which may vary depending on the legal or regulatory source concerned
A5	Informing you about changes to the terms of use or to this privacy notice	Identification, contact	Performance of the terms of use; legitimate interest	The time needed to inform you of the information or change
B. Paper vouchers (gift vouchers and sport and culture vouchers)
B1	Issuing and managing paper vouchers	Identification (surname, first name, language), contact (postal address, e-mail address, telephone number), type and amount of the vouchers, merchant concerned	Legal obligation (obligations of voucher issuers)	All individual information relating to the order is destroyed as soon as the next order is placed
B2	Customer service (which may include recording telephone calls)	Identification (surname, first name), contact, transaction data	Legitimate interest (managing and handling your request)	The time needed to handle your request
B3	Preventing, detecting and prosecuting fraud	Identification (including date of birth), contact, transaction data	Legal obligation	Aligned with the statutory or regulatory limitation periods, which may vary depending on the legal or regulatory source concerned
B4	Informing you about changes to the voucher terms of use or to this privacy notice	Identification (including date of birth), contact	Legitimate interest (communicating with you)	The time needed to inform you of the information or change
C. Account, app and websites
C1	Creating and managing your account and secure log-in	Identification, card number, contact, username and encrypted password	Performance of the app and Pluxee Card terms of use	In principle 7 years after the vouchers on your Pluxee Card have been used up or have expired (aligned with the statutory or regulatory limitation periods)
C2	Handling questions submitted through the contact form	Identification, contact, content of your question	Legitimate interest (answering your question) or performance of the terms of use	The time needed to handle your question
C3	Operation and security of the websites and the app; strictly necessary cookies	Technical data	Legitimate interest (secure and properly functioning services)	See the Cookie Policy
C4	Analytics and other non-essential cookies; personalisation	Cookie data	Consent	Variable, depending on the type of cookie (see the Cookie Policy)
C5	Statistics and improvement of our services	Pseudonymised usage and transaction data	Legitimate interest (improving our services)	The duration of the analysis or of the preparation of the statistics
C6	Satisfaction surveys	Identification, contact, card and product data, your answers	Legitimate interest (quality of our services)	The duration of the survey
D. Offers, partners and campaigns
D1	Offers, discounts and news by e-mail, text message or push notification, tailored to your profile	Identification, contact, language, preferences, type of vouchers and transactions	Consent	Until you withdraw your consent or unsubscribe; otherwise 3 years from your consent, its renewal or your last contact with us
D2	Personalising your experience on the website and in the app, for example by showing merchants near you	Cookie data; geolocation	Consent (geolocation: through your device settings)	Variable, depending on the type of cookie (see the Cookie Policy)
D3	Competitions and campaigns	Identification, contact, participation data	Performance of the competition rules; consent for marketing	The duration of the competition, in accordance with the rules of the competition concerned
D4	Showing your balance and expiry date in a partner app that you choose	Balance, expiry date and transactions, as stated when you activate the connection	Consent per partner	Until you end the connection
E. Your rights
E1	Handling your requests to exercise your rights	Identification, content of your request, our reply	Legal obligation (Articles 12 to 22 GDPR)	The time needed to handle your request, and thereafter as long as needed to demonstrate that we handled it correctly

5. WHO DO WE SHARE YOUR DATA WITH?

We share your data only for the purposes set out in section 4, with:

our service providers, who act only on our instructions: IT, hosting and cloud providers, the manufacturer of the Pluxee Card, transaction and payment processors, customer service and Card Stop, (e-)mailing providers and market research agencies;
other Pluxee Group entities, for shared IT services, security and reporting;
the payment networks and merchants involved in your transactions, to the extent necessary to complete the payment;
your employer, to the extent necessary to manage the benefits it grants you (for example confirming that your vouchers have been delivered or activated). Your employer has no access to your individual spending;
partners you choose, only with your consent (section 4, D4);
authorities, courts and police services, where the law requires it or to defend our rights;
our legal, financial and accounting advisers.

We do not sell your data. More information about recipients is available in section 5 of the general privacy notice.

6. TRANSFERS OUTSIDE THE EUROPEAN ECONOMIC AREA

Some service providers and Pluxee Group entities are established outside the European Economic Area (EEA) or access data from there. We only transfer your data with an appropriate safeguard: an adequacy decision of the European Commission or the European Commission’s standard contractual clauses, supplemented where necessary by additional measures. More information and a copy of the safeguards are available in section 6 of the general privacy notice or via privacy.be@pluxeegroup.com.

7. AUTOMATED DECISIONS, PROFILING AND ARTIFICIAL INTELLIGENCE

We do not take decisions about you based solely on automated processing that produce legal effects concerning you or similarly significantly affect you. If a transaction or your card is blocked automatically because of a suspicion of fraud, you can contact our customer service; a member of staff will then review the situation.

With your consent (section 4, D1), we may create a profile based on the type of vouchers you receive and your transactions in order to show you relevant offers. You can withdraw that consent at any time.

We may use artificial intelligence (AI), for example in a customer service chatbot. When you interact with an AI system, we will tell you. In such a conversation, please only provide the data needed for your question. More information is available in sections 3.7 and 3.8 of the general privacy notice.

8. SECURITY AND WHAT YOU CAN DO

We protect your data with appropriate technical and organisational measures (see section 4 of the general privacy notice). You can help too: keep your PIN and password secret, do not share them with anyone, and report the loss, theft or misuse of your Pluxee Card immediately through Card Stop (telephone number 078 170 170). The consequences of loss or theft for your vouchers are governed by the Pluxee Card terms of use (www.pluxee.be/fr/conditions-de-la-pluxee-card).

9. YOUR RIGHTS

You have the right to:

access your data and obtain a copy of it;
have inaccurate data corrected;
have your data erased, unless we still have to keep it (for example transaction data during the statutory retention period);
have the processing restricted;
take the data you have provided to us to another organisation (portability);
object to processing based on our legitimate interests, and always to direct marketing;
withdraw your consent at any time, without affecting the processing carried out before the withdrawal.

You can exercise your rights free of charge through the online form or by e-mail to privacy.be@pluxeegroup.com. You can also unsubscribe from marketing through the link in every message or in the app settings. We respond within one month; for complex requests, this period may be extended by two months. If we have doubts about your identity, we may ask you to confirm it.

You can lodge a complaint with the Belgian Data Protection Authority, Drukpersstraat 35 / rue de la Presse 35, 1000 Brussels, contact@apd-gba.be, www.dataprotectionauthority.be. You can also go to court. More details are available in section 8 of the general privacy notice.

10. MINORS

Our services are intended for adults. We do not knowingly collect data about children. If you believe this has happened, please contact our DPO and we will erase that data.

11. CHANGES

We may update this privacy notice. We will inform you in advance of significant changes, in the app or by e-mail. The date of the latest version is shown at the top.

12. CONTACT

Do you have questions about this privacy notice or about your data? Contact our DPO at privacy.be@pluxeegroup.com or by post (see section 2). For questions about your vouchers or your card, please contact our customer service (see our contact details).