7 zomertips voor een gemotiveerd en productief team

1. Help medewerkers om echt te deconnecteren

Vakantie is bedoeld om te herstellen. Maak daarom duidelijk dat medewerkers tijdens hun verlof geen e-mails, berichten of oproepen hoeven te beantwoorden. Dat werkt alleen als leidinggevenden zelf dezelfde grens respecteren en geen snelle reacties verwachten.

Spreek vooraf af:

• wie dringende vragen overneemt;
• welke berichten kunnen wachten;
• wanneer de medewerker opnieuw bereikbaar is;
• hoe collega’s omgaan met e-mails buiten de werkuren.

Werkgevers met minstens 20 werknemers moeten in België afspraken vastleggen over het recht op deconnectie. Die gaan onder meer over bereikbaarheid buiten de werkuren, het gebruik van digitale hulpmiddelen en sensibilisering van medewerkers en leidinggevenden.

Maak daarnaast duidelijke afspraken over wie dringende taken overneemt tijdens een afwezigheid. Met een goede overdracht kunnen medewerkers makkelijker loslaten en met een gerust gevoel op vakantie vertrekken. Onze tips voor een vlotte vakantieoverdracht helpen je daarbij op weg.

2. Maak vertrekken én terugkeren minder stressvol

Een goede vakantie begint met een duidelijke overdracht. Bepaal vóór het verlof welke taken worden overgenomen, welke deadlines kunnen verschuiven en bij wie collega’s of klanten terechtkunnen.

Gebruik bijvoorbeeld deze korte checklist:

• Maak een overzicht van lopende dossiers.
• Duid per taak een tijdelijke contactpersoon aan.
• Stel een duidelijk automatisch afwezigheidsbericht in.
• Vermijd nieuwe deadlines vlak na het verlof.
• Plan geen vergaderingen op de eerste ochtend na terugkomst.

Zo kunnen medewerkers zonder losse eindjes vertrekken en krijgen ze bij hun terugkeer tijd om e-mails te verwerken en opnieuw overzicht te krijgen.

3. Breng de zomer naar de werkvloer

Een zomerse attentie hoeft niet groot of duur te zijn. Organiseer bijvoorbeeld een ijsjesmoment, foodtrucklunch, fruitpauze of picknick in het park.

Hou daarbij rekening met medewerkers die telewerken, deeltijds werken of in verschillende vestigingen actief zijn. Geef hen waar mogelijk een gelijkwaardig alternatief. Zo wordt een zomerse verrassing een inclusief moment voor het hele team.

4. Geef extra aandacht aan welzijn bij warm weer

Hoge temperaturen kunnen het comfort en de concentratie op de werkvloer beïnvloeden. Voorzie daarom voldoende drinkwater, gezonde snacks en korte pauzes op een koele plek of in de buitenlucht.

Je kan medewerkers ook op een lichte manier in beweging brengen met:

• een korte wandelpauze;
• een vrijwillige stappenchallenge;
• een lunch buiten;
• een sportieve activiteit na het werk.

Hou deelname altijd vrijblijvend. Niet elke medewerker ervaart warmte of beweging op dezelfde manier.

5. Maak flexibel werken mogelijk tijdens warme dagen

Telewerk kan tijdens zeer warme dagen comfortabeler zijn, maar maak er geen automatische regel van. Niet elke functie kan van thuis worden uitgevoerd en niet iedere medewerker beschikt thuis over een geschikte werkplek.

Leg daarom vooraf vast:

• voor welke functies telewerk mogelijk is;
• wanneer medewerkers ervan gebruik kunnen maken;
• tijdens welke uren ze bereikbaar moeten zijn;
• welke hulpmiddelen de werkgever voorziet;
• welke alternatieven gelden voor medewerkers die niet kunnen telewerken.

Structureel telewerk vereist in België duidelijke afspraken tussen werkgever en werknemer. De officiële richtlijnen benadrukken bovendien dat telewerk voordelen kan bieden, maar ook risico’s meebrengt, zoals isolement, stress en een vervagende grens tussen werk en privé.

Zo blijft flexibel werken eerlijk, duidelijk en praktisch voor het hele team.

6. Organiseer een laagdrempelige zomerse teambuilding

Een zomerse teambuilding hoeft geen volledige dag te duren. Een barbecue, lunchwandeling, sportmoment of alcoholvrije afterwork kan al helpen om collega’s opnieuw samen te brengen.

Kies bij voorkeur een activiteit die:

• vrijwillig is;
• voor verschillende medewerkers toegankelijk is;
• tijdens of vlak na de werkuren plaatsvindt;
• niet te veel voorbereiding vraagt;
• ruimte laat voor informele gesprekken.

Vraag je team vooraf naar hun voorkeuren. Zo vermijd je dat een goedbedoelde activiteit extra druk veroorzaakt.

7. Geef als leidinggevende zelf het goede voorbeeld

Een deconnectiebeleid werkt alleen als het gedrag op de werkvloer ermee overeenstemt. Wanneer leidinggevenden tijdens hun vakantie blijven mailen of onmiddellijk antwoorden verwachten, ontstaat snel de indruk dat medewerkers hetzelfde moeten doen.

Plan daarom zelf je overdracht, stel een afwezigheidsbericht in en wees duidelijk over je bereikbaarheid. Neem ook tijdens warme werkdagen voldoende pauze en maak gebruik van de flexibiliteit die je aan je team aanbiedt.

Zo laat je zien dat rust, welzijn en productiviteit elkaar niet uitsluiten.

Praktische zomerchecklist voor werkgevers

Voor de zomer begint, controleer je best of:

• de vakantieplanning en personeelsbezetting duidelijk zijn;
• lopende taken correct worden overgedragen;
• afspraken over deconnectie bekend zijn;
• automatische afwezigheidsberichten zijn ingesteld;
• medewerkers weten wanneer telewerk mogelijk is;
• er voldoende aandacht is voor warmte en welzijn;
• zomerse activiteiten toegankelijk en vrijwillig zijn;
• leidinggevenden zelf het goede voorbeeld geven.

Veelgestelde vragen over welzijn op het werk tijdens de zomer

Hoe houd je medewerkers gemotiveerd tijdens de zomer?
Zorg voor duidelijke vakantieafspraken, voldoende flexibiliteit en aandacht voor de medewerkers die aanwezig blijven. Kleine initiatieven, zoals een zomerse lunch of extra pauzemoment, kunnen helpen zolang ze aansluiten bij de behoeften van het team.

Hoe voorkom je extra werkdruk tijdens de vakantieperiode?
Plan verloven tijdig, wijs tijdelijke contactpersonen aan en bepaal welke taken prioriteit hebben. Stel niet-dringende opdrachten uit en voorkom dat dezelfde medewerkers voortdurend het werk van afwezige collega’s moeten overnemen.

Mogen medewerkers tijdens hun vakantie volledig deconnecteren?
Medewerkers moeten hun rust- en verlofperiodes kunnen respecteren. In België moeten werkgevers met minstens 20 werknemers afspraken vastleggen over bereikbaarheid buiten het uurrooster en het gebruik van digitale communicatiemiddelen.

Kan een werkgever telewerk toelaten tijdens een hittegolf?
Dat kan wanneer de functie en de gemaakte telewerkafspraken het toelaten. Structureel telewerk vereist een schriftelijke overeenkomst waarin onder meer de frequentie, bereikbaarheid, werkplek en kosten worden geregeld.

Welke zomerse teambuilding werkt voor verschillende medewerkers?
Kies een korte, vrijwillige en toegankelijke activiteit, zoals een gezamenlijke lunch, wandeling, picknick of laagdrempelig sportmoment. Vraag medewerkers vooraf naar hun voorkeuren en bied waar mogelijk een alternatief.