7 conseils d’été pour une équipe motivée et productive

1. Aidez vos collaborateurs à vraiment déconnecter

Les vacances sont faites pour récupérer. Indiquez clairement à vos collaborateurs qu’ils ne sont pas tenus de répondre aux e-mails, messages ou appels professionnels pendant leurs congés. Cette démarche ne fonctionne que si les responsables d’équipe respectent eux aussi cette limite et n’attendent pas de réponse immédiate.

Avant leur départ, définissez clairement :

• qui reprend les demandes urgentes ;
• quels messages peuvent attendre leur retour ;
• à partir de quelle date le collaborateur sera de nouveau joignable ;
• comment gérer les e-mails envoyés en dehors des heures de travail.

En Belgique, les employeurs qui occupent au moins 20 travailleurs doivent définir des règles concernant le droit à la déconnexion. Celles-ci portent notamment sur la disponibilité en dehors des heures de travail, l’utilisation des outils numériques et la sensibilisation des collaborateurs et des responsables d’équipe.

Prévoyez également qui reprendra les tâches urgentes pendant l’absence d’un collaborateur. Une bonne transmission permet de partir en vacances plus sereinement et de vraiment décrocher du travail. Nos conseils pour organiser une transmission efficace avant les congés vous aideront à bien la préparer.

2. Facilitez le départ en vacances et le retour au travail

Des vacances sereines commencent par une transmission claire. Avant le départ, déterminez quelles tâches seront reprises, quelles échéances peuvent être déplacées et à qui les collègues ou les clients peuvent s’adresser.

Utilisez, par exemple, cette checklist :

• Dressez la liste des dossiers en cours.
• Désignez une personne de contact temporaire pour chaque tâche.
• Configurez un message d’absence automatique clair.
• Évitez de fixer de nouvelles échéances juste après les congés.
• Ne planifiez pas de réunion le matin du retour.

Vos collaborateurs pourront ainsi partir sans laisser de tâches en suspens. À leur retour, ils disposeront du temps nécessaire pour traiter leurs e-mails, revoir leurs priorités et reprendre progressivement le rythme.

3. Faites entrer l’été sur le lieu de travail

Une attention estivale ne doit être ni coûteuse ni compliquée. Organisez, par exemple, une pause glace, un déjeuner avec un food truck, une pause fruitée ou un pique-nique dans un parc.

Pensez également aux collaborateurs qui télétravaillent, travaillent à temps partiel ou sont actifs sur différents sites. Lorsque cela est possible, proposez-leur une alternative équivalente. Une petite surprise estivale devient ainsi un moment inclusif pour toute l’équipe.

4. Accordez une attention particulière au bien-être en période de chaleur

Les températures élevées peuvent influencer le confort et la concentration au travail. Prévoyez suffisamment d’eau, des collations saines et de courtes pauses dans un endroit frais ou à l’extérieur.

Vous pouvez également encourager vos collaborateurs à bouger de manière légère et accessible avec :

• une courte promenade ;
• un défi de pas facultatif ;
• un déjeuner à l’extérieur ;
• une activité sportive après le travail.

La participation doit toujours rester volontaire. Tous les collaborateurs ne vivent pas la chaleur ou l’activité physique de la même manière.

5. Facilitez le travail flexible pendant les journées chaudes

Le télétravail peut être plus confortable lorsqu’il fait très chaud, mais il ne doit pas devenir une règle automatique. Toutes les fonctions ne peuvent pas être exercées à distance et tous les collaborateurs ne disposent pas d’un espace de travail adapté à domicile.

Définissez donc à l’avance :

• les fonctions pour lesquelles le télétravail est possible ;
• les circonstances dans lesquelles les collaborateurs peuvent y recourir ;
• les heures pendant lesquelles ils doivent être joignables ;
• les équipements mis à disposition par l’employeur ;
• les alternatives proposées aux collaborateurs qui ne peuvent pas télétravailler.

En Belgique, le télétravail structurel nécessite des accords clairs entre l’employeur et le travailleur. Il peut offrir davantage de flexibilité, mais présente aussi certains risques, comme l’isolement, le stress ou une frontière moins nette entre la vie professionnelle et la vie privée.

Des règles précises permettent de rendre le travail flexible équitable, compréhensible et pratique pour toute l’équipe.

6. Organisez une activité estivale accessible

Une activité d’équipe estivale ne doit pas nécessairement occuper une journée entière. Un barbecue, une promenade pendant la pause déjeuner, une activité sportive ou un afterwork sans alcool peuvent déjà aider les collègues à se retrouver.

Choisissez de préférence une activité qui :

• reste facultative ;
• est accessible à différents profils de collaborateurs ;
• se déroule pendant ou juste après les heures de travail ;
• demande peu de préparation ;
• laisse suffisamment de place aux échanges informels.

Demandez à votre équipe ce qu’elle préfère avant de faire votre choix. Vous éviterez ainsi qu’une initiative bien intentionnée ne devienne une obligation ou une source de pression supplémentaire.

7. Montrez l’exemple en tant que responsable

Une politique de déconnexion ne fonctionne que si les comportements sur le lieu de travail sont cohérents avec les règles établies. Lorsqu’un responsable continue à envoyer des e-mails pendant ses vacances ou attend des réponses immédiates, les collaborateurs peuvent penser qu’ils doivent faire de même.

Préparez donc votre propre transmission, configurez un message d’absence et communiquez clairement vos périodes de disponibilité. Pendant les journées chaudes, prenez également suffisamment de pauses et utilisez vous-même les possibilités de flexibilité proposées à votre équipe.

Vous montrez ainsi que le repos, le bien-être et la productivité ne sont pas incompatibles.

Checklist d’été pratique pour les employeurs

Avant le début de la période estivale, vérifiez que :

• le planning des congés et les effectifs présents sont clairement définis ;
• les tâches en cours font l’objet d’une transmission correcte ;
• les règles relatives au droit à la déconnexion sont connues ;
• les messages d’absence automatiques sont configurés ;
• les collaborateurs savent quand le télétravail est possible ;
• des mesures sont prévues pour faire face à la chaleur ;
• les activités estivales sont accessibles et facultatives ;
• les responsables d’équipe montrent eux-mêmes l’exemple.

Questions fréquentes sur le bien-être au travail en été

Comment maintenir la motivation des collaborateurs pendant l’été ?
Définissez clairement l’organisation des congés, offrez suffisamment de flexibilité et accordez de l’attention aux collaborateurs qui restent présents. De petites initiatives, comme un déjeuner estival ou des pauses supplémentaires, peuvent aussi contribuer au bien-être lorsqu’elles répondent aux besoins réels de l’équipe.

Comment éviter une surcharge de travail pendant les vacances ?
Planifiez les congés suffisamment tôt, désignez des personnes de contact temporaires et déterminez les tâches prioritaires. Reportez les missions non urgentes et évitez que les mêmes collaborateurs reprennent systématiquement le travail de leurs collègues absents.

Les collaborateurs peuvent-ils complètement déconnecter pendant leurs vacances ?
Les périodes de repos et de congé doivent pouvoir être respectées. En Belgique, les employeurs qui occupent au moins 20 travailleurs doivent prévoir des règles concernant la disponibilité en dehors des horaires de travail et l’utilisation des outils de communication numériques.

Un employeur peut-il autoriser le télétravail pendant une vague de chaleur ?
Oui, lorsque la fonction et les accords relatifs au télétravail le permettent. Le télétravail structurel nécessite une convention écrite précisant notamment sa fréquence, les périodes de disponibilité, le lieu de travail et la prise en charge des frais.

Quelle activité estivale convient à différents profils de collaborateurs ?
Choisissez une activité courte, facultative et accessible, comme un déjeuner d’équipe, une promenade, un pique-nique ou une activité sportive légère. Demandez préalablement l’avis des collaborateurs et proposez, si possible, une alternative.