Bien partir en congé : 5 conseils pour une passation réussie

1. Intégrez la passation dans les habitudes de l’équipe

Un document de passation clair aide les collaborateurs à partir en congé sereinement. Il donne également à l’équipe toutes les informations nécessaires pour reprendre temporairement les tâches urgentes.

Pensez au minimum à préciser :

• les tâches en attente et les échéances importantes ;
• l’état d’avancement des dossiers en cours ;
• les personnes de contact internes et externes ;
• les tâches à suivre pendant l’absence ;
• les sujets qui peuvent attendre le retour du collaborateur.

Faites de cette passation une étape habituelle avant chaque départ en congé. Chacun saura ainsi ce qui est attendu, aussi bien la personne qui s’absente que les collègues qui reprennent temporairement certaines tâches.

2. Configurez un message d’absence clair

Un bon message d’absence ne se limite pas à indiquer la durée des congés. Précisez clairement :

• les dates de début et de fin de l’absence ;
• la date à partir de laquelle une réponse peut être attendue ;
• la personne qui traitera les demandes urgentes ;
• si les e-mails reçus pendant l’absence seront lus ou transférés.

Vous pouvez, par exemple, utiliser le message suivant :

Merci pour votre message. Je suis absent jusqu’au 18 août inclus et je ne consulterai pas mes e-mails pendant mes congés. Pour toute demande urgente, vous pouvez contacter [nom] à l’adresse [adresse e-mail]. Je serai de nouveau disponible à partir du 19 août.

Les clients et les collègues savent ainsi immédiatement à qui s’adresser. La personne en congé peut, quant à elle, se déconnecter sans devoir surveiller sa boîte de réception.

3. Définissez des accords clairs et faites confiance à votre équipe

Tout ne doit pas nécessairement être terminé avant le départ. Une bonne organisation, des priorités claires et la confiance accordée aux collègues sont plus importantes qu’une dernière semaine de travail surchargée. 

Avant le départ, déterminez ensemble :

• les tâches prioritaires ;
• les échéances qui peuvent être reportées ;
• les personnes autorisées à prendre des décisions pendant l’absence ;
• les situations dans lesquelles il est réellement nécessaire de contacter le collaborateur.

En tant que responsable, montrez l’exemple. Pendant vos propres congés, faites comprendre à votre équipe qu’il n’est pas nécessaire de rester constamment disponible.

4. Aidez les collaborateurs à se déconnecter

Un congé ne doit pas se transformer en journée de travail à temps partiel. Encouragez les collaborateurs à désactiver temporairement les notifications de leurs applications professionnelles et de leur messagerie. 

Prévoyez en parallèle une personne de remplacement clairement identifiée pour les demandes urgentes. Lorsque les collègues et les clients savent vers qui se tourner, le collaborateur absent n’a pas besoin de continuer à suivre son travail à distance.

La déconnexion ne repose alors plus uniquement sur la personne en congé. Elle devient un engagement partagé par toute l’équipe.

5. Prévoyez une reprise en douceur

Évitez qu’un collaborateur retrouve, dès son premier jour, un agenda rempli de réunions et d’échéances. Accordez-lui suffisamment de temps pour :

• traiter ses e-mails ;
• faire le point sur les dossiers en cours ;
• échanger avec ses collègues ;
• redéfinir ses priorités ;
• reprendre progressivement ses différentes tâches.

Dans la mesure du possible, ne prévoyez aucune réunion durant la première matinée suivant son retour. Le collaborateur pourra ainsi retrouver une vue d’ensemble et reprendre le travail avec une énergie renouvelée.