Frais de déplacement et indemnité kilométrique en 2026 : que pouvez-vous rembourser et combien ?

Trajet domicile-travail vs. déplacements professionnels : la différence

Tous les déplacements ne se valent pas. La législation belge établit une distinction claire entre deux types de trajets, car les règles et remboursements diffèrent selon le type.

• Trajet domicile-travail est le trajet quotidien entre le domicile et le lieu de travail fixe, et inversement. En tant qu’employeur, vous êtes dans de nombreux cas tenu d’en rembourser une partie, selon le moyen de transport et ce que prescrit votre commission paritaire.
• Déplacements professionnels sont des trajets effectués par votre travailleur à votre demande : chez un client, un fournisseur ou un autre lieu pendant les heures de travail. Une logique différente s’applique ici. Vous devez rembourser les coûts réels de ce trajet, généralement via une indemnité kilométrique forfaitaire.

Attention : un détour pour déposer les enfants à l’école ne compte pas comme trajet domicile-travail. Les déplacements privés et professionnels sont deux catégories distinctes.

L’indemnité kilométrique pour le véhicule personnel

Un travailleur utilise-t-il son véhicule personnel pour des déplacements professionnels ? En tant qu’employeur, vous devez couvrir ces coûts via une indemnité kilométrique forfaitaire : un montant fixe par kilomètre parcouru couvrant le carburant, l’usure et l’assurance.

Il existe deux systèmes, et il est important de savoir lequel s’applique à votre situation.

• L’indexation trimestrielle fluctue avec les prix du carburant et est adaptée chaque trimestre. Pour le T1 2026, ce montant est de € 0,4326/km.  
• L’indexation annuelle est plus stable et est fixée au 1er juillet pour une année complète. Pour la période du 1er juillet 2025 au 30 juin 2026, ce montant est de € 0,4449/km. Si vous choisissez ce système, vous devez l’appliquer pendant toute la période et ne pouvez pas en changer en cours d’année.

Tant que vous maintenez l’indemnité dans ces limites, elle est entièrement exonérée de cotisations ONSS et d’impôts. Si vous payez davantage, l’excédent est imposable.

Bon à savoir : de nombreux secteurs fixent le tarif à appliquer via la commission paritaire. Vérifiez toujours ce qui s’applique dans votre secteur. Vous n’êtes pas certain·e ? Consultez votre secrétariat social ou votre comptable.

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Indemnité vélo et transports en commun

La mobilité durable est avantageuse, y compris sur le plan fiscal. L’indemnité vélo et les transports en commun sont deux des moyens les plus avantageux pour rembourser vos travailleurs pour leur trajet domicile-travail.

Indemnité vélo

Lorsqu’un travailleur vient au travail à vélo, vous pouvez lui octroyer en tant qu’employeur une indemnité exonérée d’impôts de maximum € 0,36 par kilomètre, exonérée jusqu’à € 3.610 par an. Le type de vélo utilisé par votre travailleur — vélo ordinaire, vélo électrique ou speed pedelec — n’a pas d’importance. Combinez cela avec le leasing vélo via Pluxee Mobility pour une offre de mobilité encore plus attractive.

Transports en commun

Pour les transports en commun, vous êtes tenu en tant qu’employeur de prendre en charge au minimum 71,8 % du prix de l’abonnement. Cela passe souvent par un système de tiers payant et le transport est même entièrement gratuit pour le travailleur. Cette intervention est entièrement exonérée d’impôts.

indemnité vélo et transports en commun peuvent d’ailleurs parfaitement être cumulés. Un travailleur qui se rend à vélo à la gare puis prend le train peut cumuler les deux indemnités. Chaque trajet est calculé séparément.

Indemnité de déplacement vs. remboursement de frais : quelle différence ?

De nombreux employeurs confondent ces deux notions, mais sur le plan fiscal, ce sont des choses totalement différentes. Comprendre la différence est important, car vous pouvez tout à fait les combiner.

Une indemnité de déplacement ou kilométrique couvre les frais de trajet du point A au point B. Votre travailleur doit pouvoir justifier les kilomètres parcourus. Une indemnité forfaitaire de frais couvre les petites dépenses quotidiennes liées au travail, comme les frais de stationnement, le lavage de voiture ou l’indemnité télétravail pour le chauffage et l’électricité. Aucun justificatif n’est requis, mais une base mensuelle fixe est nécessaire.

La bonne nouvelle : vous pouvez les combiner. Un travailleur peut à la fois recevoir une indemnité kilométrique pour le trajet et une indemnité de frais pour les frais de stationnement sur place.

Pour en savoir plus sur l'indemnisation forfaitaire et les montants actuels, consultez la section relative aux remboursements de frais.

De l’indemnité kilométrique au budget mobilité

Suivre des remboursements épars prend du temps. Les travailleurs qui scannent des reçus, les RH qui approuvent tout manuellement : il existe une solution plus intelligente. Le budget mobilité fédéral offre une alternative plus flexible pour les travailleurs qui ont droit à une voiture de société.

Ce budget est dépensé en trois piliers :

• Le pilier 1 est le véhicule écologique : à partir du 1er janvier 2026, il doit s’agir d’un véhicule de société entièrement électrique.  
• Le pilier 2 couvre la mobilité durable et le logement : transports en commun, leasing vélo, voitures partagées, taxis et même loyer ou hypothèque pour ceux qui habitent près de leur lieu de travail ou télétravaillent à plus de 50 %.  
• Le pilier 3 est le paiement en espèces : s’il reste du budget en fin d’année, votre travailleur le reçoit en liquide à un taux de cotisation de 38,07 %.

Le résultat : davantage de salaire net pour le travailleur et moins d’administration pour vous.

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Questions fréquentes sur les frais de déplacement

L’indemnité kilométrique est-elle obligatoire ?

Pour les déplacements professionnels avec le véhicule personnel : oui, vous êtes tenu en tant qu’employeur de rembourser les coûts. Pour le trajet domicile-travail avec le véhicule personnel, il n’existe pas d’obligation générale, mais de nombreuses commissions paritaires l’imposent. Vérifiez ce qui s’applique dans votre secteur.

Dois-je payer des impôts sur mon indemnité de déplacement ?

Non, tant que vous restez dans les maximas officiels. L’indemnité kilométrique est exonérée d’ONSS et d’impôts jusqu’à € 0,4326/km (système trimestriel T1 2026) ou € 0,4449/km (système annuel). L’intervention dans les transports en commun est entièrement exonérée d’impôts. L’indemnité vélo est exonérée jusqu’à € 0,36/km, avec un maximum de € 3.610 par an.

Puis-je combiner l’indemnité vélo et les transports en commun ?

Oui, c’est possible. Un travailleur qui se rend à vélo à la gare puis prend le train peut recevoir les deux indemnités. Chaque trajet est calculé séparément.

Quelle est la différence entre le trajet domicile-travail et un déplacement professionnel ?

Le trajet domicile-travail est le trajet entre votre domicile et votre lieu de travail fixe. Un déplacement professionnel est un trajet effectué à la demande de votre employeur, comme une visite chez un client. Les règles et remboursements diffèrent selon les deux types.

Puis-je combiner les frais de déplacement avec le budget mobilité ?

Pas sans précaution. Dès qu’un travailleur reçoit un budget mobilité, l’obligation légale de rembourser séparément le trajet domicile-travail disparaît. Les interventions supplémentaires deviennent alors imposables. Ne les combinez donc pas sans avoir d’abord discuté de votre situation avec votre secrétariat social.