Verplaatsingskosten en kilometervergoeding in 2026: wat mag je terugbetalen en hoeveel?

Woon-werkverkeer vs. dienstverplaatsingen: het verschil

Niet elke verplaatsing telt op dezelfde manier. Belgische wetgeving maakt een duidelijk onderscheid tussen twee soorten ritten, want de regels en vergoedingen zijn voor elk type anders.

• Woon-werkverkeer is de dagelijkse rit van thuis naar je vaste werkplaats en terug. Als werkgever ben je in veel gevallen verplicht om hier een deel van te betalen, afhankelijk van het vervoermiddel en wat je paritair comité voorschrijft.
• Dienstverplaatsingen zijn ritten die je werknemer maakt in opdracht van jou: naar een klant, leverancier of een andere locatie tijdens de werkdag. Hier geldt een andere logica. Je moet de werkelijke kosten van die rit vergoeden, doorgaans via een forfaitaire kilometervergoeding.

Opgelet: een omweg om de kinderen naar school te brengen telt niet als woon-werkverkeer. Privéverplaatsingen en werkverplaatsingen zijn twee aparte categorieën.

De kilometervergoeding voor de eigen auto

Gebruikt een werknemer zijn privéauto voor dienstverplaatsingen? Dan moet jij als werkgever die kosten dekken via een forfaitaire kilometervergoeding: een vast bedrag per gereden kilometer dat brandstof, slijtage en verzekering afdekt.

Er zijn twee systemen, en het is belangrijk te weten welke op jou van toepassing is.

• De kwartaalindexering schommelt mee met de brandstofprijzen en wordt elk kwartaal aangepast. Voor Q1 2026 bedraagt dit € 0,4326/km.  
• De jaarlijkse indexering is stabieler en wordt vastgelegd op 1 juli voor een volledig jaar. Voor de periode 1 juli 2025 tot en met 30 juni 2026 is dat € 0,4449/km. Kies je dit systeem, dan moet je het gedurende de volledige periode toepassen en kan je niet tussentijds omschakelen.

Zolang je de vergoeding binnen deze grenzen houdt, is ze volledig vrijgesteld van RSZ-bijdragen en belastingen. Betaal je meer, dan is het surplus belastbaar.

Goed om te weten: veel sectoren leggen het te betalen tarief vast via het paritair comité. Check altijd wat er voor jouw sector geldt. Weet je het niet zeker? Raadpleeg je sociaal secretariaat of accountant.

Ontdek hoe Pluxee je helpt kilometervergoedingen beheren.

Fietsvergoeding en openbaar vervoer

Duurzame mobiliteit loont, ook fiscaal. De fietsvergoeding en het openbaar vervoer zijn twee van de voordeligste manieren om je werknemers te vergoeden voor hun woon-werkverkeer.

Fietsvergoeding

Als een werknemer met de fiets naar het werk komt, kan je als werkgever een belastingvrije vergoeding toekennen van maximaal € 0,36 per kilometer, vrijgesteld tot € 3.610 per jaar. Welk type fiets je werknemer gebruikt, gewone fiets, elektrische fiets of speed-pedelec, maakt niet uit. Combineer dit met fietsleasing via Pluxee Mobility voor een nog aantrekkelijker mobiliteitsaanbod.

Openbaar vervoer

Voor openbaar vervoer ben je als werkgever verplicht om minimaal 71,8% van de abonnementsprijs te betalen. Vaak loopt dat via een derdebetalerssysteem en is het vervoer zelfs volledig gratis voor de werknemer. Die tussenkomst is volledig vrijgesteld van belastingen.

Fietsvergoeding en openbaar vervoer combineren kan trouwens prima. Een werknemer die met de fiets naar het station rijdt en daarna de trein neemt, kan beide vergoedingen cumuleren. Elk traject wordt afzonderlijk berekend.

Verplaatsingsvergoeding vs. onkostenvergoeding: wat is het verschil?

Veel werkgevers halen deze twee door elkaar, maar fiscaal zijn het totaal verschillende zaken. Het verschil begrijpen is belangrijk, want je mag ze wel degelijk combineren.

Een verplaatsingsvergoeding of kilometervergoeding dekt de reiskosten van punt A naar punt B. Je werknemer moet de gereden kilometers kunnen aantonen. Een forfaitaire onkostenvergoeding dekt kleine dagelijkse kosten die verband houden met de job, zoals parkeerkosten, carwash of thuiswerkvergoeding voor verwarming en elektriciteit. Daarvoor zijn geen bonnetjes nodig, maar wel een vaste maandelijkse onderbouwing.

Het goede nieuws: je mag ze combineren. Een werknemer kan tegelijk een kilometervergoeding krijgen voor de rit én een onkostenvergoeding voor de parkeerkosten ter plaatse.

Lees verder over onkostenvergoedingen voor meer info over de forfaitaire vergoeding en de actuele bedragen.

Van kilometervergoeding naar mobiliteitsbudget

Losse terugbetalingen bijhouden is tijdrovend. Werknemers die bonnetjes scannen, HR die alles manueel goedkeurt: dat kan slimmer. Het federaal mobiliteitsbudget biedt een flexibeler alternatief voor werknemers die recht hebben op een bedrijfswagen.

Dat budget wordt besteed in drie pijlers:

• Pijler 1 is de milieuvriendelijke wagen: vanaf 1 januari 2026 moet dit een volledig elektrische bedrijfswagen zijn.  
• Pijler 2 omvat duurzame mobiliteit en huisvesting: openbaar vervoer, fietsleasing, deelauto's, taxi's en zelfs huur of hypotheek voor wie dicht bij het werk woont of meer dan 50% telewerkt.  
• Pijler 3 is de uitbetaling: is er budget over aan het einde van het jaar, dan krijgt je werknemer het in cash aan een bijdragevoet van 38,07%.

Het resultaat is meer nettoloon voor de werknemer en minder administratie voor jou.

Maak mobiliteit makkelijk met Pluxee Mobility

Veelgestelde vragen over verplaatsingskosten

Is een kilometervergoeding verplicht?

Voor dienstverplaatsingen met de eigen auto: ja, je bent als werkgever verplicht de kosten te vergoeden. Voor woon-werkverkeer met de eigen auto is er geen algemene verplichting, maar veel paritaire comités leggen dit wel op. Check wat geldt in jouw sector.

Moet ik belasting betalen op mijn verplaatsingsvergoeding?

Nee, zolang je binnen de officiële maxima blijft. De kilometervergoeding is vrijgesteld van RSZ en belasting tot € 0,4326/km (kwartaalsysteem Q1 2026) of € 0,4449/km (jaarlijks systeem). De tussenkomst in openbaar vervoer is volledig belastingvrij. De fietsvergoeding is vrijgesteld tot € 0,36/km, met een maximum van € 3.610 per jaar.

Mag ik fietsvergoeding en openbaar vervoer combineren?

Ja, dat kan. Een werknemer die met de fiets naar het station rijdt en daarna de trein neemt, mag beide vergoedingen ontvangen. Elk traject wordt afzonderlijk berekend.

Wat is het verschil tussen woon-werkverkeer en een dienstverplaatsing?

Woon-werkverkeer is de rit van thuis naar je vaste werkplaats. Een dienstverplaatsing is een rit die je maakt in opdracht van je werkgever, zoals een klantbezoek. De regels en vergoedingen zijn voor beide types anders.

Kan ik verplaatsingskosten combineren met het mobiliteitsbudget?

Niet zomaar. Zodra een werknemer een mobiliteitsbudget ontvangt, vervalt de wettelijke verplichting om woon-werkverkeer apart te vergoeden. Extra tussenkomsten worden dan belastbaar. Combineer ze dus niet zonder je situatie eerst te bespreken met je sociaal secretariaat.