Ecocheques berekenen: hoe bepaal je het aantal en de waarde?

Ontdek Pluxee Eco

Hoe wordt het aantal ecocheques berekend?

De basisregel is eenvoudig: elke werknemer heeft recht op ecocheques in verhouding tot de periode dat hij of zij bij jou tewerkgesteld was én de dagen waarop er loon (of een gelijkgesteld inkomen) werd ontvangen. Twee factoren bepalen dus het eindresultaat: de duur van de tewerkstelling en de effectief gepresteerde (of gelijkgestelde) dagen.

Belangrijk om te weten: ecocheques werken anders dan maaltijdcheques. Bij maaltijdcheques is het één cheque per effectief gewerkte dag. Ecocheques worden jaarlijks toegekend op basis van een referteperiode van een kalenderjaar.

De standaardberekening: pro rata van de tewerkstellingsperiode

Wie het volledige jaar in dienst is en voltijds werkt, heeft recht op het volledige bedrag dat in jouw sector of onderneming van toepassing is, met een maximum van € 250. Trad een werknemer later in dienst of vertrok die voor het jaareinde, dan wordt het bedrag pro rata berekend op basis van de gewerkte maanden bij jou dat kalenderjaar.

Om uit te rekenen hoeveel iemand die 9 maanden bij jou werkzaam was, doe je het volgende:

• Je vertrekt van een volledig jaar: € 250 (= maximum) gedeeld door 12 maanden. Zo kom je aan een bedrag van € 20,83 per maand.  
• Iemand die 9 maanden in dienst was, ontvangt dan 9 × € 20,83 = € 187,50, ofwel 18 ecocheques van € 10 en één van € 7,50.

Opgelet: als het restbedrag lager uitvalt dan € 10, mag je als werkgever kiezen om toch die cheque toe te kennen, of om het bedrag verhoogd met 50% toe te voegen aan het brutoloon.

Periodes van ziekte, verlof en schorsing: wat telt mee?

Een belangrijk verschil met maaltijdcheques: ecocheques mogen ook worden toegekend voor periodes waarin de arbeidsovereenkomst geschorst was. De volgende periodes tellen mee als werkdagen bij de berekening:

• Dagen waarvoor de werknemer loon ontving, tellen altijd mee.
• Dat geldt ook voor feestdagen, omstandigheidsverlof en de eerste periode van gewaarborgd loon bij ziekte.
• Jaarlijkse vakantiedagen worden eveneens gelijkgesteld, ongeacht of ze buiten de ondernemingssluiting worden opgenomen.
• Moederschapsverlof is uitdrukkelijk gelijkgesteld in de meeste cao’s.
• Hetzelfde geldt voor de eerste periode van arbeidsongeschiktheid gedekt door gewaarborgd loon.

Waarde en financiële structuur van ecocheques

De spelregels voor de waarde van ecocheques zijn vastgelegd in het KB van 14 april 2009 en CAO nr. 98.  

Voor ecocheques:

• Is de maximale nominale waarde per cheque € 10.
• Mag het totale jaarlijkse bedrag per werknemer niet meer dan € 250 bedragen.
• Is er geen wettelijk minimumbedrag vastgelegd, maar de sectorale cao in jouw paritair comité kan een specifiek bedrag verplicht stellen. Vraag dit na bij je sociaal secretariaat of accountant.

Ecocheques zijn volledig vrij van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing, op voorwaarde dat aan alle wettelijke voorwaarden is voldaan. Dat maakt ze netto goedkoper voor jou als werkgever dan een vergelijkbare loonsverhoging, en netto waardevoller voor je werknemer dan eenzelfde brutobedrag aan loon.

Deeltijdse werknemers ontvangen ecocheques minstens in verhouding tot hun arbeidstijd. Een werknemer met een halftijds contract heeft recht op minstens de helft van het bedrag dat een voltijdse collega ontvangt.

Voorbeeld van een berekening voor ecocheques

Onderstaande voorbeelden gaan uit van het wettelijke maximum van € 250 per jaar. In jouw onderneming of sector kan een lager bedrag van toepassing zijn.

* Is het restbedrag lager dan € 10? Dan kies je als werkgever: ofwel ken je toch die cheque toe, ofwel voeg je het restbedrag verhoogd met 50% toe aan het brutoloon.

Overtuigd? Bestel nu jouw ecocheques via Pluxee!

Met Pluxee Eco geef je je werknemers toegang tot meer dan 40.000 aanvaardingspunten in heel België, zowel online als in fysieke winkels. Eenvoudig te beheren, fiscaal optimaal en gewaardeerd door je team.

Ontdek de ecocheques van Pluxee

Veelgestelde vragen over de berekening van ecocheques

Wat is het maximum bedrag voor ecocheques?

Het wettelijke maximum is € 250 per werknemer per jaar. Elke individuele ecocheque heeft een maximale nominale waarde van € 10. Sommige sectoren leggen via een sectorale cao een lager verplicht bedrag op. Raadpleeg je sociaal secretariaat of accountant voor de specifieke regels binnen jouw paritair comité.

Moet ik ecocheques toekennen aan mijn werknemers?

Niet automatisch. Ecocheques zijn geen universeel recht. Of je als werkgever verplicht bent om ze toe te kennen, hangt af van de cao in jouw sector of paritair comité. In PC 200 (het aanvullend paritair comité voor bedienden) is de toekenning van ecocheques wel verplicht, jaarlijks in juni. Bij gebrek aan een sectorale cao kan de toekenning ook geregeld worden via een individuele schriftelijke overeenkomst.

Krijgen deeltijdse werknemers minder ecocheques?

Ja, in verhouding tot hun arbeidstijd. Een werknemer met een halftijds contract heeft recht op minimaal de helft van het bedrag van een voltijdse collega. De exacte berekening hangt af van de afspraken in jouw cao of arbeidsovereenkomst.

Wat gebeurt er als een werknemer ziek is geweest?

Bij ecocheques geldt een ruimere gelijkstelling dan bij maaltijdcheques. Ziektedagen gedekt door gewaarborgd loon (de eerste periode van arbeidsongeschiktheid) tellen mee. Jaarlijkse vakantie en moederschapsverlof ook. Langdurig ziekteverlof na de periode van gewaarborgd loon telt in de meeste gevallen niet mee, tenzij de sectorale cao dit uitdrukkelijk voorziet.

Kan ik als bedrijfsleider ook ecocheques krijgen?

Ja, maar onder strikte voorwaarden. De toekenning moet beschreven zijn in een schriftelijke individuele overeenkomst. Jouw werknemers moeten ook ecocheques ontvangen. Het bedrag dat jij ontvangt mag niet hoger zijn dan dat van je werknemers. De cheques staan op jouw naam en zijn niet aftrekbaar als vennootschapskosten. Bij een eenmanszaak zonder vennootschapsvorm kan het niet.