Remboursement de frais : offrez plus (de net) à vos travailleurs, sans complications

Comment fonctionne un remboursement de frais ?

Il existe deux façons de rembourser les frais :

1. Frais réels : Vos travailleurs collectent tickets et factures , et vous remboursez le montant exact. Cela semble équitable, mais cela engendre une montagne de paperasse. Pour chaque café, chaque ticket de parking et chaque trajet en train, un justificatif est requis. Chronophage non seulement pour votre équipe, mais aussi pour votre service RH.
2. Forfaitaire remboursement de frais : Vous accordez un montant mensuel fixe, sans que vos travailleurs aient à conserver des tickets. Beaucoup moins de tracas administratifs, et vos travailleurs savent exactement à quoi s’en tenir. Attention toutefois : vous devez pouvoir justifier pourquoi vous accordez ce montant. Il doit correspondre à la réalité de leur fonction et de leurs frais de fonctionnement.

Dans la suite de cet article, nous nous concentrons sur le remboursement forfaitaire de frais, l’option la plus populaire et la plus pratique pour la plupart des entreprises.

Qu’est-ce qui est couvert par un remboursement forfaitaire ?

Le remboursement forfaitaire couvre de nombreuses situations. Voici quelques exemples courants :

• Indemnité de télétravail 
  Chauffage, électricité, café, frais internet. Pour le télétravail structurel et régulier, le fisc et l’ONSS acceptent un forfait de maximum 157,83 € par mois. Ce montant couvre tous les frais qui seraient normalement engagés au bureau.
• Mobilité & voiture 
  Frais de parking, lavage de voiture, pression des pneus ou indemnité kilométrique pour les déplacements professionnels avec le véhicule personnel. Vous avez besoin d’une politique de mobilité plus complète ? Pluxee Mobility offre une solution moderne pour gérer les budgets mobilité.
• Représentation 
  Déjeuners d’affaires, petits cadeaux pour les clients ou événements de networking. Ce sont des frais inhérents à certaines fonctions et que vos travailleurs engagent pour représenter votre entreprise.
• IT & matériel  
  Utilisation de son propre smartphone, abonnement internet, ordinateur portable ou autre technologie liée au travail.

Vous souhaitez des exemples concrets et des montants actuels ? Retrouvez toutes les informations sur le portail de la sécurité sociale.

Les règles : à quoi faut-il faire attention ?

Les remboursements de frais sont fiscalement avantageux, mais c’est pourquoi l’ONSS et l’administration fiscale effectuent également des contrôles stricts. Respectez ces règles pour éviter tout problème :

• Veillez à ne pas autoriser de double usage. Vous ne pouvez pas, par exemple, soumettre un ticket pour un déjeuner si votre travailleur reçoit déjà des chèques-repas ce jour-là. Le principe est simple : un coût, un remboursement.
• Les montants que vous accordez doivent être réalistes et conformes aux normes de l’ONSS. Vous ne pouvez pas simplement accorder 500 € par mois pour “stylos et papier”. L’indemnité doit être proportionnelle à la fonction réelle et aux conditions de travail de vos travailleurs.  
• N’oubliez pas de mentionner le remboursement de frais correctement sur la fiche de salaire en tant que “Frais propres à l’employeur”. Cela démontre votre transparence et vous met en règle sur le plan juridique.
• Enfin, vous devez pouvoir justifier votre système par des documents tels que le règlement de travail, des notes de service ou des annexes au contrat de travail. En cas de contrôle, vous devez pouvoir démontrer que les montants sont basés sur les tableaux officiels de l’ONSS et la description de fonction concrète de vos travailleurs.

Pour plus d’informations à ce sujet, n’hésitez pas à contacter votre comptable ou votre secrétariat social.

Remboursement de frais vs. autres avantages extralégaux

Comment un remboursement de frais se situe-t-il par rapport aux autres avantages extralégaux ? La bonne nouvelle : ils se complètent parfaitement et peuvent coexister dans votre politique salariale.

Prenez par exemple les chèques-repas. Pluxee Lunch est spécifiquement destiné à l’alimentation durant les jours de travail, tandis qu’un remboursement de frais couvre d’autres coûts de fonctionnement tels que le téléphone, le parking ou les frais de télétravail. Ensemble, ils offrent à vos travailleurs un package plus complet sans risquer les remboursements doubles.

Les éco-chèques comme Pluxee Eco ont également une fonction tout à fait différente. Les chèques encouragent les achats durables tels que des appareils économes en énergie ou des articles de seconde main, tandis qu’un remboursement de frais porte sur le remboursement des frais professionnels engagés. Deux objectifs différents, tous deux fiscalement avantageux.

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Comment un remboursement de frais se situe-t-il par rapport aux autres avantages extralégaux ? La bonne nouvelle : ils se complètent parfaitement et peuvent coexister dans votre politique salariale.

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Questions fréquentes sur les remboursements de frais

Un remboursement de frais est-il imposable ?

Non, à condition de l’appliquer correctement. Un remboursement forfaitaire de frais est exonéré de cotisations ONSS et d’impôts, tant pour vous en tant qu’employeur que pour vos travailleurs. Il est important que l’indemnité soit réaliste et corresponde aux frais réellement engagés. Veillez à pouvoir justifier votre système avec les documents appropriés.

Le remboursement de frais est-il pris en compte pour le pécule de vacances ou la pension ?

Non, car il ne s’agit pas d’un salaire. Un remboursement de frais est le remboursement de dépenses que vos travailleurs engagent pour votre entreprise. Il n’est donc pas pris en compte dans le calcul du pécule de vacances, de la prime de fin d’année ou de la pension. C’est une différence importante par rapport à une augmentation de salaire classique.

Puis-je augmenter librement le montant du remboursement de frais ?

Non, cela doit être justifié. Vous ne pouvez pas décider soudainement de doubler le remboursement de frais sans raison valable. Chaque augmentation doit être basée sur une modification de la fonction, des conditions de travail ou du niveau des coûts. Adaptez également le contrat de travail ou l’annexe lorsque vous modifiez les montants, afin d’être en règle sur le plan juridique.