Depuis Pluxee Clients Portal, vous pouvez ajouter des bénéficiaires, modifier leurs données et mettre à jour leur statut lorsqu'un collaborateur quitte votre entreprise. La production d'une nouvelle carte est également gérée automatiquement lors de certaines situations, comme l'arrivée d'un nouveau bénéficiaire (qui n’a pas encore de carte Pluxee), l'expiration d'une carte ou le blocage d'une carte en cas de perte ou de vol.
Comment ajouter des bénéficiaires ?
Vous pouvez ajouter des bénéficiaires de deux manières : manuellement ou via un fichier Excel.
Ajouter des bénéficiaires manuellement
- Si ce n'est pas déjà fait, connectez-vous à votre portail client.
- Cliquez sur « Créer un nouveau bénéficiaire » dans « Vos bénéficiaires ».
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Saisissez le numéro de registre national de votre bénéficiaire dans « N° de registre national du bénéficiaire ».
Votre bénéficiaire n'est pas belge ? Si vous ne disposez pas encore de son numéro de registre national, votre secrétariat social peut lui en créer un. Il sera temporaire. Il peut également en faire la demande à sa commune.
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Assurez-vous que les coordonnées de votre bénéficiaire soient correctes. Vous devez cocher le type de produit concerné en sélectionnant « Electronique ».
Vous avez deux choix pour la livraison de la Pluxee Card: soit, vous renseignez l'adresse de votre bénéficiaire et il la recevra à son domicile. Soit vous la livrez directement au bureau (correspond à l'adresse de livraison reprise dans le dossier). N'oubliez pas d'appuyer sur « Sauvegarder ».
💡 Bon à savoir: vous avez plusieurs sites d'exploitation ? Il est possible de créer un point de livraison pour vos envois. Veuillez envoyer votre demande de création de groupe via notre formulaire de contact.
- Utilisez le filtre pour mettre en évidence les bénéficiaires actifs. Les bénéficiaires inactifs ne sont pas inclus dans le placement de commande. Cela vous permettra de vérifier que votre liste de bénéficiaires est complète.
Félicitations, vous avez ajouté votre bénéficiaire avec succès !
Ajouter des bénéficiaires via Excel
- Si ce n'est pas déjà fait, connectez-vous à votre portail client.
- Cliquez sur « Envoyez-nous ses données » dans « Vos bénéficiaires ».
- Si c'est la première fois que vous créez des bénéficiaires, téléchargez le « Fichier Excel vide ». Si vous souhaitez ajouter ou modifier des bénéficiaires, téléchargez le « Fichier Excel pré-rempli ». Un guide d'utilisation sera inclus dans le fichier Excel afin de vous guider. N'oubliez pas d'enregistrer le fichier sur votre ordinateur après l'avoir rempli.
- Sélectionnez votre fichier Excel dans « Choose file ». Choisissez l'action que vous souhaitez accomplir. Ensuite, cliquez sur « Envoyer le fichier ».
💡 Bon à savoir: vous pouvez vérifier l'état du dossier envoyé en cliquant sur « Résultat des fichiers envoyés » sous l'onglet « Vos bénéficiaires ». Cliquez sur « Actions » pour corriger les éventuelles erreurs.
Comment modifier les données d'un bénéficiaire ou le désactiver ?
Pour modifier les données de vos bénéficiaires, deux options s'offrent à vous: manuellement ou via Excel. Si vous souhaitez modifier le support de produit de plusieurs bénéficiaires à la fois, nous préconisons l'usage de la fonctionnalité « Envoyez-nous les données » via Excel.
Modifier les données d'un bénéficiaire manuellement
- Allez dans « Vos bénéficiaires », puis sélectionnez « Aperçu de vos bénéficiaires ».
- A côté du bénéficiaire concerné, cliquez sur « Actions », puis sur « Voir le bénéficiaire » et « Éditer ». Vous pouvez alors mettre à jour les informations souhaitées et sauvegarder les modifications.
Modifier les données d'un bénéficiaire via Excel
- Allez dans l'onglet « Vos bénéficiaires » et sélectionnez « Envoyez-nous ses données ».
- Téléchargez le fichier Excel pré-rempli contenant les données de vos bénéficiaires.
- Effectuez les modifications nécessaires, puis enregistrez le fichier.
- Sélectionnez ensuite le fichier mis à jour et choisissez l'action souhaitée. Nous vous recommandons l'action « Création des nouveaux bénéficiaires et mise à jour des bénéficiaires existants » par défaut.
- Cliquez enfin sur « Envoyer le fichier ».
💡 Bon à savoir: avant de passer une commande pour vos bénéficiaires, vérifiez que le support du produit est correctement configuré.
- Lors d'une mise à jour manuelle, le champ « Support du chèque » doit être défini sur « Electronique ».
- Dans le fichier Excel, les différents produits sont repris dans les colonnes correspondantes.
Désactiver un bénéficiaire
Quand un collaborateur quitte votre entreprise, nous vous recommandons de le désactiver dans Pluxee Clients Portal . Cela vous permettra d'éviter des frais futurs liés à sa carte et aux autres services associés.
- Pour utiliser cette fonctionnalité, rendez-vous sur « Aperçu de vos bénéficiaires » dans « Vos bénéficiaires ».
- A côté du bénéficiaire concerné, cliquez sur « Actions », puis sur « Désactiver ».
💡Bon à savoir: si vos commandes sont gérées par un secrétariat social, celui-ci peut réactiver automatiquement un bénéficiaire si cette personne à encore droit à des chèques. Il est donc recommandé de désactiver le bénéficiaire uniquement après le traitement de sa dernière commande.
Ces modifications peuvent également être effectuées via le fichier Excel prérempli des bénéficiaires :
- Cliquez sur « Envoyez-nous ses données » ;
- Téléchargez le bon fichier Excel ;
- Inscrivez le bénéficiaire concerné en inactif.