Via Pluxee Clients Portal kun je begunstigden toevoegen, hun gegevens wijzigen en hun status bijwerken wanneer een medewerker je bedrijf verlaat. De aanmaak van een nieuwe kaart wordt ook automatisch beheerd in bepaalde situaties, zoals bij de komst van een nieuwe begunstigde (die nog geen Pluxee-kaart heeft), wanneer een kaart vervalt of wanneer een kaart wordt geblokkeerd bij verlies of diefstal.
Hoe voeg ik begunstigden toe?
Je kunt begunstigden op twee manieren toevoegen: handmatig of via een Excel-bestand.
Begunstigden handmatig toevoegen
- Log je in op je klantenzone als dat nog niet gebeurd was.
- Klik vervolgens op “Maak een nieuwe begunstigde aan” in het tabblad “Jouw begunstigden”.
-
Voer het rijksregisternummer van je begunstigde in bij “Rijksregisternummer van de begunstigde”.
Is je begunstigde geen Belg? Als je nog geen rijksregisternummer hebt, kan je sociaal secretariaat een tijdelijk nummer aanmaken. De begunstigde kan er ook zelf een aanvragen bij de gemeente.
-
Controleer of de gegevens van je begunstigde correct zijn. Bij “Type cheque” kies je voor “Elektronisch”.
Je hebt twee opties voor de levering van de Pluxee Card: of je vul het adres van je begunstigde in en hij/zij ontvangt de kaart thuis. Of je laat de kaart rechtstreeks bij jou op kantoor leveren (dit komt overeen met het leveringsadres in het dossier).
💡Goed om te weten: heb je meerdere vestigingen? Dan kan je een leveringspunt voor je bestellingen aanmaken. Stuur je aanvraag voor het aanmaken van een leveringspunt via ons contactformulier.
- Gebruik de filter om actieve begunstigden weer te geven. Zo kan je controleren of de lijst met begunstigden vollegig is. Inactieve begunstigden worden niet opgenomen bij het plaatsen van een bestelling.
Proficiat, je hebt je begunstigde succesvol toegevoegd!
Begunstigden via Excel toevoegen
- Ben je nog niet ingelogd? Ga naar je klantenzone en log in.
- Klik op “Verstuur ons de gegevens” onder “Jouw begunstigden”.
- Maak je voor de eerste keer begunstigden aan? Download dan de “Lege Excel-file”. Wil je begunstigden toevoegen of wijzigen? Download dan de “Vooringevulde Excel-file”. In het Excel-bestand vind je een gebruikersgids die je kan helpen bij het invullen. Vergeet niet het bestand op je computer op te slaan nadat je het hebt ingevuld.
- Selecteer je Excel-bestand via “Choose file”. Kies het type behandeling van je Excel-bestand. Klik vervolgens op “Verstuur de file”.
💡Goed om te weten: je kan het status van het verzonden bestand controleren door te klikken op “Resultaten van de verstuurde bestanden” onder het tabblad “Jouw begunstigden”. Klik op “Acties” om eventuele vastgestelde fouten te corrigeren.
Hoe wijzig ik de gegevens of deactiveer ik een begunstigde?
Om de gegevens van je begunstigden te wijzigen, heb je twee mogelijkheden: handmatig of via Excel.
Wil je de gegevens van meerdere begunstigden tegelijk aanpassen? Dan raden we aan om de functie “Verstuur ons de gegevens” via Excel te gebruiken.
De gegevens van een begunstigde handmatig wijzigen
- Ga naar “Jouw begunstigden” en selecteer vervolgens “Overzicht van jouw begunstigden”.
- Klik naast de betreffende begunstigde op “Acties”, vervolgens op “Begunstigde bekijken” en daarna op “Bewerken”. Je kan vervolgens de gewenste gegevens aanpassen en je wijzigingen opslaan.
De gegevens van een begunstigde via Excel wijzigen
- Ga naar het tabblad “Jouw begunstigden” en selecteer “Verstuur ons de gegevens”.
- Download het vooringevulde Excel-bestand met de gegevens van je begunstigden.
- Voer de nodige wijzigingen door en sla het bestand op.
- Selecteer vervolgens het bijgewerkte bestand en kies de gewenste actie. Standaard raden we de optie “Creatie van nieuwe begunstigden en update van bestaande begunstigden” aan.
- Klik ten slotte op “Verstuur de file”.
💡Goed om te weten: controleer vóór je een bestelling plaatst voor je begunstigden of het type cheque correct is ingesteld.
- Bij een handmatige wijziging moet het veld “Type cheque” ingesteld staan op “Elektronisch”.
- In het Excel-bestand staan de verschillende producten in de overeenkomstige kolommen.
Een begunstigde deactiveren
Als een mederwerker je bedrijf verlaat, raden we aan om deze te deactiveren in Pluxee Clients Portal. Zo vermijd je toekomstige kosten die verbonden zijn aan de kaart en andere gekoppelde diensten.
- Om deze functie te gebruiken, ga naar “Overzicht van jouw begunstigden” onder “Jouw begunstigden”.
- Klik naast de betreffende begunstigde op “Acties” en vervolgens op “Deactiveren”.
💡Goed om te weten: als je bestellingen beheerd worden door een sociaal secretariaat, kan die een voormalige begunstigde automatisch opnieuw activeren wanneer die persoon nog recht heeft op cheques. Daarom raden we aan om een begunstigde pas te deactiveren nadat de laatste bestelling verwerkt is.
Deze wijzigingen kunnen ook via het vooraf ingevulde Excel-bestand met begunstigden worden uitgevoerd:
- Klik op “Verstuur ons de gegevens”;
- Download het juiste Excel-bestand;
- Zet de betrokken begunstigde op inactief.