De top 10 voordelen in natura voor het loonpakket van je medewerkers

Lijst aftrekbare kosten zelfstandige: maximaliseer fiscale voordelen

4 januari 2025

Als zelfstandige heb je een voordeel ten opzichte van werknemers: je kunt veel kosten fiscaal aftrekken. Toch als je winst maakt, want dat vergeten de mensen weleens. Maar welke kosten zijn precies aftrekbaar? En hoe zorg je ervoor dat je geen geld laat liggen? Deze gids geeft je een overzicht van de belangrijkste aftrekbare kosten voor zelfstandigen, geschikt om je belastingdruk te verlagen.

Waarom kunnen zelfstandigen kosten aftrekken?

Aftrekbare kosten, ook wel beroepskosten genoemd, zijn alle uitgaven die je maakt om je zelfstandige activiteit uit te oefenen. Deze kosten kan je aftrekken van je bruto-inkomsten, waardoor je belastbaar inkomen (winst) daalt en je minder belastingen betaalt.

Het basisprincipe is eenvoudig: elke kost die noodzakelijk is voor je beroepsactiviteit en in verhouding staat tot je inkomen, kan je in principe aftrekken.

Aan welke voorwaarden moeten beroepskosten voldoen?

Niet alle uitgaven zijn automatisch aftrekbaar. Ze moeten voldoen aan drie belangrijke criteria:

  1. Beroepsmatig karakter
    De kost moet verband houden met je beroepsactiviteit. Zo is een laptop voor je bedrijf aftrekbaar, een ijsmachine niet.
  2. Redelijke verhouding
    De uitgave moet proportioneel zijn tot je activiteit en inkomen. Een Ferrari kopen als bedrijfswagen zal de fiscus hoogstwaarschijnlijk niet aanvaarden.
  3. Bewijs leveren
    Je moet elke aftrekbare kost bewijzen met bonnetjes, facturen of contracten. Goede administratie is essentieel.

Overzicht van de meest voorkomende aftrekbare kosten

100% aftrekbare kosten

  • Kantoormateriaal en bureaumateriaal
  • Professionele software en apps
  • Telefoon- en internetkosten (beroepsgedeelte)
  • Beroepsopleidingen en certificeringen
  • Boekhouding en administratieve hulp
  • Verzekeringen gerelateerd aan je beroep
  • Marketing- en advertentiekosten

Gedeeltelijk aftrekbare kosten

  • Autokosten zijn deels af te trekken, afhankelijk van CO2-uitstoot
  • Restaurantkosten mag je voor 69% aftrekbaar
  • Relatiegeschenken voor 50%, tenzij het onder €50 blijft, dan mag je 100% aftrekken

Tip: Het gemengd gebruik kantoor/privé of een thuiskantoor is proportioneel aftrekbaar, vraag hierover zeker raad aan je boekhouder of accountant.

Vervoerskosten en autokosten: wat mag?

Als zelfstandige kun je vervoerskosten aftrekken, maar de regels zijn complex en hangen af van verschillende factoren. Er zijn twee hoofdopties.

Optie 1: Forfaitaire kilometervergoeding

  • €0,15 voor woon-werkverkeer en €0,4203 per kilometer (2025) voor beroepsmatige ritten
  • Eenvoudig systeem, maar niet altijd het meest voordelig
  • Verplicht rittenregister bijhouden

Optie 2: Werkelijke autokosten

  • Alle autokosten proportioneel aftrekbaar (brandstof, verzekering, onderhoud, afschrijving)
  • Aftrekbaarheid hangt af van CO2-uitstoot en beroepsmatig gebruik
  • Meer administratie, maar vaak voordeliger bij intensief gebruik

Elektrische voertuigen

Elektrische voertuigen bieden extra fiscale voordelen als onderdeel van de stimuleringsmaatregel voor duurzame mobiliteit. Bij volledig beroepsmatig gebruik zijn ze 100% aftrekbaar tot 2026, ongeacht hun aanschafprijs. Ook investeringen in laadinfrastructuur zoals thuislaadpalen of snelladers op je bedrijfslocatie zijn fiscaal voordelig aftrekbaar.

Belangrijk: De keuze tussen beide systemen en het precieze aftrekpercentage hangt af van veel factoren zoals je voertuig, gebruik en situatie. Vraag advies aan je boekhouder, want die kent jouw situatie het beste.

Maaltijdkosten: hoe zit het fiscaal?

Traditionele restaurantkosten

  • 69% aftrekbaar voor beroepsmatige etentjes
  • Bonnetje en zakelijk doel verplicht, weekend-etentjes zijn moeilijk te verantwoorden
  • Btw meestal niet aftrekbaar

Maaltijdcheques: Slimme aanvulling

  • €2 per cheque fiscaal aftrekbaar voor de werkgever
  • Volledig vrijgesteld voor de werknemer
  • Geen patronale lasten verschuldigd

Maaltijdcheques zijn trouwens heel breed inzetbaar: restaurants, supermarkten, delivery. Alleen moet je wel een vennootschap hebben. Maaltijdcheques aan jezelf toekennen via een eenmanszaak gaat niet (wel aan personeel, mocht je werknemers in dienst hebben).

Kantoorkosten en thuiskantoor: wat mag je aftrekken?

Dedicated kantoorruimte

  • Huur: 100% aftrekbaar
  • Nutsvoorzieningen: 100% aftrekbaar
  • Schoonmaak en onderhoud: 100% aftrekbaar

Thuiskantoor

  • Proportioneel deel van woonkosten aftrekbaar (met een maximum van 50%)
  • Berekening: oppervlakte kantoor / totale oppervlakte woning
  • Aftrekbaar: huur, elektriciteit, verwarming, internet

Let op: Bij thuiswerken moet je kunnen aantonen dat je daadwerkelijk een afgebakende ruimte gebruikt voor beroepsdoeleinden. Werken aan de eettafel wordt niet aanvaard.

Verzekeringen: zijn die aftrekbaar?

  • Beroepsaansprakelijkheid: 100% aftrekbaar
  • Rechtsbijstandverzekering: 100% aftrekbaar
  • Brandverzekering kantoor: 100% aftrekbaar
  • Autoverzekering: proportioneel beroepsgebruik
  • Ziekteverzekering: niet aftrekbaar (behalve VAPZ)

Aftrekbare investeringen: laptop, software, opleidingen...

Materiële investeringen

  • Laptop/computer: 33% per jaar (3 jaar afschrijving)
  • Software: Meestal direct aftrekbaar
  • Kantoormeubilair: 10% per jaar (10 jaar afschrijving)
  • Machines/gereedschap: Afhankelijk van type en gebruik

Immateriële investeringen

  • Opleidingen: 100% direct aftrekbaar
  • Certificeringen: 100% direct aftrekbaar
  • Licenties: Meestal direct aftrekbaar

Zeker als freelancer verzamel je vaak nogal wat licenties.

Voordelen in natura: maaltijdcheques, ecocheques en meer

Hier liggen de grootste kansen voor fiscale optimalisatie, vooral voor vennootschappen.

Voor alle zelfstandigen met personeel:

  1. Maaltijdcheques: €8/dag, 100% vrijgesteld van sociale lasten, €2 per cheque aftrekbaar
  2. Ecocheques: €250/jaar, 100% vrij van sociale lasten
  3. Cadeaucheques - afhankelijk van situatie - soms 100% vrij van sociale lasten

Maar interessanter voor je eigen verloning is dat je als zaakvoerder met een vennootschap, je jezelf deze extralegale voordelen ook kan toekennen. Toch iets om te overwegen als je nog twijfelt tussen een vennootschap of een eenmanszaak. 

Verder zijn je gsm en laptop ook 100% aftrekbaar bij zakelijk gebruik, net zoals je abonnement en internet.

Administratieve tips voor maximale aftrek

Organiseer je administratie

  1. Bewaar alle bonnetjes digitaal en fysiek
  2. Noteer het zakelijke doel bij elke uitgave
  3. Maak foto's van bonnetjes voor back-up
  4. Gebruik aparte rekeningen voor privé en zaak
  5. Investeer in goede boekhoudsoftware

Timing van uitgaven

  • Einde van het jaar: Nog snel aftrekbare uitgaven doen?
  • Investeringen spreiden: Over meerdere jaren voor cashflow
  • Vooruitbetalingen: Soms fiscaal interessant

Vraag om professionele hulp, want een goede boekhouder betaalt zichzelf terug door:

  • Gemiste aftrekposten te vinden
  • Optimale timing van uitgaven te adviseren
  • Administratieve fouten te voorkomen
  • Fiscale updates bij te houden

Conclusie: slim aftrekken loont

Als zelfstandige heb je, zolang je voldoende winst maakt, mogelijkheden om je belastingdruk te verlagen. Van kantoorkosten tot vervoersuitgaven, van opleidingen tot slimme verloningsvormen, elke euro die je correct aftrekt, is een euro minder belasting. De kunst zit hem in het vinden van de juiste balans tussen directe aftrekposten en slimme verloningsstructuren.

Wil je meer weten over hoe extralegale voordelen je kunnen helpen om fiscaal te optimaliseren? Ontdek alle mogelijkheden die Pluxee biedt voor zelfstandigen en kleine bedrijven.

Meer weten over extralegale voordelen via Pluxee

Disclaimer

Bij Pluxee doen we er alles aan om correcte en heldere informatie te delen over medewerkersvoordelen. Toch is elke situatie uniek. Voor juridisch, fiscaal of sociaal advies op maat raden we aan om contact op te nemen met een gespecialiseerde expert, zoals je notaris, boekhouder of sociaal secretariaat.