Octroyer des chèques-repas : 7 conditions légales pour les employeurs

Quand les chèques-repas sont-ils exonérés de cotisations sociales et d’impôts ?

Les chèques-repas sont exonérés de cotisations sociales et d’impôts lorsque toutes les conditions légales sont respectées. Dans le cas contraire, ils peuvent être considérés comme une rémunération.

1. Formalisez correctement l’octroi des chèques-repas

L’octroi des chèques-repas doit reposer sur une base juridique claire. Il est généralement prévu par :

• une convention collective de travail sectorielle ;
• une convention collective de travail d’entreprise ;
• ou, lorsque la loi l’autorise, une convention individuelle écrite.

Vérifiez d’abord les dispositions applicables au sein de votre commission paritaire. Celles-ci peuvent déterminer non seulement qui a droit aux chèques-repas, mais aussi leur montant et la date d’entrée en vigueur de cet avantage.

2. N’utilisez pas les chèques-repas pour remplacer une rémunération

Les chèques-repas doivent en principe être accordés en plus de la rémunération existante. Ils ne peuvent pas simplement remplacer un salaire, une prime, un avantage en nature ou un autre avantage existant.

Une augmentation salariale prévue ne peut donc pas être automatiquement convertie en chèques-repas. Selon les conditions officielles de l’ONSS relatives aux chèques-repas, les chèques-repas accordés en remplacement d’un salaire ou d’un autre avantage sont considérés comme une rémunération. Des cotisations sociales sont alors dues sur la part patronale.

Vérifiez donc toujours les conventions collectives et les conditions légales applicables avant de modifier le package salarial.

3. Liez le nombre de chèques-repas aux prestations effectuées

En règle générale, un travailleur reçoit un chèque-repas par jour de travail effectivement presté. Les jours de vacances et de maladie ne donnent normalement pas droit à un chèque-repas. Une journée de télétravail effectivement prestée peut, en revanche, être prise en compte.

Sous certaines conditions, les entreprises appliquant plusieurs régimes de travail peuvent utiliser une méthode de calcul alternative fondée sur le nombre d’heures prestées. Cette méthode doit être correctement formalisée. 

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4. Respectez les contributions de l’employeur et du travailleur

La valeur d’un chèque-repas se compose de :

• la contribution de l’employeur ;
• la contribution personnelle du travailleur.

Ces deux contributions doivent être correctement fixées et traitées. Vérifiez également si des accords sectoriels ou d’entreprise déterminent le montant que vous pouvez ou devez octroyer.

L’augmentation du montant maximal légal ne signifie pas automatiquement que chaque employeur peut augmenter unilatéralement la valeur des chèques-repas.

5. Octroyez les chèques-repas sous forme électronique et nominative

Les chèques-repas sont octroyés sous forme électronique et versés sur le compte chèques-repas personnel du travailleur. Les employeurs les commandent auprès d’un émetteur agréé comme Pluxee.

Les travailleurs doivent pouvoir consulter facilement le solde et la durée de validité de leurs chèques-repas.

6. Assurez un traitement administratif correct

Veillez à faire correspondre la commande de chèques-repas avec votre gestion salariale et administrative. Vérifiez régulièrement :

• le nombre de jours ou d’heures effectivement prestés ;
• les vacances, les périodes de maladie et les autres absences ;
• les contributions de l’employeur et du travailleur ;
• la méthode de calcul utilisée ;
• les règles de la commission paritaire compétente.

Vous évitez ainsi que les travailleurs reçoivent trop ou trop peu de chèques-repas. En cas de calcul ou de correction spécifique, faites appel à votre secrétariat social ou à votre partenaire payroll.

7. Respectez la durée de validité et l’utilisation autorisée

Les chèques-repas sont valables pendant 12 mois à compter de leur versement sur le compte chèques-repas. Ils peuvent être utilisés pour payer un repas ou acheter des aliments prêts à la consommation, mais ils ne peuvent pas être retirés sous forme d’argent.

Informez clairement les travailleurs de cette durée de validité et encouragez-les à consulter régulièrement leur solde et les dates d’expiration.

Respectez-vous les conditions d’octroi des chèques-repas ?

Avant d’introduire ou de modifier votre système de chèques-repas, vérifiez que :

• l’octroi est formalisé au moyen de la convention appropriée ;
• les chèques-repas ne remplacent pas une rémunération existante ;
• leur nombre correspond aux prestations effectuées ;
• les contributions sont correctement fixées ;
• les chèques-repas sont électroniques et nominatifs ;
• les données salariales et les prestations sont correctement traitées ;
• les règles relatives à la validité et à l’utilisation sont respectées.