Quelle est la meilleure façon de proposer un budget mobilité à ses collaborateurs ?
Proposer un budget mobilité à ses collaborateurs commence par quatre choix essentiels : déterminer qui peut en bénéficier, calculer le montant du budget, sélectionner les solutions de mobilité disponibles et organiser leur gestion. En tant qu’employeur, vous formalisez ces modalités dans une politique de mobilité et expliquez clairement à vos collaborateurs comment utiliser leur budget. Avec une bonne préparation, le budget mobilité devient beaucoup plus simple à mettre en place et à gérer.
Proposer un budget mobilité à ses collaborateurs : comment procéder en 2026 ?
Proposer un budget mobilité à ses collaborateurs commence par quatre choix clairs : déterminer qui peut en bénéficier, calculer le montant du budget, sélectionner les options de mobilité disponibles et organiser la gestion du dispositif. En tant qu’employeur, vous formalisez ces modalités et veillez à ce que vos collaborateurs sachent précisément comment utiliser leur budget. Avec une bonne préparation, le budget mobilité devient beaucoup plus simple à mettre en place et à gérer.
Selon le gouvernement fédéral belge, une réforme prévoit que les employeurs qui mettent des voitures de société à disposition proposent systématiquement le budget mobilité aux collaborateurs qui y ont droit. Son entrée en vigueur est prévue le 1er janvier 2027, mais le texte approuvé le 9 janvier 2026 reste un avant-projet de loi et doit encore suivre le processus législatif.
Qu’est-ce que le budget mobilité ?
Le budget mobilité fédéral est une alternative à la voiture de société. Lorsqu’un employeur met ce système en place, les collaborateurs peuvent échanger leur voiture de société, ou leur droit à une voiture de société, contre un budget qu’ils peuvent consacrer à différentes solutions de mobilité.
Le budget mobilité repose sur trois piliers. Les collaborateurs peuvent notamment opter pour une voiture de société sans émissions, choisir des solutions de mobilité durable comme les transports en commun ou le vélo et, sous certaines conditions, financer certains frais de logement. Le montant restant à la fin de l’année est versé dans le cadre du troisième pilier.
Le montant du budget dépend du coût total de la voiture de société à laquelle le collaborateur a droit.
Quels employeurs doivent proposer un budget mobilité ?
Aujourd’hui, l’employeur décide encore s’il souhaite instaurer le budget mobilité. Dans le cadre actuel, celui-ci n’est donc pas encore obligatoire pour tous les employeurs. En principe, l’employeur doit avoir mis une ou plusieurs voitures de société à la disposition de ses collaborateurs pendant au moins 36 mois avant de pouvoir introduire le dispositif. Une exception est prévue pour les nouveaux employeurs.
Le gouvernement fédéral souhaite toutefois faire évoluer le système. En janvier 2026, le Conseil des ministres a approuvé un avant-projet de loi selon lequel les employeurs proposant des voitures de société devraient systématiquement offrir le budget mobilité aux collaborateurs qui y ont droit. L’entrée en vigueur est prévue pour le 1er janvier 2027.
Selon cet avant-projet, l’obligation serait introduite progressivement :
- Les employeurs comptant en moyenne moins de 15 collaborateurs resteraient exemptés.
- Pour les employeurs comptant au moins 50 collaborateurs, l’entrée en vigueur est prévue le 1er janvier 2027.
- Les employeurs comptant en moyenne entre 15 et 49 collaborateurs resteraient exemptés jusqu’au 31 décembre 2027.
Comme il s’agit encore d’un projet de législation, il est important de vérifier les règles définitives une fois les textes officiels adoptés et publiés.
Les trois piliers du budget mobilité
Pilier 1 : une voiture de société sans émissions
Dans le cadre du premier pilier, le collaborateur peut choisir une voiture de société. Depuis le 1er janvier 2026, tout nouveau véhicule proposé dans ce pilier doit être sans émissions de CO₂.
Le collaborateur ne doit pas nécessairement consacrer l’intégralité de son budget mobilité à la voiture. Le montant restant peut encore être utilisé dans le cadre du pilier 2 et, éventuellement, du pilier 3.
Pilier 2 : mobilité durable et frais de logement
Le deuxième pilier offre de nombreuses possibilités en matière de mobilité durable, notamment :
- Le train, le tram, le bus et le métro
- Un vélo ou un vélo électrique
- Certains accessoires pour vélo et frais de stationnement
- Les solutions de mobilité partagée
- Certaines autres solutions de transport durable
- Sous certaines conditions, le loyer ou les frais liés à un crédit hypothécaire
Les possibilités dont les collaborateurs peuvent réellement bénéficier dépendent également des solutions que l’employeur choisit de proposer dans le cadre du budget mobilité.
Pilier 3 : le montant restant
S’il reste une partie du budget mobilité après les dépenses effectuées dans les piliers 1 et 2, ce solde est versé au collaborateur dans le cadre du troisième pilier.
Une cotisation spéciale de 38,07 % à charge du collaborateur est retenue sur le montant restant. Le solde est calculé et versé chaque année conformément aux règles du budget mobilité.
Comment proposer un budget mobilité à ses collaborateurs ?
Proposer un budget mobilité demande une certaine préparation, mais le processus ne doit pas être plus complexe que nécessaire. Ces cinq étapes vous aideront à poser de bonnes bases.
Étape 1 : déterminer le montant du budget mobilité
Commencez par déterminer le montant du budget mobilité accordé à chaque collaborateur. Celui-ci est calculé sur la base du coût total de la voiture de société dont le collaborateur dispose ou à laquelle il a droit.
Depuis 2024, l’employeur peut choisir entre deux méthodes officielles de calcul :
- la méthode basée sur les coûts réels, ou coût total de possession (TCO) ;
- la méthode de calcul forfaitaire.
Vous ne devez pas nécessairement effectuer seul l’ensemble de ces calculs. Dans l’article Pluxee Mobility : tout savoir sur les déplacements domicile-travail flexibles et durables, découvrez comment offrir davantage de flexibilité à vos collaborateurs et organiser concrètement le budget mobilité.
Étape 2 : définir clairement les règles
Le budget mobilité offre une grande flexibilité. Il est donc important de fixer des règles claires avant sa mise en place.
Précisez notamment :
- les collaborateurs ou catégories de fonctions qui peuvent en bénéficier ;
- la méthode utilisée pour calculer le budget mobilité ;
- les piliers et les solutions de mobilité proposés ;
- les dépenses que les collaborateurs peuvent payer avec leur budget ;
- la procédure à suivre pour demander le budget mobilité ;
- le moment à partir duquel les collaborateurs peuvent intégrer le dispositif ;
- la manière dont les dépenses sont enregistrées ou remboursées ;
- les justificatifs nécessaires ;
- la manière dont le budget est géré en pratique.
Dans le cadre actuel, l’employeur peut instaurer le système pour l’ensemble de l’entreprise, pour un département ou pour certaines catégories de collaborateurs définies selon des critères objectifs. Les conditions doivent être communiquées clairement aux collaborateurs.
Chacun sait ainsi ce qui est autorisé et ce qui ne l’est pas, ce qui permet de limiter les questions lorsque les collaborateurs commencent à utiliser leur budget.
Étape 3 : organiser la gestion du budget mobilité
Un budget mobilité peut regrouper différents types de dépenses, comme les transports, les vélos, les services de mobilité et, sous certaines conditions, les frais de logement. Sans une méthode claire pour gérer ces transactions, la charge administrative peut rapidement augmenter.
Une solution de gestion du budget mobilité comme Pluxee Mobility permet de centraliser cette gestion.
Les employeurs peuvent gérer les budgets mobilité de leurs collaborateurs, tandis que chaque collaborateur peut consulter son budget disponible et suivre ses dépenses depuis son espace personnel.
Selon la solution choisie, certaines transactions peuvent également être traitées directement. Les collaborateurs ne doivent alors pas systématiquement avancer les frais, tandis que les équipes RH ont moins de demandes de remboursement individuelles à gérer.
Étape 4 : expliquer clairement le fonctionnement aux collaborateurs
Un budget mobilité ne peut être efficace que si les collaborateurs comprennent ce qu’ils peuvent en faire.
Ne vous contentez donc pas d’annoncer que vous proposez un budget mobilité. Expliquez également de manière pratique :
- qui peut en bénéficier ;
- comment le montant est déterminé ;
- quels piliers et types de dépenses sont disponibles ;
- comment les collaborateurs peuvent opter pour le budget mobilité ;
- comment enregistrer un achat ou une dépense ;
- quels justificatifs sont nécessaires ;
- ce qu’il advient du budget non utilisé ;
- à qui s’adresser en cas de question.
Plus ces informations sont faciles à trouver et à comprendre, plus les collaborateurs pourront choisir de manière autonome les solutions de mobilité adaptées à leur situation.
Étape 5 : lancer le dispositif et assurer sa gestion quotidienne
Une fois les montants calculés, les règles définies et les collaborateurs informés, le budget mobilité peut être activé.
Lors de sa mise en place pratique, pensez notamment aux éléments suivants :
- l’onboarding des collaborateurs ;
- l’exactitude des données relatives aux collaborateurs et à leur budget ;
- les éventuelles intégrations avec le payroll ou le secrétariat social ;
- le traitement et le contrôle des dépenses ;
- le reporting ;
- le suivi des budgets restants.
Si vous utilisez Pluxee Mobility, l’onboarding permet également de configurer correctement le plan de mobilité et d’organiser sa gestion quotidienne dans la plateforme.
Quelles erreurs vaut-il mieux éviter ?
Le budget mobilité offre une grande flexibilité aux collaborateurs, mais des règles claires restent indispensables. Voici les erreurs les plus courantes à éviter.
Commencer la préparation trop tard : Le calcul des montants, les règles internes, le payroll et la communication doivent être correctement coordonnés. N’attendez donc pas que les collaborateurs souhaitent utiliser leur budget pour organiser sa mise en place.
Communiquer trop d’informations en une seule fois : Les collaborateurs ne doivent pas nécessairement connaître tous les détails fiscaux. Ils doivent surtout comprendre le montant dont ils disposent, les dépenses autorisées et le fonctionnement pratique du budget mobilité.
Ne pas définir clairement les dépenses autorisées : Précisez à l’avance les solutions de mobilité proposées par l’entreprise et les justificatifs nécessaires pour chaque type de dépense.
Calculer incorrectement le montant du budget : La méthode de calcul et les limites légales jouent un rôle important. Vérifiez donc toujours les règles en vigueur avant de déterminer le montant du budget mobilité.
Tout gérer manuellement : Plus le nombre de collaborateurs et de catégories de dépenses augmente, plus la charge administrative peut devenir importante. Une solution de gestion du budget mobilité centralisée peut considérablement simplifier le suivi des dépenses, des justificatifs et des budgets restants.
Checklist voor werkgevers
Wil je een mobiliteitsbudget aanbieden? Controleer dan of de belangrijkste zaken geregeld zijn:
- Is duidelijk wie in aanmerking komt?
- Is het mobiliteitsbudget correct berekend?
- Zijn de beschikbare pijlers en mobiliteitsopties vastgelegd?
- Weten werknemers welke uitgaven worden aanvaard?
- Is duidelijk hoe werknemers het budget aanvragen en gebruiken?
- Is het dagelijkse beheer en de payrollverwerking georganiseerd?
- Zijn werknemers voldoende geïnformeerd?
- Gebruik je de actuele wettelijke regels en bedragen?
Zo vermijd je dat kleine onduidelijkheden later voor extra administratie zorgen.
Veelgestelde vragen over het mobiliteitsbudget aanbieden
Is een werkgever verplicht om een mobiliteitsbudget aan te bieden?
Onder de huidige wetgeving beslist de werkgever nog zelf of hij het mobiliteitsbudget invoert. De federale regering heeft wel een hervorming aangekondigd waarbij het aanbod voor veel werkgevers met bedrijfswagens verplicht zou worden vanaf 2027. De definitieve officiële teksten moeten daarvoor nog worden gepubliceerd. Mobiliteitsbudget
Wie kan een mobiliteitsbudget krijgen?
Onder de huidige regeling kunnen werknemers die een bedrijfswagen hebben of er op basis van hun functiecategorie recht op hebben, die wagen of dat recht inruilen voor een mobiliteitsbudget.
Hoe bepaal je het bedrag van het mobiliteitsbudget?
Het bedrag wordt bepaald op basis van de kost van de bedrijfswagen waarop de werknemer recht heeft. Daarvoor kan de werkgever werken met de werkelijke kosten/TCO of met de forfaitaire berekeningsmethode.
Moet een werknemer voor een mobiliteitsbudget kiezen?
Onder de huidige regeling niet. Als de werkgever het mobiliteitsbudget aanbiedt, beslist de werknemer zelf of hij zijn bedrijfswagen of zijn recht daarop wil inruilen.
Wat kan een werknemer met het mobiliteitsbudget betalen?
Dat hangt af van de drie pijlers en van de mogelijkheden die de werkgever aanbiedt. Het budget kan onder meer worden gebruikt voor een emissievrije bedrijfswagen, duurzame vervoersmiddelen en bepaalde huisvestingskosten. Een eventueel resterend bedrag wordt via pijler 3 uitbetaald.
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