Maaltijdcheques toekennen: 7 wettelijke voorwaarden voor werkgevers

3 minuut leestijd

1 september 2025

Wil je maaltijdcheques toekennen aan je werknemers? Dan moet je als werkgever aan verschillende wettelijke voorwaarden voldoen. Denk aan de juridische basis, het aantal effectief gewerkte dagen, de werkgevers- en werknemersbijdrage en de correcte administratieve verwerking. Deze checklist bundelt de 7 belangrijkste wettelijke voorwaarden voor maaltijdcheques, zodat je snel kan nagaan of je regeling correct is opgezet.

Wanneer zijn maaltijdcheques vrijgesteld?

Maaltijdcheques zijn vrijgesteld van sociale bijdragen en belastingen wanneer alle wettelijke voorwaarden samen worden nageleefd. Voldoet de regeling daar niet aan, dan kunnen de maaltijdcheques als loon worden beschouwd.

1. Leg de toekenning correct vast

De toekenning van maaltijdcheques moet een duidelijke juridische basis hebben. Dat gebeurt doorgaans via:

een sectorale collectieve arbeidsovereenkomst;
een ondernemings-cao;
of, wanneer dat wettelijk mogelijk is, een schriftelijke individuele overeenkomst.

Controleer daarom eerst welke afspraken gelden binnen je paritair comité. Die afspraken bepalen niet alleen wie recht heeft op maaltijdcheques, maar mogelijk ook welk bedrag geldt en wanneer de regeling ingaat.

2. Gebruik maaltijdcheques niet als vervanging van loon

Maaltijdcheques moeten in principe boven op het bestaande loon worden toegekend. Ze mogen niet zomaar loon, premies, voordelen in natura of andere bestaande voordelen vervangen.

Een geplande loonsverhoging kan dus niet automatisch worden omgezet in maaltijdcheques. Volgens de officiële voorwaarden van de RSZ voor maaltijdcheques worden maaltijdcheques die loon of een ander voordeel vervangen als loon beschouwd. In dat geval zijn socialezekerheidsbijdragen verschuldigd op het werkgeversaandeel.

Ga daarom altijd na welke cao en wettelijke voorwaarden van toepassing zijn voordat je het loonpakket aanpast.

Infographic met 7 wettelijke voorwaarden voor werkgevers die maaltijdcheques willen toekennen.

3. Koppel het aantal cheques aan de gewerkte prestaties

Als algemene regel ontvangt een werknemer één maaltijdcheque per effectief gewerkte dag. Vakantie- en ziektedagen leveren normaal geen maaltijdcheque op, terwijl een gewerkte telewerkdag wel kan meetellen.

Bedrijven met verschillende arbeidsregimes kunnen onder bepaalde voorwaarden een alternatieve berekening op basis van het aantal gewerkte uren gebruiken. Die berekeningsmethode moet correct worden vastgelegd.

Download de praktische gids over maaltijdcheques

4. Respecteer de werkgevers- en werknemersbijdrage

De waarde van een maaltijdcheque bestaat uit:

een bijdrage van de werkgever;
een persoonlijke bijdrage van de werknemer.

Beide bijdragen moeten correct worden toegepast en verwerkt. Controleer daarnaast of sectorale of bedrijfsafspraken bepalen welk bedrag je mag of moet toekennen. Een hoger wettelijk maximumbedrag betekent niet automatisch dat iedere werkgever de waarde eenzijdig kan verhogen.

5. Ken maaltijdcheques elektronisch en op naam toe

Maaltijdcheques worden elektronisch toegekend en op de persoonlijke maaltijdchequerekening van de werknemer geplaatst. Werkgevers bestellen ze bij een erkende uitgever, zoals Pluxee.

Werknemers moeten hun saldo en de geldigheidsduur van hun maaltijdcheques gemakkelijk kunnen raadplegen.

6. Zorg voor een correcte administratieve verwerking

Stem de bestelling van maaltijdcheques zorgvuldig af op je loon- en personeelsadministratie. Controleer daarbij regelmatig:

het aantal effectief gewerkte dagen of uren;
vakantie, ziekte en andere afwezigheden;
de werkgevers- en werknemersbijdrage;
de toegepaste berekeningsmethode;
de regels van het bevoegde paritair comité.

Zo voorkom je dat werknemers te veel of te weinig maaltijdcheques ontvangen. Bespreek specifieke berekeningen of correcties indien nodig met je sociaal secretariaat of payrollpartner.

7. Respecteer de geldigheidsduur en het toegestane gebruik

Maaltijdcheques zijn 12 maanden geldig vanaf het moment waarop ze op de maaltijdchequerekening worden geplaatst. Ze kunnen worden gebruikt om een maaltijd of gebruiksklare voeding te betalen, maar kunnen niet als geld worden opgenomen.

Informeer werknemers duidelijk over de geldigheidsduur en moedig hen aan om hun saldo en vervaldatums regelmatig te controleren.